Email: info@fnbvietnam.vn

Phone: (+84) 795.241.403

spot_img
HomeCẩm nangBí Quyết Vận Hành Kế Toán Nhà Hàng Hiệu Quả

Bí Quyết Vận Hành Kế Toán Nhà Hàng Hiệu Quả

Kế toán nhà hàng là một trong những công việc khó khăn nhất cho những người làm chủ, bởi bạn sẽ phải kiểm soát rất nhiều yếu tố như doanh thu, lợi nhuận, thuế, lương nhân viên cùng nhiều loại chi phí khác trong suốt quá trình vận hành. Kế toán nhà hàng chính xác và hợp lý đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của một doanh nghiệp kinh doanh F&B. Chính vì thế, bạn sẽ phải biết cách theo dõi dòng tiền và quản lý tình hình tài chính của mình để có thể lên kế hoạch kinh doanh đạt hiệu quả nhất.

Bí Quyết Vận Hành Kế Toán Nhà Hàng Hiệu Quả
Kế toán nhà hàng là một trong những phần khó khăn nhất cho những người làm chủ (Nguồn: Internet)

1. Kế toán nhà hàng là gì?

Kế toán nhà hàng là một hệ thống thu thập, xử lý và phân tích chi tiết các chỉ số tài chính khác nhau của nhà hàng. Hệ thống này có trách nhiệm ghi chép lại các giao dịch của nhà hàng trong suốt quá trình hoạt động, theo dõi tình hình doanh thu, kiểm soát các chi phí vận hành, bảng lương nhân viên, và nhiều yếu tố tài chính khác. 

Kế toán nhà hàng là mắt xích thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng vì chúng sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan chi tiết và chính xác về tình hình tài chính của mình. Với kế toán nhà hàng, bạn và đội ngũ của mình có thể sáng suốt hơn trong các quyết định về đầu tư, chi tiêu và lên chiến lược phát triển nhà hàng. Thêm vào đó, việc theo dõi chính xác các dữ liệu tài chính của nhà hàng cũng sẽ giúp bạn đảm bảo mình luôn tuân theo các điều luật trong kinh doanh và những quy định về thuế, dễ dàng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho quá trình kiểm toán.

Duy trì những dữ liệu tài chính này một cách minh bạch, rõ ràng và đầy đủ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của nhà hàng. Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng để quản lý tất cả dữ liệu kế toán của mình với các thao tác quy trình như tạo hóa đơn, kiểm soát dòng tiền, theo dõi thời gian giao dịch,… được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bí Quyết Vận Hành Kế Toán Nhà Hàng Hiệu Quả
Có rất nhiều yếu tố cần kiểm soát và theo dõi chặt chẽ trong kế toán nhà hàng (Nguồn: Internet)

2. Bí quyết vận hành kế toán nhà hàng hiệu quả

2.1. Chuẩn bị các thông tin tài chính cần thiết

Quá trình vận hành kế toán nhà hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu được chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi bắt đầu. Hãy dành thời gian để vạch ra những thông tin tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng bạn. Chúng bao gồm tất cả các loại giao dịch trong suốt quá trình vận hành mà bạn cần theo dõi và báo cáo như doanh số bán hàng, doanh thu nhà hàng, cùng các loại chi phí như hàng tồn kho, tiền thuê mặt bằng, bảng lương nhân viên,… Ngoài ra, còn có các thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng của nhà hàng như thuế hoặc các khoản nợ chưa thanh toán cũng cần được tổng hợp đầy đủ. Sau khi hoàn tất chuẩn bị những thông tin này, việc xây dựng hệ thống kế toán nhà hàng của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều.

2.2. Lựa chọn phần mềm kế toán

Theo dõi kế toán nhà hàng là một quá trình rất phức tạp vì chúng có rất nhiều hàng cột khác nhau, cùng với các con số nối tiếp hàng dãy có thể khiến cả những người đầy kinh nghiệm trong lĩnh vực này cũng cảm thấy đau đầu. Vậy nhưng may mắn thay, sự phát triển của công nghệ như phần mềm kế toán sẽ giúp các chủ nhà hàng không còn phải dựa vào bảng cột hay các thao tác thủ công nữa. 

Đây là hệ thống chương trình máy tính cho phép bạn xử lý tất cả thông tin kế toán một cách tự động, tiết kiệm thời gian và công sức chỉ bằng các thao tác nhập liệu. Sau khi cung cấp các dữ liệu ban đầu như chứng từ, sổ sách, và số liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và chuẩn hóa hoạt động quản lý tài chính cho nhà hàng. Từ việc lập ngân sách, chuẩn bị báo cáo tài chính, thành toán hóa đơn cho đơn tính toán bảng lương,… tất cả đều sẽ được phần mềm kế toán xử lý nhanh chóng với độ chính xác cao.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, bao gồm cả hệ thống phần mềm kế toán Việt và hệ thống phần mềm kế toán nước ngoài. Các phần mềm kế toán này đều sở hữu những lợi thế và hạn chế riêng, cũng như thao tác sử dụng khác nhau. Điều quan trọng là bạn phải cân nhắc lựa chọn được phần mềm kế toán thích hợp, có đầy đủ các tính năng cần thiết theo nhu cầu của mình để hỗ trợ tối đa cho hoạt động kinh doanh nhà hàng. 

Bí Quyết Vận Hành Kế Toán Nhà Hàng Hiệu Quả
Kế toán nhà hàng hiệu quả tác động trực tiếp đến sự thành công trong kinh doanh (Nguồn: Internet)

2.3. Tích hợp hệ thống máy POS

Các chủ nhà hàng mới thường bỏ qua bước này vì nhiều người cho rằng máy POS của bộ phận tiền sảnh (Front Of House) không thích hợp để sử dụng cho bộ phận hậu sảnh (Back Of House) như kế toán nhà hàng. Thế nhưng thực tế thì hai bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và hệ thống máy POS hoàn toàn có thể hỗ trợ cho cả hai để cùng hoạt động hiệu quả. Chính vì thế, trong quá trình lựa chọn phần mềm kế toán, thì bạn cũng cần xem xét phần mềm này có thể tích hợp liền mạch với hệ thống máy POS. 

Khi tích hợp phần mềm kế toán và hệ thống máy POS, điều này đồng nghĩa bất kỳ giao dịch nào được nhập vào máy POS như tiền mặt, thẻ hoặc thanh toán trực tuyến cũng đều sẽ được tự động đối chiếu trong phần mềm kế toán của bạn, nhờ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý các số liệu này. 

Đồng thời, hệ thống máy POS thường lưu trữ rất nhiều dữ liệu tài chính quan trọng như doanh số bán hàng, hay số lượng hàng tồn kho, tất cả những dữ liệu này khi được đối chiếu trong phần mềm kế toán sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của nhà hàng. việc tích hợp hai hệ thống này có thể giảm thiểu các xử lý trùng lặp và đảm bảo dữ liệu tài chính của bạn sẽ được đồng bộ chính xác theo thời gian thực. 

Xem thêm: Cách Kiểm Soát Chi Phí Nhân Sự Hiệu Quả Trong Kinh Doanh Nhà Hàng

2.4. Theo dõi các số liệu doanh thu và chi phí

Sau khi lựa chọn phần mềm kế toán và hệ thống máy POS, thì bạn sẽ phải thường xuyên theo dõi doanh thu nhà hàng cũng như các khoản chi tiêu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm để đảm bảo nhà hàng đang phát triển đúng hướng và đạt được mục tiêu lợi nhuận. Các con số tài chính quan trọng mà bạn cần theo dõi, cụ thể là:

Doanh thu nhà hàng: Từ tất cả dịch vụ ăn uống của nhà hàng như dùng bữa tại chỗ, mua mang đi, giao hàng tận nơi, bao gồm cả doanh thu từ các ứng dụng của bên thứ ba, và toàn bộ những gì nhà hàng thu được từ hoạt động kinh doanh của mình.

Các loại chi phí: Lương thưởng của nhân viên, chi phí vận hành, chi phí tiếp thị, chi phí tồn kho, chi phí giấy phép, chi phí bảo trì, cùng các chi phí phát sinh trong thời gian kinh doanh. Một lưu ý rằng, giữ lại biên lai hoặc hóa đơn sau khi thanh toán các khoản phí này sẽ giúp ích cho việc báo cáo tài chính nhà hàng, hoặc cung cấp trong quá trình kiểm tra tài chính hoặc cho các vấn đề liên quan đến thuế. 

Giá vốn hàng bán (COGS): Là tổng chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm như chi phí thực phẩm, chi phí vận chuyển,… Trung bình, giá vốn hàng bán sẽ chiếm khoảng ⅓ trong tổng doanh thu nhà hàng. 

Lãi góp: Là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí của sản phẩm và dịch vụ.

Điểm hòa vốn: Là phần doanh thu bạn kiếm được vừa đủ để bù đắp tất cả các chi phí, bao gồm chi phí cố định và chi phí khả biến.

Lợi nhuận gộp: Là phần doanh thu từ hoạt động kinh doanh trước khi khấu trừ các khoản chi phí chìm, lương thưởng, thuế và trả lãi. 

Lợi nhuận ròng: Phần doanh thu còn lại từ lợi nhuận gộp sau khi đã trừ đi trừ đi các chi phí vận hành như lương thưởng nhân viên, tiền thuê mặt bằng, giá vốn hàng bán, thuế,…

Xem thêm: Các Khoản Thuế Kinh Doanh Mà Nhà Hàng Phải Nộp, Chủ Quán Đã Biết?

2.5. Thường xuyên đối chiếu tài khoản

Đối chiếu tài khoản là quy trình kế toán nhà hàng thiết yếu nhằm xác minh mọi giao dịch trên các báo cáo ghi nhận đều có số liệu trùng khớp với nhau, đồng thời đảm bảo các tài khoản trong sổ cái chung đều nhất quán, đầy đủ và chính xác. Nếu các tài khoản không đồng nhất với nhau khi đối chiếu, cho thấy một số giao dịch chưa được hạch toán chính xác, cũng đồng nghĩa dòng tiền của bạn đang bị sử dụng sai mục đích hoặc có thất thoát. 

Do vậy, bạn sẽ cần đối chiếu tài khoản thường xuyên để hạn chế bất kỳ sai lệch nào trong kế toán nhà hàng, thời điểm lý tưởng nhất là mỗi ngày một lần vào cuối ca làm việc. Việc đối chiếu này sẽ đơn giản hơn khi bạn tích hợp phần mềm kế toán và hệ thống máy POS, như vậy tất cả dữ liệu bán hàng của bạn đều được đồng bộ từ hệ thống này sang hệ thống khác một cách nhanh chóng và hạn chế các lỗi do tính toán thủ công. 

Kế toán nhà hàng rất phức tạp và nhiều vấn đề cần giải quyết, thế nhưng với quy trình quản lý bài bản cùng với sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán và hệ thống máy POS thì quá trình kế toán nhà hàng có thể được thực hiện đúng cách và tối ưu. Từ đó cho phép bạn có những quyết định sáng suốt cho hoạt động kinh doanh nhà hàng sao cho thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận hiệu quả. 

Xem thêm: Lỗi Sai Thường Gặp Khi Lập Chiến Lược Kinh Doanh Nhà Hàng Năm 2023

 

Có thể bạn quan tâm

Kiến thức nổi bật

Tin tức mới nhất

- Advertisment -spot_img