Một hệ thống quản lý kho cho nhà hàng/quán ăn hiệu quả sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình vận hành, giúp cho quy trình vận hành diễn ra trơn tru và tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động. Tuy nhiên, việc kiểm soát và duy trì số lượng tồn kho thực phẩm là công việc khá tốn thời gian, công sức và tẻ nhạt với vô số các lỗi sai. Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp trong việc quản lý kho của các nhà hàng/quán ăn
[crp]
Nội dung chính
1. Chưa áp dụng các công nghệ hiện đại
Mặc dù, cách thường dùng để kiểm soát và theo dõi việc quản lý kho thực phẩm là sử dụng phần mềm Excel, tuy nhiên việc sử dụng Excel sẽ khiến cho bạn tốn thời gian hơn vì phải tăng khối lượng công việc cũng như dễ mắc sai sót do bạn phải nhập tay và điều này khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút đáng kể.
Hiện nay, những phần mềm quản lý kho tập trung vào việc khấu trừ hàng tồn kho trực tiếp và cung cấp báo cáo theo thời gian thực về lượng hàng tồn kho và lượng hàng có sẵn cùng với tính năng nhập kho và xuất kho sẽ cung cấp một báo cáo chi tiết về số lượng hàng hóa vào đầu ngày và số thực phẩm còn tồn lại vào cuối ngày.
2. Không nắm rõ công thức
Nếu bạn quản lý nhưng không nắm công thức cụ thể bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng chênh lệch về số lượng thực phẩm vì trong những trường hợp này nhân viên sẽ dễ dàng “qua mặt” bạn bằng cách “ăn bớt” lượng thức ăn hoặc làm tăng chi phí nguyên vật liệu khi sử dùng nhiều hơn số lượng cần thiết.
Những hệ thống quản lý công thức sẽ tự động tính toán lượng tồn kho tiêu thụ trong quá trình chuẩn bị một món ăn nhằm giúp bạn duy trì việc theo dõi rõ ràng các hàng hóa được tiêu thụ dựa trên các số lượng quy định theo công thức.
3. Không dự báo hoặc dự báo sai nhu cầu
Thiếu dự báo hoặc dự báo sai có thể khiến cả những doanh nghiệp hoạt động tốt nhất bị thiệt hại về doanh thu. Dự báo nhu cầu sử dụng là vô cùng cần thiết vì bạn sẽ không muốn chứa quá nhiều thực phẩm và đồ uống trong kho khiến chúng nguy cơ bị lãng phí hoặc rơi vào tình trạng thiếu hàng và hết hàng để phục vụ khách hàng.
Để có thể nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng hệ thống POS quản lý hàng tồn kho giúp bạn ước lượng số lượng cần thiết cho mỗi loại nguyên vật liệu nhà hàng/quán ăn cần dùng trong một tuần hoặc một tháng dựa trên những báo cáo và lịch sử đặt hàng của bạn. Bên cạnh đó, với hệ thống bạn cũng có thể đặt số lượng mới cho từng mặt hàng và gửi cho bạn lời nhắc tự động mỗi khi một loại thực phẩm sắp hết.
4. Nhân viên quản lý kho chuyên trách
Mặc dù các hệ thống quản lý hàng hóa và tồn kho tự động không cần can thiệp thủ công quá nhiều, bạn vẫn nên có một nhân viên được đào tạo để đảm nhiệm việc kiểm tra kho thường xuyên. Nên có một nhóm kiểm tra và thống kê tổng số hàng hiện có để đảm bảo lượng hàng hóa duy trì ở mức cân đối – không thừa không thiếu. Số lượng nhân viên thống kê kho lý tưởng cho nhà hàng/quán ăn của bạn nên có 2 người vì điều này sẽ giúp hạn chế sai sót và giảm phạm vi lỗi và cũng như hạn chế tình trạng bòn rút hàng hóa!
Ngoài ra, bạn hãy đào tạo nhân viên của bạn về các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp. Các mặt hàng khác nhau trong kho sẽ yêu cầu các cách quản lý khác nhau. Hãy chắc rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và hiểu rõ về hàng tồn kho, hàng mua vào, số lượng thực phẩm, …
5. Không thực hiện báo cáo
Theo dõi và báo cáo là một trong những công việc quan trọng nhất để duy trì tồn kho hiệu quả. Không thực hiện báo cáo hàng tồn sẽ khiến nhà hàng/quán ăn thường xuyên gặp tình trạng tiêu thụ quá mức và lãng phí thực phẩm. Hãy đảm bảo rằng báo cáo tồn kho được cập nhật liên tục sau mỗi đơn đặt hàng và các báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng trong kho và số lượng hàng tồn kho lý tưởng được thực hiện hàng ngày. Bạn cũng hay duy trì việc tính toán sự chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế với mức tồn kho lý tưởng để đảm bảo mức chênh lệch luôn trong khoảng 3 – 5% vì chắc chắn sẽ có số lượng thực phẩm bị tiêu thụ nhiều hơn do những vấn đề phát sinh trong quá trình chế biến món ăn.
Hiện nay, có thể thấy một trong những lỗi quan trọng nhất mà các chủ nhà hàng/quán ăn thường mắc phải khi điều hành hoạt động kinh doanh là không chú trọng đến vấn đề tồn kho khiến cho chi phí hoạt động tốn kém hơn. Và khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho việc vận hành và mang lại lợi nhuận cao hơn.
Có thể bạn quan tâm: Bếp ảo, bếp trên mây - Tái định hình lại khái niệm nhà hàng Những lưu ý khi cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc
