Soft opening là hình thức được nhiều chủ nhà hàng, quán cafe lựa chọn để giới thiệu thương hiệu của mình đến khách hàng trước khi chính thức khai trương. Với soft opening, bạn có thể chuẩn bị đầy đủ kỹ năng cần thiết cho đội ngũ nhân viên và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh đảm bảo cho ngày khai trương diễn ra trơn tru và hiệu quả nhất. Đây cũng là một chiến lược marketing hiệu quả để mang đến những trải nghiệm đầu tiên cho thực khách và thu hút họ đến nhà hàng, quán cafe vào ngày mở cửa hoạt động chính thức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm thế nào là soft opening, và cách chuẩn bị cũng như áp dụng soft opening để đạt được hiệu quả như mong đợi.  

1. Soft opening là gì?

Soft opening là ngày khai trương không chính thức cho phép bạn bán thử các sản phẩm và dịch vụ của mình đến khách hàng. Sau đó thu thập góp ý từ những phản hồi của họ để điều chỉnh và cải thiện mọi thiếu sót trở nên hoàn thiện hơn trước khi chính thức mở cửa hoạt động. 

Các sự kiện soft opening thường được tổ chức cho một số lượng người tham gia nhất định, chủ yếu dành cho những khách được mời, cụ thể là các đối tượng được bạn lựa chọn đến để trải nghiệm thử sản phẩm và dịch vụ của mình như bạn bè, người thân, và thậm chí là cả các bên đơn vị truyền thông. Các buổi soft opening này thường kéo dài từ 3-5 ngày tùy vào chiến lược và mục tiêu kinh doanh của bạn. 

Thông qua sự kiện soft opening, bạn có thể trang bị đầy đủ các kỹ năng phục vụ khách hàng cho đội ngũ nhân viên, và đúc kết những điểm cần cải thiện để mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn vào ngày khai trương chính thức. Đặc biệt đối với những nhà hàng, quán cafe lần đầu gia nhập thị trường vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm hoạt động thì soft opening có thể đóng vai trò quan trọng như bước kiểm tra cuối cùng để chắc chắn không còn lỗ hổng nào trong toàn bộ dây chuyền vận hành. Soft opening sẽ là cơ hội duy nhất để bạn có thể tiếp cận và phục vụ khách hàng mà không phải chịu áp lực về sự hoàn hảo trong chất lượng của mình.

2. Vì sao nhà hàng, quán cafe nên soft opening khi khai trương?

Đào tạo nhân sự bài bản: Đội ngũ nhân viên là chìa khóa để đảm bảo dây chuyền hoạt động của nhà hàng, quán cafe diễn ra trơn tru và hiệu quả. Việc tổ chức ngày soft opening sẽ cho phép bạn quan sát đội ngũ nhân viên của mình làm việc như thế nào, nhìn ra được ưu – nhược điểm trong kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ của họ, cũng như cách mọi người hợp tác với nhau có hiệu quả hay không để tìm cách điều chỉnh và khắc phục, chuẩn bị sẵn sàng cho ngày khai trương và mở cửa hoạt động chính thức. 

Cải thiện quy trình vận hành: Song hành cùng nỗ lực đào tạo nhân sự bài bản là quy trình vận hành cũng sẽ được tối ưu để hạn chế các sai sót có thể xảy ra khi hoạt động chính thức. Ví dụ như bạn có thể thông qua ngày soft opening để dự đoán nhu cầu khách hàng, quan sát xem đâu là thời điểm đông khách nhất, món ăn nào được ưa chuộng nhất,… Điều này sẽ giúp bạn xác định được thời gian cao điểm tại nhà hàng, quán cafe của mình để bố trí nhân sự phù hợp, đồng thời loại bỏ được các món có khả năng sinh lời thấp hoặc ít được lựa chọn để hoàn thiện việc quản lý hàng tồn kho nhằm giảm lãng phí thực phẩm.

Tạo hiệu ứng truyền thông: Soft opening có thể giúp bạn thu hút sự chú ý trước khi chính thức mở cửa hoạt động. Mức độ lan tỏa sẽ phụ thuộc vào mức độ bạn đầu tư cho ngày soft opening. Nếu bạn mời đến những người có tầm ảnh hưởng và các bên đơn vị truyền thông thì nhà hàng, quán cafe của bạn sẽ tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng và thu hút sự chú ý cao hơn. Việc tạo tiếng vang thông qua truyền miệng, mạng xã hội và các phương tiện truyền thông sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng, quán cafe của bạn. 

Thúc đẩy doanh thu trong tương lai: Khách hàng quen thường có giá trị cao hơn khách hàng chỉ đến trải nghiệm một lần duy nhất. Do vậy, bạn có thể tận dụng ngày soft opening để gửi tặng các phiếu giảm giá, hoặc khuyến khích mọi người đăng ký chương trình khách hàng thân thiết để lôi kéo khách hàng quay lại trong tương lai. Càng duy trì được lượng khách hàng quay trở lại sẽ càng giúp bạn đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình.  

3. Các bước chuẩn bị và tổ chức soft opening hiệu quả

3.1. Xác định ngày tổ chức soft opening

Thời điểm tổ chức soft opening sẽ phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu kinh doanh của bạn. Có một số nơi sẽ chỉ mở vào một ngày duy nhất, nhưng cũng sẽ có nơi dành vài ngày để thử nghiệm từng phân khúc sản phẩm riêng. Chẳng hạn như một nhà hàng có thể soft opening trong vòng ba ngày, được phân chia theo lịch: Ngày đầu tiên giới thiệu các món khai vị và menu bữa sáng, ngày thứ hai giới thiệu menu bữa trưa và đồ uống, ngày cuối cùng giới thiệu menu bữa tối và các món tráng miệng. Như vậy, bạn có thể kiểm tra chất lượng cho tất cả sản phẩm và dịch vụ của mình. Đồng thời, cũng cho phép nhân viên có nhiều ngày để thích nghi với cường độ công việc hơn. 

Bên cạnh đó, để lựa chọn thời điểm soft opening chính xác, bạn nên chọn ngày khai trương chính thức cho nhà hàng, quán cafe của mình trước. Thông thường, mọi người sẽ tổ chức soft opening trước ngày mở cửa hoạt động khoảng 2-4 tuần. Đây là khung thời gian vừa đủ để bạn và đội ngũ nhân viên của mình có thể chuẩn bị mọi thứ thật kỹ lưỡng và cải thiện tất cả thiếu sót trong khâu phục vụ, sắp xếp nhân sự, điều chỉnh thực đơn,… để đảm bảo mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng trong ngày khai trương chính thức. 

3.2. Lên menu cho ngày soft opening 

Sẽ có hai lựa chọn menu phổ biến cho ngày soft opening là phục vụ toàn bộ thực đơn, hoặc chỉ phục vụ giới hạn những món nhất định. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào mục tiêu tổ chức soft opening của bạn để đưa ra quyết định cuối cùng.

Ví dụ, nếu bạn đang thử nghiệm menu mới thì hơn hết chỉ nên phục vụ giới hạn menu gồm các món ăn mới. Điều này sẽ giúp bạn có thể tập trung mọi sự chú ý vào các món ăn mới của mình, và nhận được phản hồi chi tiết của khách hàng. Ngược lại, đối với các nhà hàng, quán cafe mới, thì bạn có thể cung cấp đầy đủ menu để tạo ấn tượng và thu hút đa dạng đối tượng khách hàng. Tuy nhiên, việc phục vụ toàn bộ menu đòi hỏi bạn phải có khả năng xử lý các biến số có thể xảy ra như nhân viên chưa thành thạo về tất cả món ăn, thiếu nguyên liệu, hoặc các bộ phận phối hợp chưa nhịp nhàng,…

3.3. Xác định giá chi tiết cho menu ngày soft opening

Có ba chiến lược định giá cho ngày soft opening mà bạn có thể cân nhắc bao gồm miễn phí, giảm giá và giữ nguyên giá. Việc quyết định giá bạn như thế nào sẽ dựa vào ngân sách mà bạn sẵn sàng chi cho sự kiện soft opening của mình. 

Mỗi mức định giá đều sẽ có ưu – nhược điểm riêng. Đối với menu miễn phí cho thực khách hiển nhiên sẽ rất tốn kém, thế nhưng phần chi phí đó có thể được bù đắp bằng các giá trị mà bạn thu được từ buổi soft opening như sự yêu thích của khách hàng, hiệu ứng truyền thông,… Đối với menu giữ nguyên giá sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức cho ngày soft opening, thế nhưng nhược điểm là khó thu hút khách hàng, nhất là với các nhà hàng, quán cafe hoàn toàn mới. Cuối cùng, để cân bằng hài hòa giữa menu miễn phí và menu giữ nguyên giá thì bạn có thể chọn menu giảm giá, vừa giúp thu hút khách hàng nhờ vào các ưu đãi đặc biệt vừa tiết kiệm đáng kể ngân sách. Ngoài ra, bạn có thể xem xét giá vốn hàng bán, tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm, và tỷ suất lợi nhuận trung bình để định giá menu một cách chính xác hơn. 

3.4. Xây dựng danh sách khách mời tham gia soft opening 

Khách mời quen thuộc trong các buổi soft opening chắc chắn không thể thiếu bạn bè và người thân của bạn bởi đây là những người gần gũi với bạn nhất, có thể dễ dàng thông cảm cho những sơ suất nhỏ và sẵn sàng để lại phản hồi hơn bất kỳ ai. Tuy nhiên, bên cạnh người quen thì bạn cũng nên cân nhắc đến các bên phương tiện truyền thông hoặc những người có tầm ảnh hưởng để mở rộng phạm vi tiếp cận của mình đến nhiều khách hàng hơn. Điều này có thể sẽ tạo áp lực lên chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn, thế nhưng nếu mọi việc diễn ra đúng kế hoạch, bạn có thể thu được lợi ích lớn nhờ vào mức độ phổ biến trên mạng xã hội.

Chính vì thế, điều quan trọng là bạn phải quản lý chặt chẽ quy trình vận hành, đảm bảo mỗi cá nhân trong đội ngũ nhân viên đều hiểu được trách nhiệm công việc của mình, và cùng nỗ lực cho ngày soft opening diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa mọi sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, đừng quên các phương án dự phòng để kịp thời xử lý các sự cố và không để làm ảnh hưởng đến hiệu quả của ngày soft opening.

3.5. Thu thập phản hồi sau sự kiện soft opening

Suy cho cùng, mục đích tổ chức ngày soft opening là để kiểm tra chất lượng lần cuối và cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn trước khi chính thức khai trương. Do vậy, việc thu thập phản hồi đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của sự kiện soft opening.

Bạn có thể thu thập phản hồi của khách hàng theo nhiều cách khác nhau như nói chuyện với khách hàng trong thời gian tổ chức, hoặc ghi nhận phản hồi ẩn danh thông qua giấy khảo sát ngay tại sự kiện để đảm bảo mọi thông tin đều dựa trên cảm nhận trực quan. Nếu không thể, các cuộc khảo sát qua email cũng là một giải pháp dự phòng đáng cân nhắc. Một số thông tin cần có trong nội dung khảo sát như chất lượng món ăn, chất lượng phục vụ, mức giá menu, và mức độ yêu thích đối với khách hàng, quán cafe. Sau khi tổng hợp được tất cả phản hồi của khách hàng, bạn sẽ biết được lợi thế và những điểm còn hạn chế của mình để khắc phục cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tốt hơn. 

Khai trương nhà hàng, quán cafe là điều không hề dễ dàng. Có rất nhiều yếu tố và quy trình cần thực hiện để đảm bảo ngày khai trương diễn ra thật thuận lợi. Ngay cả khi bạn đã lên chiến lược cẩn thận, giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị trí và bộ phận nhân viên, thì mọi việc vẫn có thể phát sinh sự cố ngoài tầm kiểm soát. Chính vì thế, sự xuất hiện của soft opening là khoảng thời gian chạy thử để kiểm tra quy trình vận hành, chất lượng món ăn, thức uống, tác phong phục vụ của đội ngũ nhân viên,… trước khi chính thức mở cửa hoạt động. Nếu bạn cũng đang chuẩn bị khai trương nhà hàng, quán cafe thì có thể cân nhắc thực hiện soft opening, và hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tổ chức thành công.