Chi phí thực phẩm đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của một hoạt động kinh doanh, bởi đây là khoản chi phí chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của nhà hàng. Nếu như so với các lĩnh vực kinh doanh khác có thể đạt được tỷ suất lợi nhuận từ 15-35% thì với kinh doanh nhà hàng, tỷ lệ này chỉ rơi vào khoảng 3-9%. Do vậy, bạn gần như không được phép lãng phí, và kiểm soát chi phí thực phẩm hiệu quả là yếu tố đầu tiên để nhà hàng kinh doanh có lợi nhuận.

1. Chi phí thực phẩm là gì?

Về cơ bản, chi phí thực phẩm là tỷ lệ giữa số tiền chi cho nguyên liệu thô để chế biến các món trong thực đơn và doanh thu được tạo ra từ việc bán các món ăn đó. Với chi phí thực phẩm sẽ giúp bạn có thể định giá chính xác thực đơn, theo dõi các chi phí cơ bản và biết cách tối đa hóa lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của mình. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh mà mỗi nhà hàng sẽ có chi phí thực phẩm khác nhau.

Thông thường, chi phí thực phẩm sẽ được thể hiện dưới dạng phần trăm, hay còn gọi là phần trăm chi phí thực phẩm. Hầu hết các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống đều sẽ áp dụng tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm dao động trong khoảng 28-35% trên tổng doanh thu để đảm bảo khả năng sinh lời cho nhà hàng. Tuy nhiên, tỷ lệ này không hoàn toàn cố định mà có thể thay đổi tùy theo biến động của thị trường, hoặc sự chênh lệch từ tác động của các loại chi phí vận hành khác trong từng thời điểm.

Quá trình kiểm soát chi phí thực phẩm cần được thực hiện liên tục nhằm giảm chi phí kinh doanh để tạo ra lợi nhuận nhiều hơn. Bằng cách kiểm soát hiệu quả khoản chi phí này, bạn có thể dự đoán lợi nhuận trong tương lai, xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược phát triển rõ ràng. Đồng thời, thông qua đó cũng có thể phát hiện những yếu tố nào làm ảnh hưởng đến chi phí thực phẩm để điều chỉnh lại tỷ lệ phần trăm lý tưởng, đây là bước khởi đầu quan trọng giúp bạn định giá tốt hơn cho thực đơn của mình.

Nhìn chung, mục tiêu trong nỗ lực kiểm soát chi phí thực phẩm là tìm cách kiếm được nhiều nhất trong khi chi tiêu ít nhất có thể.

2. Cách tính phần trăm chi phí thực phẩm

Công thức và ví dụ sau sẽ giúp bạn tính phần trăm chi phí thực phẩm cho nhà hàng của mình:

• Tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm lý tưởng = Tổng chi phí tạo thành món ăn ÷ Tổng doanh thu cho mỗi món ăn 

– Tổng chi phí tạo thành món ăn = 30.000 đồng

– Tổng doanh thu cho mỗi món ăn = 120.000 đồng

– Tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm = 30.000 ÷ 120.000 

Như vậy dựa theo công thức trên, phần trăm chi phí thực phẩm lý tưởng của bạn sẽ là 0,25 hoặc 25%. Sau khi tính được tỷ lệ phần trăm lý tưởng cho nhà hàng là 25%, thì bạn có thể xác định tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm thực tế sẽ là 30%, trong đó bao gồm 5% cho các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành như hàng tồn kho quá hạn sử dụng, lãng phí thực phẩm, thức ăn thừa,… 

3. Kiểm soát chi phí thực phẩm để kinh doanh có lợi nhuận

3.1. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho

Bước đầu tiên trong chiến lược kiểm soát chi phí thực phẩm là theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình hàng tồn kho của nhà hàng. Bạn cần theo dõi chính xác tình trạng nhập và xuất kho hàng ngày, cũng như mức tiêu thụ thực tế trong ngày, nhằm xác định mức độ lãng phí đang diễn ra trong nhà hàng của mình. Phương sai cho phép có thể dao động trong khoảng 3-5%, nếu con số chênh lệch cao hơn cho thấy khâu quản lý hàng tồn kho của bạn đang có vấn đề, thậm chí là biển thủ nội bộ. 

Bạn có thể đầu tư một hệ thống quản lý hàng tồn kho cho nhà hàng của mình để theo dõi phương sai, cập nhật báo cáo theo thời gian thực và định mức đặt hàng cho từng mặt hàng trong kho. Bằng cách này, nhà hàng sẽ chỉ nhập nguyên liệu khi chúng đạt đến mức cần thiết, loại bỏ được rủi ro đặt hàng quá nhiều hoặc thiếu nguyên liệu dự trữ, nhờ đó giảm thiểu được tình trạng lãng phí và có khả năng đạt được lợi nhuận cao hơn.

3.2. Cung cấp khẩu phần ăn hợp lý

Không phải lúc nào phục vụ phần ăn lớn cũng làm khách hàng hài lòng, mà chúng còn có thể gây phản ứng ngược đến trải nghiệm dùng bữa, khiến khách hàng cảm thấy ngán ngẩm khi phần ăn quá nhiều và ăn không hết. Hơn hết, nếu thực phẩm thường xuyên bị để thừa, nhưng nguyên do lại không đến từ chất lượng món ăn thì đây chính là dấu hiệu lãng phí nghiêm trọng dẫn đến chi phí thực phẩm của nhà hàng ngày càng leo thang. 

Do vậy, bạn sẽ cần theo dõi số thực phẩm bị khách hàng trả lại, lượng thực phẩm bị cháy trong bếp phải vứt bỏ, hoặc thức ăn rơi vãi trong bếp hoặc trên sàn nhà,… để bắt đầu điều chỉnh lại quy định vận hành trong bếp và tính toán cung cấp khẩu phần ăn hợp lý hơn. Điều quan trọng là tất cả những quy định này cần được tuân thủ thực hiện bởi tất cả nhân viên trong nhà hàng, đặc biệt là bộ phần đầu bếp, nhằm đảm bảo mang đến những phần ăn đạt tiêu chuẩn đồng nhất cả về chất lượng lẫn số lượng. 

3.3. Theo dõi sự thay đổi giá của nhà cung ứng

Các nhà cung ứng thường xuyên thay đổi giá dựa trên tính thời vụ của các mặt hàng cũng như mức cung cầu của thị trường. Những biến động này có thể rất nhỏ qua từng tuần, thế nhưng nếu cộng lại sẽ tạo thành con số rất lớn theo thời gian. Chính vì thế, bạn cần phải theo dõi các thay đổi về giá cung ứng để duy trì chi phí thực phẩm luôn trong mức lý tưởng và không làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của nhà hàng. 

Một gợi ý để bạn theo dõi giá cung ứng hiệu quả hơn là sử dụng phần mềm công nghệ để số hóa các dữ liệu giao dịch nhập hàng. Mọi thao tác quản lý sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều, bạn có thể nhanh chóng thu thập được các số liệu quan trọng để biết mức chênh lệch giữa các lần nhập hàng, từ đó kịp thời thương lượng với nhà cung ứng để có được mức giá lý tưởng, hoặc tìm cách điều chỉnh thực đơn và lựa chọn phương án tối ưu nhất cho nhà hàng. Đây cũng chính là lý do vì sao xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng lại là một trong những lợi thế giúp bạn kinh doanh nhà hàng thành công.

3.4. Kiểm kê vào báo cáo tồn kho thường xuyên

Kiểm kê kho hàng là một quá trình rất phức tạp và mất thời gian, thế nhưng kiểm kê kho hàng thường xuyên sẽ giúp bạn duy trì chi phí thực phẩm luôn trong tầm kiểm soát của mình. Tính nhất quán là chìa khóa giúp bạn thực hiện quá trình này một cách chính xác nhất. Theo đó, việc kiểm kê hàng tồn kho nên được thực hiện thường xuyên, và theo một thời điểm nhất định trong ngày như vào đầu hoặc cuối mỗi ngày để có được kết quả nhất quán khi tính toán hàng tồn kho và tỷ lệ chi phí thực phẩm.

Ngoài kiểm kê thì bạn cũng nên giao trách nhiệm cho quản lý nhà hàng luôn kiểm tra các báo cáo tồn kho thực phẩm hàng ngày, hàng tuần để quyết định thời điểm và số lượng nhập hàng thích hợp, tránh trường hợp mua quá nhiều mặt hàng không cần thiết. Các đơn đặt hàng nguyên vật liệu càng hiệu quả, tối ưu sẽ càng hạn chế lãng phí thực phẩm và cải thiện đáng kể lợi nhuận thu được. 

3.5. Định giá thực đơn để tối đa hóa lợi nhuận 

Giá bán trên thực đơn sẽ xác định tỷ suất lợi nhuận của nhà hàng có được từ mỗi món ăn. Việc định giá thực đơn cần được tính toán một cách thật cẩn thận để chắc chắn đáp ứng nhu cầu của thực khách nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận cho nhà hàng. Định giá món ăn không chỉ dựa vào vào tỷ lệ chi phí thực phẩm là đủ, mà còn phải cân nhắc đến nhiều chi phí khác chi phí nhân công, bảo trì sửa chữa, thuế,… Mức định giá được lựa chọn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu về của nhà hàng, cũng như dùng làm lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác.

Bên cạnh định giá món ăn, bạn cũng cần xem xét toàn diện thực đơn của mình nhằm xác định đâu là món ăn đem lại nhiều lợi nhuận để thúc đẩy doanh số bán hàng, và đâu là món ăn không có khả năng sinh lời để điều chỉnh giá bán, công thức chế biến hoặc loại bỏ khỏi menu. Khi thực đơn được định giá phù hợp và tạo ra mức lợi nhuận lý tưởng, bạn sẽ biết cách kiểm soát chi phí thực phẩm của mình tốt hơn. 

Kiểm soát chi phí thực phẩm có tác động rất lớn đến lợi nhuận tổng thể của nhà hàng. Thực hiện các chiến lược quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, theo dõi sự thay đổi về giá cung ứng hay thường xuyên báo cáo tình hình hàng hóa, cùng với sự tích hợp của công nghệ sẽ giúp nhà hàng của bạn giữ chi phí thực phẩm luôn trong mức ổn định, duy trì lợi nhuận và phát triển lâu dài.