Giờ đây, hệ thống máy POS gần như là “huyết mạch” để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách trơn tru đối với bất kỳ nhà hàng nào. Nhiều người cho rằng máy POS sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận đơn hàng và thực hiện các báo cáo doanh thu, thế nhưng thực tế không chỉ vậy, hệ thống máy POS còn sở hữu nhiều tính năng khác giúp bạn đạt tối đa hiệu quả kinh doanh. Điều quan trọng là bạn phải tìm được hệ thống máy POS phù hợp với khả năng chi trả và đáp ứng các nhu cầu cho nhà hàng của mình. 

1. Lợi ích của hệ thống máy POS

Tiết kiệm thời gian quản lý: Không chỉ sở hữu các tính năng ưu việt cho nhiệm vụ bán hàng, mà hệ thống máy POS còn có thể đảm nhận tất cả công việc từ sắp xếp lịch trình nhân viên, tính toán lương, cho đến kế toán và quản lý hàng tồn kho. Hệ thống máy POS sẽ tự động hóa mọi quy trình, cho phép bạn dễ dàng truy cập để giám sát tình hình kinh doanh theo thời gian thực, đồng thời theo dõi mọi kết quả báo cáo thông qua một phần mềm nhà hàng duy nhất, nhờ đó tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với các phương thức quản lý nhà hàng khác.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khi quy trình vận hành được tối ưu cũng đồng nghĩa nhà hàng sẽ hoạt động hiệu quả hơn, đem lại chất lượng dịch vụ tốt hơn để cung cấp trải nghiệm khách hàng trọn vẹn. Bên cạnh đó, với khả năng ghi nhớ và lưu trữ thông tin khách hàng của hệ thống máy POS cũng sẽ giúp bạn thu hút không ít khách hàng nhờ vào các chiến lược tiếp thị và chương trình khuyến mãi được cá nhân hóa, tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu của mình. 

Cho phép nhiều hình thức thanh toán: Với sự phát triển của công nghệ, người tiêu dùng ngày càng ưa chuộng các hình thức thanh toán hiện đại như thanh toán không tiếp xúc, thanh toán qua mã QR, thanh toán bằng ví điện tử,… Hệ thống máy POS sẽ giúp bạn cải thiện dịch vụ của mình bằng tất cả những tính năng này một cách nhanh chóng và chính xác. Mọi thông tin về các giao dịch đều sẽ được lưu trữ và thống kế đầy đủ trong các phân tích báo cáo bán hàng. 

Cung cấp dữ liệu theo thời gian thực: Mặc dù bạn vẫn có thể theo dõi tình hình kinh doanh của nhà hàng theo phương thức thủ công thông qua sổ sách hoặc các phần mềm xử lý bảng tính, thế nhưng mọi việc trở nên đơn giản hơn nhờ vào hệ thống máy POS tự động hóa tính toán tất cả dữ liệu. Ngoài các báo cáo bán hàng, bạn còn có thể thông qua tính năng máy POS để theo dõi doanh thu trên từng mặt hàng, doanh thu trên từng nhân viên, tỷ suất lợi nhuận, chi phí thực phẩm,…

Tăng doanh thu và lợi nhuận kinh doanh: Thời gian quản lý nhà hàng được tối ưu, quy trình vận hành được tự động hóa, và trải nghiệm khách hàng được nâng cao, tất cả những yếu tố này đều sẽ góp phần giúp bạn tăng doanh thu và lợi nhuận hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của mình. 

2. Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống máy POS

2.1. Hệ thống máy POS sở hữu các tính năng cần thiết 

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và hiệu quả, cũng như lựa chọn được hệ thống máy POS thích hợp, bạn sẽ cần lập danh sách các tính năng cần có cho giải pháp điểm bán hàng của mình. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và quy mô hoạt động mà mỗi nhà hàng sẽ có những nhu cầu về tính năng máy POS khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung vẫn sẽ có những tính năng thiết yếu để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của nhà hàng diễn ra tốt nhất. 

Trước hết, chắc chắn bạn sẽ cần hệ thống máy POS sở hữu tính năng theo dõi doanh số bán hàng và các giao dịch thanh toán. Đây là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn thuận tiện kiểm soát quy trình kinh doanh và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà hàng trong từng thời điểm nhất định. Tiếp đến, bạn sẽ cần các tính năng khác như quản lý kho và hàng tồn kho, quản lý đội ngũ nhân viên, quản lý dữ liệu khách hàng, và khả năng tích hợp với phần mềm của bên thứ ba như phần mềm kế toán, đặt hàng trực tuyến,… Tích hợp đầy đủ các tính năng máy POS sẽ giúp bạn có thể tối đa hiệu suất hoạt động cho nhà hàng của mình, nâng cao trải nghiệm khách hàng để đạt được doanh thu và lợi nhuận kinh doanh lý tưởng.

2.2. Hệ thống máy POS phù hợp với ngân sách của nhà hàng

Đầu tư vào hệ thống máy POS là giải pháp giúp nhà hàng hoạt động hiệu quả hơn, nhưng bạn sẽ cần cân nhắc thật cẩn thận để lựa chọn máy POS phù hợp với khả năng chi trả của mình. Việc đầu tư quá nhiều vào hệ thống máy POS và vượt quá ngân sách cho phép đôi khi có thể gây tác dụng ngược, khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh, đặc biệt là những nhà hàng mới thành lập vẫn đang trong giai đoạn thu hồi vốn và chưa có lợi nhuận. 

Thông thường, chi phí cho hệ thống máy POS sẽ bao gồm phần cứng (Máy POS bán hàng, máy đọc mã vạch, và máy in hóa đơn), phần mềm, các tính năng tích hợp thêm như phần mềm kế toán, máy thanh toán tín dụng,… cùng một số dịch vụ hỗ trợ phát sinh khác. Tuy nhiên, mặc dù việc lựa chọn hệ thống máy POS phù hợp với ngân sách nhà hàng rất quan trọng, thế nhưng cũng không nên vì thế mà lựa chọn những hệ thống máy kém chất lượng hoặc giới hạn tính năng bởi chúng có thể khiến bạn tiêu tốn nhiều hơn so với mục đích ban đầu. Đầu tư hợp lý là chìa khóa để tiết kiệm những khoản phí phát sinh trong quá trình sử dụng và duy trì chất lượng lâu dài cho hoạt động kinh doanh nhà hàng.

2.3. Hệ thống máy POS nên dựa trên điện toán đám mây

Các hệ thống máy POS truyền thống lưu trữ trên máy chủ thường dễ bị mất dữ liệu khi gặp sự cố hệ thống, điều này có thể gây gián đoạn dây chuyền vận hành của nhà hàng và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh. Đổi lại, với hệ thống máy POS dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro đánh mất dữ liệu tiềm ẩn, khả năng bảo mật tốt hơn và mang lại nhiều lợi ích khác bao gồm:

• Tối ưu hóa các hoạt động: Các hệ thống máy POS truyền thống thường tốn nhiều thời gian lắp đặt và yêu cầu bảo trì phức tạp, nhưng với các hệ thống máy POS dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ giải quyết được vấn đề này. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là truy cập và hỗ trợ hệ thống thông qua Internet.
• Tính linh hoạt: Hệ thống máy POS điện toán đám mây phù hợp cho đa dạng khả năng ngân sách khác nhau, tiết kiệm chi phí phần cứng và dễ dàng nâng cấp tính năng để hệ thống hoạt động tốt hơn. Đồng thời, bạn không cần phải lo lắng về các vấn đề dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Nếu đột nhiên bị mất Internet, mọi dữ liệu và hệ thống theo dõi tình hình kinh doanh của nhà hàng sẽ hoạt động và đồng bộ hóa sau khi trực tuyến trở lại.  
• Tăng khả năng truy cập dữ liệu: Với hệ thống máy POS dựa trên điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng truy cập vào dữ liệu nhà hàng của mình tại bất cứ đâu có kết nối Internet. Bạn có thể theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, số lượng hàng tồn kho, báo cáo doanh thu,… theo thời gian thực bởi thông tin sẽ luôn được cập nhật mới liên tục bất cứ khi nào bạn truy cập.

2.4. Hệ thống máy POS có chính sách bảo hành rõ ràng

Yếu tố cuối cùng khi lựa chọn hệ thống máy POS chính là những lúc gặp trục trặc trong quá trình sử dụng thì liệu nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ và bảo hành như thế nào cho bạn. Không ai mong muốn mình sẽ gặp vấn đề trong quá trình hoạt động, thế nhưng ngay cả những thiết bị máy móc hiện đại nhất cũng có thể xảy ra sai sót. Do vậy, bạn cần phải đảm bảo nhà cung cấp có trách nhiệm luôn kịp thời hỗ trợ để đảm bảo không làm gián đoạn dây chuyền vận hành của nhà hàng. 

Khi lựa chọn hệ thống máy POS, bạn cần trao đổi thật cẩn thận về chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp bao gồm những điều khoản nào, có mất phí hay không, và thời gian bảo hành được áp dụng trong bao lâu. Việc đầu tư công nghệ nhà hàng rất tốn kém, thế nên bạn cần đảm bảo đầu tư vào đúng thiết bị theo nhu cầu của mình và có chính sách bảo hành rõ ràng để tránh mất thêm các khoản phí phát sinh không đáng có, nhất là với những khoản phí vốn dĩ thuộc quyền lợi của bạn khi mua hàng. Thêm vào đó, trong quá trình tìm hiểu và trao đổi về chính sách bảo hành, bạn cũng có thể biết được mức độ uy tín của nhà cung cấp dựa vào trách nhiệm của họ đối với khách hàng. 

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy POS sở hữu đa dạng tính năng đến từ các nhà sản xuất khác nhau. Bạn sẽ phải cân nhắc sao cho lựa chọn được hệ thống máy POS đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình, dễ dàng thao tác, và phù hợp với khả năng ngân sách của nhà hàng. Đảm bảo những điều này sẽ giúp bạn tìm được hệ thống máy POS thích hợp để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và phát triển nhà hàng tốt nhất.