Thông thường, mọi người khi mở nhà hàng sẽ chú trọng nhiều đến các yếu tố về chất lượng món ăn và chiến lược tiếp thị để xây dựng độ nhận diện, thế nhưng chìa khóa để kinh doanh thành công không chỉ có như vậy. Nếu một nhà hàng kinh doanh thất bại ngay trong năm đầu tiên hoạt động, hầu hết nguyên do đều xuất phát từ sự yếu kém trong các quyết định quản lý cũng như quy trình vận hành. Do vậy, khi mở một nhà hàng, bạn cần xây dựng hệ thống kế toán hiệu quả sẽ là yếu tố quan trọng hàng đầu để đảm bảo mang lại cho nhà hàng của bạn cơ hội tồn tại tốt nhất.
[crp]
Nội dung chính
Hệ thống kế toán nhà hàng hoạt động như thế nào?
Hệ thống kế toán của bạn sẽ theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của nhà hàng, sau đó chuẩn bị báo cáo dựa trên các giao dịch tài chính ấy, thu thập thông tin chính xác để tính thuế, và tổng hợp toàn bộ thông tin dưới định dạng dễ hiểu nhất cho người dùng. Bạn có thể sử dụng những thông tin đó để đưa ra các quyết định tài chính cho nhà hàng của mình, nhằm tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận thu về và duy trì sự hài lòng của thực khách hàng. Nếu một nhà hàng hoạt động mà không có hệ thống kế toán sẽ khiến quy trình vận hành gặp nhiều trở ngại và không có đủ cơ sở để đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Cách xây dựng hệ thống kế toán nhà hàng hiệu quả
Thuê nhân viên kế toán: Trừ khi bản thân bạn đã có kinh nghiệm và đích thân quản lý, thì nếu không, chắc chắn bạn sẽ cần một người am hiểu chuyên nghiệp để có thể giúp bạn quản lý các hoạt động tài chính của nhà hàng và xây dựng hệ thống nhà hàng hiệu quả. Bởi ngay cả những quán cà phê nhỏ nhất cũng cần phải lưu giữ hồ sơ tài chính để có thể nộp thuế và đưa ra các quyết định đúng đắn để duy trì công việc kinh doanh của mình. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm nhân viên kế toán từ các nguồn dịch vụ bên ngoài, tuy nhiên, hãy đảm bảo ứng cử viên đã có kinh nghiệm trong việc quản lý kế toán nhà hàng và đáp ứng các tiêu chí cần thiết cho vị trí này.
Chọn phần mềm kế toán: Với sự phát triển công nghệ như hiện nay thì bạn sẽ không cần phải ghi chép sổ sách một cách thủ công nữa, thay vào đó, các phần mềm kế toán sẽ giúp bạn làm tốt nhiệm vụ này với các tính năng báo cáo, phân tích tài chính chính xác và dễ dàng sử dụng. Điều quan trọng là bạn cần phải xem xét phần mềm đã tích hợp đầy đủ tính năng báo cáo lời – lỗ trong doanh thu cũng như các báo cáo tài chính khác, ngoài ra còn phải có khả năng giám sát hàng tồn kho, tính lương nội bộ, lập hóa đơn, sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên và quản lý các khoản nợ phải trả,…
Lựa chọn phương thức kế toán: Đây sẽ là bước được thực hiện song song cùng với việc lựa chọn phần mềm kế toán cho nhà hàng của bạn. Trước hết, bạn cần xác định xem mình sẽ thực hiện sổ sách theo phương thức kế toán đơn hay kế toán kép. Sau đó bạn tiếp tục đi đến xác định sẽ sử dụng kế toán tiền mặt hay kế toán dồn tích. Thông thường, để phù hợp với tính chất của ngành công nghiệp nhà hàng do phải lưu giữ các thông tin về hàng tồn kho nên sẽ ưu tiên thực hiện sổ sách theo phương thức kế toán kép hơn. Và kế toán dồn tích sẽ cho bạn cái nhìn toàn diện về bức tranh tài chính hơn vì phương thức này sẽ giúp bạn ghi lại doanh thu và các khoản chi phí ngay khi diễn ra giao dịch.
Chọn hệ thống điểm bán hàng (POS): Điểm bán hàng (POS) sẽ là nơi khách hàng thanh toán cho bữa ăn của mình cũng như tất cả các sản phẩm và dịch vụ khác họ sử dụng tại nhà hàng. Trang bị hệ thống máy POS sẽ giúp bạn theo dõi doanh số bán hàng một cách chính xác và thuận tiện, trong một số phần mềm còn có thể tích hợp cả chuẩn bị thực đơn, chấm công cho nhân viên, quản lý hàng tồn kho và hỗ trợ lập bảng lương,…
Thiết lập biểu đồ tài khoản của nhà hàng: Là một danh sách các tài khoản tạo ra báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán, bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Trong quá trình kinh doanh, dòng tiền của bạn sẽ di động ra vào giữa các tài khoản này và được ghi nợ hoặc tín dụng theo nguyên tắc kế toán.
Cách theo dõi dòng tiền của nhà hàng
Lương thưởng: Tài khoản nhiều rắc rối nhất hẳn là khoản lương thưởng cho nhân viên, với từng vị trí, bộ phận và thời gian làm việc khác nhau sẽ có mức lương khác nhau. Bạn có thể thuê dịch vụ tính lương bên ngoài hoặc sử dụng phần mềm tính lương để thực hiện công việc này.
Hàng tồn kho: Trong kinh doanh nhà hàng thì hàng tồn kho sẽ bao gồm hai loại chính: Thực phẩm và nhu yếu phẩm. Quản lý chặt chẽ kho hàng sẽ giúp bạn tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu nguyên vật liệu sẽ có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng của bạn. Sử dụng hệ thống máy POS sẽ giúp bạn theo dõi tình trạng hàng tồn kho của mình.
Các khoản phải trả: Là những gì bạn nợ nhà cung ứng và được liệt kê vào bảng cân đối kế toán. Ngay khi nhận được hóa đơn, hãy nhập thông tin vào phần mềm kế toán của bạn để đảm bảo không thanh toán chậm các hóa đơn của mình. Ngoài ra, xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ.
Dòng tiền: Để kinh doanh hiệu quả, bạn cần phải biết được dòng tiền của mình ra vào như thế nào hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý. Lập cả ngân sách tiền mặt và báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ giúp bạn theo dõi dòng tiền của mình.
Hoạt động bán hàng: Bạn cần phải biết chính xác doanh thu đến từ thực phẩm và đồ uống của mình là bao nhiêu, và bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán của mình để chia nhỏ thành các mục khác nhau như dùng tại chỗ, mua mang đi,… để thuận tiện theo dõi.
Giá vốn hàng bán: Bao gồm tất cả thực phẩm và nhu yếu phẩm được sử dụng để làm nên món ăn trong thực đơn của bạn. Bạn nên phân biệt giá vốn hàng bán với các khoản chi phí khác trong hoạt động kinh doanh, như tiền thuê mặt bằng, chi phí các phương tiện dịch vụ chung,…
Các loại báo cáo quan trọng với kế toán nhà hàng
Báo cáo doanh thu hàng ngày: Loại báo cáo này cho phép bạn so sánh doanh thu hàng tuần hoặc hàng tháng để theo dõi tình hình hoạt động của nhà hàng trước khi trừ đi các khoản chi phí.
Chi phí thực phẩm: Hệ thống máy POS sẽ cung cấp cho bán chi phí thực phẩm là bao nhiêu so với tổng doanh thu từ việc bán các mặt hàng thực phẩm
Chi phí thuê mặt bằng: Bao gồm cả tiền thuê nhà và các khoản chi phí chung như điện, nước, hầu như sẽ cố định không thay đổi nhiều.
Chi phí cơ bản: Khoản chi phí này thường chiếm 30% trên tổng doanh thu của nhà hàng, bao gồm chi phí lao động (tiền lương, phúc lợi nhân viên) và giá vốn hàng bán của bạn. Theo dõi chặt chẽ chi phí cơ bản sẽ giúp bạn biết cách tiết kiệm nguồn ngân sách của mình.
Chi phí vận hành: Bao gồm tất cả các khoản chi còn lại ngoài chi phí cơ bản và chi phí thuê mặt bằng, chẳng hạn như chi phí tiếp thị và quảng cáo.
Báo cáo thu nhập: Là báo cáo lời – lỗ trong hoạt động kinh doanh của bạn, thường được tính theo khoảng thời gian một tháng hoặc một quý. Báo cáo thu nhập sẽ liệt kê doanh thu so với các khoản chi phí của bạn.
Bảng cân đối kế toán: Cho biết nhà hàng hiện đang sở hữu những gì (tài sản) và đang nợ những gì (nợ phải trả), ngoài ra còn có vốn chủ sở hữu. Nếu nợ phải trả của bạn nhiều hơn số bạn sở hữu thì hãy bắt đầu tìm cách thúc đẩy doanh thu và giảm nợ.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Sẽ cho bạn biết tình trạng dòng tiền của bạn thu thế nào và chảy về đâu, là một công cụ hữu ích để theo dõi nhu cầu tiền mặt của mình.
