3 tháng đầu là cột mốc quan trọng nhưng chưa phải kết quả cuối cùng. Nhiều chủ quán xem việc tồn tại qua 3 tháng đầu là một thành công do giai đoạn này thường là lúc quán đã có tập khách hàng đầu tiên, quy trình vận hành dần ổn định hơn.Tuy nhiên đây cũng là thời điểm nhiều vấn đề bắt đầu lộ rõ khi lượng khách tăng và đội ngũ nhân sự mở rộng. Những thách thức thường xuất hiện sau giai đoạn “sống sót”.
Nội dung chính
1. Sau 3 tháng khai trương chủ quán cần quan tâm điều gì?
1.1. Duy trì lượng khách ổn định
Những ngày đầu khai trương thường mang đến cảm giác lạc quan cho nhiều chủ quán. Các chương trình giảm giá, ưu đãi check-in, hiệu ứng truyền miệng và sự tò mò của khách hàng giúp lượng khách tăng nhanh trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, khi giai đoạn này qua đi, quán bắt đầu đối mặt với bài toán khó hơn: làm thế nào để khách hàng quay lại lần thứ hai, thứ ba và trở thành khách quen.
Thực tế, việc thu hút một khách hàng mới thường tốn kém hơn rất nhiều so với giữ chân một khách hàng cũ. Nghiên cứu của Bain & Company cho thấy chỉ cần tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng thêm 5% có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận từ 25% đến 95%. Điều này lý giải vì sao nhiều thương hiệu F&B lớn luôn dành nguồn lực đáng kể cho các chương trình thành viên, tích điểm hay chăm sóc khách hàng sau bán.
Sau khoảng 2 – 3 tháng vận hành, lượng khách mới thường không còn tăng trưởng mạnh như giai đoạn khai trương. Nếu trước đó doanh thu được tạo ra nhờ sự tò mò của thị trường thì lúc này doanh thu sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào chất lượng sản phẩm, trải nghiệm khách hàng và khả năng xây dựng tệp khách trung thành.
Đây cũng là thời điểm nhiều chủ quán nhận ra một thực tế rằng quán đông khách chưa chắc đã có lượng khách trung thành. Không ít cửa hàng ghi nhận lượng khách tốt trong tháng đầu tiên nhưng doanh thu bắt đầu chững lại từ tháng thứ ba khi khách hàng đã trải nghiệm đủ và không có lý do để quay lại thường xuyên.
Một ví dụ dễ thấy là làn sóng trà sữa, cà phê hoặc đồ ăn theo xu hướng. Nhiều cửa hàng có thể tạo ra lượng khách rất lớn trong thời gian đầu nhờ hiệu ứng mạng xã hội, nhưng sau vài tháng, lượng khách giảm mạnh nếu sản phẩm thiếu sự khác biệt hoặc không liên tục tạo ra trải nghiệm mới. Ngược lại, những thương hiệu như Starbucks hay Highlands Coffee luôn đầu tư vào chương trình khách hàng thân thiết, cá nhân hóa ưu đãi và phát triển sản phẩm theo mùa để duy trì tần suất quay lại của khách hàng.
Vì vậy, vượt qua 3 tháng đầu không đồng nghĩa với việc quán đã an toàn. Đây mới là giai đoạn chủ quán cần đánh giá lại tỷ lệ khách quay lại, doanh thu từ khách hàng cũ và hiệu quả của các hoạt động chăm sóc khách hàng. Nếu không xây dựng được tệp khách hàng trung thành, quán sẽ phải liên tục chi tiền để tìm kiếm khách mới, khiến chi phí marketing ngày càng tăng trong khi lợi nhuận thực tế không được cải thiện.
Dấu hiệu cần theo dõi sau 3 tháng vận hành:
- Tỷ lệ khách hàng quay lại có đang tăng hay giảm.
- Doanh thu từ khách hàng cũ chiếm bao nhiêu phần trăm tổng doanh thu.
- Chi phí để có một khách hàng mới có đang tăng lên theo thời gian hay không.
- Khách hàng quay lại vì sản phẩm, trải nghiệm hay chỉ vì chương trình khuyến mãi.
- Quán có đang xây dựng được cộng đồng khách hàng trung thành hay chưa.
Đến giai đoạn này, bài toán không còn là “làm sao để có khách” mà là “làm sao để khách tiếp tục quay lại”. Đây mới là yếu tố quyết định một quán ăn, quán cà phê có thể tồn tại bền vững sau năm đầu tiên hay không.
1.2. Kiểm soát chi phí vận hành
Nếu giai đoạn khai trương tập trung vào việc kéo khách đến quán thì sau 3 tháng, trọng tâm của bài toán kinh doanh sẽ chuyển sang tối ưu lợi nhuận. Đây là thời điểm nhiều chủ quán nhận ra rằng doanh thu cao không đồng nghĩa với việc quán đang thực sự có lãi.
Trong những tháng đầu, các khoản chi thường bị “che mờ” bởi lượng khách đông và doanh thu tăng nhanh. Tuy nhiên khi tốc độ tăng trưởng bắt đầu chậm lại, những khoản thất thoát nhỏ trong vận hành sẽ dần bộc lộ rõ hơn.
Nguyên vật liệu thường là nhóm chi phí lớn nhất trong ngành F&B, chiếm khoảng 25 – 40% doanh thu tùy mô hình kinh doanh. Việc nhập hàng thiếu kiểm soát, bảo quản không đúng cách, hao hụt trong chế biến hoặc tồn kho quá nhiều đều có thể khiến lợi nhuận bị bào mòn mỗi ngày. Chỉ cần tỷ lệ thất thoát nguyên liệu tăng thêm vài phần trăm cũng có thể khiến lợi nhuận cuối tháng giảm đáng kể.
Chi phí mặt bằng cũng là áp lực dài hạn mà nhiều chủ quán thường đánh giá thấp trong giai đoạn đầu. Một mặt bằng đẹp có thể giúp quán thu hút khách khi mới khai trương, nhưng nếu doanh thu sau vài tháng không đạt kỳ vọng thì khoản chi cố định này sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng. Không ít quán phải đóng cửa không phải vì thiếu khách mà vì doanh thu không đủ bù đắp chi phí thuê mặt bằng kéo dài.
Marketing là khoản đầu tư cần thiết nhưng cũng dễ bị lãng phí nếu không được đo lường hiệu quả. Trong thời gian đầu, nhiều quán chi mạnh cho quảng cáo, KOL, khuyến mãi hoặc giảm giá để tạo độ phủ. Tuy nhiên sau giai đoạn khai trương, chủ quán cần bắt đầu trả lời được câu hỏi: Khách hàng đến từ đâu? Kênh nào mang lại doanh thu thực sự? Chương trình nào tạo ra khách hàng quay lại? Nếu không đo lường được hiệu quả, chi phí marketing có thể trở thành khoản chi lớn nhưng không tạo ra giá trị tương xứng.
Bên cạnh đó là các khoản điện, nước và chi phí v%BLS