Chi phí nhân sự thường chiếm một phần lớn trong toàn bộ chi phí vận hành của một nhà hàng và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Chính vì thế, điều quan trọng là chủ nhà hàng phải tìm được tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự phù hợp và kiểm soát tốt chi phí nhân sự để kinh doanh có lợi nhuận. 

1. Cách tính tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự

Trước hết, để có thể kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả thì bạn sẽ cần phải biết chi phí này bao gồm những gì và được tính như thế nào. Định nghĩa một cách dễ hiểu, chi phí nhân sự là số tiền mà bạn dùng để chi trả cho đội ngũ nhân viên của mình, chúng bao gồm tiền lương nhân viên, tiền thưởng, lương tăng ca, các khoản thuế và những phúc lợi liên quan theo biên chế như nghỉ phép có lương, bảo hiểm,… Về cơ bản, bất cứ khoản chi phí nào phân loại “dùng cho lao động” đều có thể được tính vào tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự nhà hàng. 

Đối với tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự nhà hàng sẽ cho biết bạn cần chi bao nhiêu tiền để trả cho nhân viên so với tổng doanh thu mà nhà hàng tạo ra trong một khoản thời gian nhất định. Việc xác định tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự đóng vai trò rất quan trọng, bởi chúng sẽ là cơ sở để bạn đưa ra các quyết định kinh doanh của mình và đo lường lợi nhuận thu được.

Sẽ có ba cách tính tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự phổ biến, bao gồm tính tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự theo doanh thu, tính tỷ lệ phần trăm nhân sự theo chi phí hoạt động, và tính chi phí nhân sự theo giờ làm việc. 

1.1. Tính tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự theo doanh thu

Đây là công thức phổ biến nhất được hầu hết các nhà hàng áp dụng dựa trên công thức:

% chi phí nhân sự = (Tổng chi phí nhân sự theo kỳ / Tổng doanh thu theo kỳ) x 100.

Ví dụ, nếu tổng chi phí nhân sự mà bạn phải trả cho nhân viên của mình trong một năm là 300 triệu, và doanh thu của nhà hàng trong một năm đạt 1 tỷ, như vậy tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự theo doanh thu = 300 triệu / 1 tỷ x 100 = 30%.

Trong đó, chi phí nhân sự sẽ bao gồm tất cả những gì bạn chi trả cho đội ngũ nhân viên của mình, và doanh thu là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh của nhà hàng trước khi trừ thuế hoặc bất kỳ khoản khấu trừ nào khác. 

1.2. Tính tỷ lệ phần trăm nhân sự theo chi phí hoạt động

Cách tính này có phần tương tự như cách tính tỷ lệ phần trăm theo doanh thu. Tuy nhiên, số chia lúc này sẽ được thay đổi thành tổng chi phí hoạt động theo kỳ, được thể hiện theo công thức:

% chi phí nhân sự = (Tổng chi phí nhân sự theo kỳ / Tổng chi phí hoạt động theo kỳ) x 100.

Ví dụ, nếu tổng chi phí nhân sự mà bạn phải trả cho nhân viên của mình trong một tháng là 90 triệu, và doanh thu của nhà hàng mỗi tháng đạt 150 triệu, như vậy tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự theo chi phí hoạt động = 90 triệu / 150 triệu x 100 = 60%.

Trong đó, chi phí nhân sự sẽ bao gồm tất cả những gì bạn chi trả cho đội ngũ nhân viên của mình và chi phí hoạt động là tất cả khoản chi phí để vận hành nhà hàng trong một khoảng thời gian nhất định như chi phí mặt bằng, chi phí trang thiết bị, chi phí nguyên vật liệu, chi phí marketing, cùng các chi phí phát sinh khác. 

1.3. Tính chi phí nhân sự theo giờ làm việc

Đối với cách tính này bạn sẽ phải phân chia theo bộ phận nhân viên cụ thể như nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế, thu ngân, đầu bếp,… để xác định tổng số giờ làm việc hàng tuần và mức lương hàng giờ của mỗi bộ phận. Sau đó áp dụng công thức:

Chi phí nhân sự theo giờ làm việc = (Số giờ làm việc hàng tuần của mỗi nhóm bộ phận x lương trung bình mỗi giờ) / Số tuần trong năm.

Ví dụ, nhà hàng có bạn có 5 nhân viên phục vụ, mỗi người làm việc 8 tiếng/ một ngày và được trả trung bình 25.000 mỗi giờ. 

5 nhân viên phục vụ x 8 giờ x 7 ngày = 280 giờ.

280 giờ x 25.000 đồng / giờ = 7.000.000 đồng.

7.000.000 đồng / 52 tuần trong một năm = 135.000 đồng.

Như vậy, trung bình một tuần, chi phí nhân sự bạn cần phải trả cho tất cả nhân viên phục vụ là 135.000 đồng mỗi giờ làm việc. Các bộ phận khác cũng được áp dụng công thức tương tự, rồi tính tổng tất cả bộ phận để xác định tổng chi phí nhân sự nhà hàng theo giờ làm việc.

2. Chi phí nhân sự trung bình theo loại hình kinh doanh nhà hàng

Hầu hết các nhà hàng đều đặt mục tiêu duy trì chi phí nhân sự dao động trong khoảng 25-30% trên tổng doanh thu nhằm đảm bảo lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của mình. Cụ thể, với từng loại hình và quy mô kinh doanh mà mỗi nhà hàng sẽ có tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự khác nhau như:

• 25%: Nhà hàng thức ăn nhanh hoặc nhà hàng phục vụ nhanh.
• 25-30%: Nhà hàng phục vụ tại bàn, có nhiều lựa chọn món ăn hơn với giá bán thực đơn cũng cao hơn các nhà hàng thức ăn nhanh nhưng vẫn thấp hơn ở các nhà hàng cao cấp.
• 30-35%: Nhà hàng cao cấp
• Các quán bar, pub và night club hoạt động độc lập: 18-24%
• Các quán bar thuộc nhà hàng: 30%

Nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa các loại hình nhà hàng là do nhu cầu nhân sự khác nhau. Chẳng hạn như với các nhà hàng thức ăn nhanh có tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự thấp hơn do họ không cần quá nhiều nhân viên như nhà hàng phục vụ tại bàn, bởi quy trình phục vụ đơn giản hơn, quy trình chuẩn bị các món ăn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

Ngược lại, với các nhà hàng có quy mô từ phục vụ tại bàn đến cao cấp thường đòi hỏi nhiều nhân viên phục vụ hơn do họ chú trọng đến việc đảm bảo trải nghiệm ăn uống đáng nhớ cho mọi khách hàng. Đồng thời còn yêu cầu kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên sâu, điều này đồng nghĩa với việc phải trả tiền lương nhân viên cao hơn. Đó là lý do vì sao các nhà hàng phục vụ tại bàn và nhà hàng cao cấp thường có tỷ lệ chi phí nhân sự cao hơn so với những loại hình khác.

3. Làm thế nào để kiểm soát chi phí nhân sự nhà hàng?

Sau khi xác định tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự nhà hàng thì giờ đây bạn đã biết được liệu ngân sách dành cho lao động của mình đã hợp lý hay chưa. Nếu con số này quá cao biểu thị hoạt động kinh doanh của bạn đang diễn ra không hiệu quả, ngược lại, nếu quá thấp cũng cho thấy bạn đang đối xử không công bằng với nhân viên của mình. Do vậy, bạn sẽ cần tìm cách tối ưu chi phí nhân sự sao cho phù hợp nhất, đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận mà vẫn mang đến sự hài lòng cho nhân viên. Hoặc ngay cả khi bạn đã đạt được tỷ lệ phần trăm thích hợp thì việc tối ưu chi phí nhân sự cũng sẽ giúp bạn luôn duy trì con số này ở mức ổn định để phát triển lâu dài. 

3.1. Theo dõi báo cáo nhân sự và điều chỉnh lịch làm việc

Việc theo dõi chặt chẽ các báo cáo nhân sự sẽ cho phép bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình nội bộ hiện tại của mình cũng như phát hiện và cải thiện những điểm còn thiếu sót khiến nhà hàng lãng phí nguồn lực. Ngay cả những nhà hàng đã hoạt động lâu năm cũng có thể gặp phải vấn đề bố trí quá nhiều nhân viên trong một ca làm hoặc sắp xếp lịch trình chưa hợp lý. Hiện nay, hệ thống máy POS có thể giúp bạn tối ưu chi phí nhân sự với các thống kê dữ liệu bán hàng và doanh thu theo từng khoảng thời gian nhất định. Từ đó sẽ cho phép bạn xác định được đâu là thời điểm nhà hàng của mình kinh doanh tốt, khách hàng đông để thuận tiện và dễ dàng phân bổ nhân sự một cách hợp lý, hạn chế được tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí nhân lực cho mỗi ca làm.

3.2. Đào tạo chéo cho đội ngũ nhân viên

Đây là một cách vô cùng hiệu quả để nhân viên của bạn có thể làm việc đa nhiệm và luôn sẵn sàng hỗ trợ công việc cho nhau bất cứ lúc nào cần thiết. Bạn sẽ không cần phải tuyển dụng thêm nhiều nhân viên, tận dụng được nguồn lực sẵn có và vẫn duy trì năng suất hoạt động của mình ngay cả khi xảy ra những tình huống bất ngờ như nhân viên đột ngột xin nghỉ phép. Thêm vào đó, việc trang bị cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau không chỉ giúp bạn tối ưu chi phí nhân sự mà còn nâng cao văn hóa nội bộ khi nhân viên có thể thấu hiểu công việc của nhau nhiều hơn. 

3.3. Đầu tư vào công nghệ và trang thiết bị hiện đại

Nhờ có sự phát triển của công nghệ mà ngày nay các hoạt động nhà hàng đã được tự động hóa và thuận tiện hơn bao giờ hết. Với các công nghệ hiện đại như hệ thống POS sở hữu các tính năng nổi bật như ghi nhận thông tin đơn hàng, lưu trữ các giao dịch, giám sát hoạt động bán hàng, theo dõi hàng tồn kho, tạo báo cáo và thống kê tình hình kinh doanh,… Ngoài ra, còn có màn hình hiển thị nhà bếp, menu điện tử, kiosk tự phục vụ,… Khi dây chuyền hoạt động nhà hàng càng diễn ra hiệu quả thì nhân viên cũng sẽ càng giảm được áp lực trong công việc, nhờ đó họ có thể làm việc năng suất và thoải mái hơn để mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Tuy rằng các thiết bị công nghệ sẽ đi kèm với chi phí cao, nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành lâu dài. 

3.4. Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên

Ngành công nghiệp nhà hàng vẫn luôn được biết đến với tỷ lệ nhảy việc rất cao. Và là một chủ nhà hàng, hẳn bạn cũng hiểu rõ quy trình tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên mới thường đòi hỏi nhiều chi phí như thế nào. Đây là lý do vì sao cải thiện khả năng giữ chân nhân lại vô cùng quan trọng. Bên cạnh đưa ra tiền lương nhân viên cạnh tranh, bạn có thể tập trung thêm vào các phúc lợi khác như tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp, khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc, và luôn ghi nhận những gì họ làm được. Sự hài lòng trong công việc sẽ là yếu tố quyết định nhân viên sẵn lòng gắn bó với bạn hay không, đồng thời giúp bạn thu hút và giữ chân nhân tài.

Kiểm soát chi phí nhân sự là một trong những thách thức lớn với những người làm chủ. Thế nhưng, hãy dành thời gian và công sức để tìm ra chiến lược tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả để có thể giảm thiểu chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận thu được. Kiểm soát tốt chi phí nhân sự chính là bạn đang nắm chắc trong tay chìa khóa để góp phần kinh doanh nhà hàng thành công.