Quản lý kho là một phần không thể thiếu trong việc điều hành một doanh nghiệp F&B. Mặc dù ở một thời điểm nhất định, lượng hàng tồn kho bị mất có thể không đáng kể, nhưng trong thời gian dài, thất thiệt lớn sẽ xảy ra. Do đó, bạn bắt buộc phải kiểm soát chặt chẽ công đoạn này.
[crp]
Ban đầu, việc quản lý kho được thực hiện thủ công, tuy nhiên, đối với cửa hàng tầm trung trở lên việc kiểm soát có thể trở nên quá tải, phát sinh nhiều thất thoát và sai sót, dẫn đến chi phí thực phẩm tăng nhưng doanh thu lại không tăng không tăng. Cùng F&B Việt Nam đi tìm hiểu nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề này
1. Nghiêm túc suy nghĩ về tầm quan trọng của việc kiểm kho
Giá nguyên liệu thô sẽ quyết định trực tiếp tới giá bán, nên việc quản lý kho một cách nghiêm túc rất quan trọng. Trước khi quyết định mua thêm hàng hóa, hãy nhớ kiểm tra số lượng tồn của mình, và đặt mua nguyên liệu vừa đủ. Nếu bạn nghĩ rằng việc tính toán hàng ngày thật mệt mỏi, thì một phần mềm quản lý sẽ hữu ích trong trường hợp nay. Hầu hết các nhà hàng quán ăn hiện nay đa phần đa phần đều cho phép công nghệ tham gia để tự động hóa công đoạn nay, do đó nếu bạn còn dùng phương pháp thủ công, thì có thể bạn đang tốn nhiều công sức và tiền bạc hơn cần thiết. Phần mềm sẽ cho phép bạn nhập số lượng hàng đầu vào; trừ định lượng nguyên liệu trên mỗi đơn vị bán ra và có thể chốt được số lượng nguyên liệu đã dùng trong ngày. Việc định lượng trực tiếp trên từng đơn vị sản phẩm bán ra giúp bạn kiểm soát tốt hơn việc định lượng cũng như đưa ra các kế hoạch thu mua nguyên liệu chuẩn xác hơn.
Tất nhiên phương pháp nào cũng có sự chênh lệch giữa lượng tồn trên phần mềm với lượng tồn thực tế được gọi là sai số. Sai số nằm ở khoảng 2-5% có thể chấp nhận được vì một số thành phần sẽ bị hao hụt. Trường hợp vượt quá con số trên, bạn nên kiểm tra lại các quy trình và tìm kiếm chỗ sai sót. Đó có thể là dấu hiệu của một hành vi nghiêm trọng hơn là trộm cắp vặt từ phía nhận viện hoặc là nhân viên không tuân thủ định lượng do bạn đưa ra. Nếu sai số âm, bạn đang sử dụng thiếu định lượng nguyên vật liệu cho mỗi món ăn. điều này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng món ăn. Ví dụ: thay vì sử dụng hết một thành phần nào đó trong tuần, bạn lại dồn nó qua tuần sau, lúc này chất lượng không còn được đảm bảo nữa. Sai số là một yếu tố bạn nhất định phải lưu ý trong khâu quản lý nhà bếp; bar
Nội dung chính
2. Cách kiểm tra nguyên liệu thô
Một trong những điều tối quan trọng là giảm sự lãng phí ở mức tối thiểu. Quản lý kho một cách thông minh là điều cần thiết để tránh tình trạng dư hủy bỏ nguyên liệu dư thừa không sử dụng được. Sau đây là những gợi ý giúp việc quản lý trở nên hiệu quả:
- Cân nhắc kỹ trước khi đặt mua nguyên liệu, đặc biệt là những mặt hàng dễ hỏng. Trong trường hợp này, bạn nên giữ lượng hàng tồn ở mức tối thiểu.
- Những điều chỉnh nhỏ trong thực đơn, ví dụ như thêm vào các món ăn hấp dẫn theo mùa, sẽ giúp bạn tránh lãng phí được nguyên liệu dễ hỏng. Bên cạnh đó, nguồn nguyên liệu theo mùa luôn có sẵn và giá thành cũng rẻ hơn.
- Phần mềm quản lý có thể gửi cho bạn thông báo khi lượng tồn kho sắp hết và lúc nào bạn cần đặt hàng thêm. Email và tin nhắn sẽ được tạo tự động và gửi đến. Điều này sẽ giúp nhà bếp không bị hết hàng một cách bất ngờ.
- Hãy áp dụng nguyên tắc FIFO (first in-first out) để đảm bảo trình tự ra-vào của hàng hóa. Hàng nào nhập trước thì sẽ xuất trước. Như vậy, sẽ hạn chế tình trạng nguyên liệu bị hết hạn trước khi đực sử dụng.
3. Thiết lập công thức tiêu chuẩn
Khâu quản lý kho không thể hoạt động tốt nếu thiếu định lượng công thức của món ăn. Trong một công thức tiêu chuẩn, số lượng của các thành phần được sử dụng làm món ăn cần được định lượng một cách rõ ràng; cụ thể. Những thành phần này bao gồm cả nguyên liệu dùng để trang trí món ăn. Đồng thời, quy trình chế biến món ăn cũng cần được chuẩn hóa. Công đoạn này giúp đồng nhất về chất lượng của tất cả các món ăn trong những lần phục vụ khác nhau; và khách hàng se luôn có 1 trải nghiệm liền mạch bất kể khi nào họ ghé quán của bạn.
Để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý và đặt công thức vào đó. Thứ nhất, bạn sẽ kiểm soát được chính xác lượng hàng bị hao hụt, tránh tình trạng trộm cắp. Thứ hai, nếu thương hiệu của bạn là một chuỗi lớn, thì mọi sản phẩm bạn bán ra đều mang hương vị thơm ngon giống nhau. Cuối cùng, phần mềm cũng cho phép bạn nắm rõ chi phí của mỗi món ăn. Lý tưởng nhất, chi phí nên chiếm 30% giá cả thực đơn. Với sự trợ giúp của phần mềm công việc quản lý sẽ đơn giản hơn rất nhiều
4. Quản lý hạn sử dụng
Không cần phải bàn cãi, thời hạn sử dụng của các mặt hàng trong kho bắt buộc phải được kiểm tra thường xuyên và chặt chẽ. Thực khách ngày càng có ý thức hơn đối với sức khỏe và vệ sinh, khiến nhu cầu về nguyên liệu chất lượng cao càng trở nên quan trọng. Để đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng các mặt hàng chất lượng, hàng tồn kho phải được theo dõi sát sao, và được sử dụng trước khi hết hạn
Các mặt hàng khác nhau có thời hạn sử dụng khác nhau. Trong khi một số mặt hàng có thể được bảo quản trong hơn một năm thì những mặt hàng khác cần phải được tiêu thụ trong vòng một tuần. Do đó, việc quản lý thời hạn sử dụng của các sản phẩm dễ hỏng là vô cùng cần thiết.
Tất cả các mục trong kho của nhà hàng phải được nhập vào phần mềm quản lý và xác định rõ thời gian chúng được bảo quản và sử dụng. Nếu vì lý do nào đó, một mặt hàng hết hạn mà chưa được dùng tới, phần mềm sẽ thông báo cho bạn ngay lập tức, để bạn có thể loại bỏ nó khỏi kho của mình.
5, Nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên
Việc trộm cắp vặt trong doanh nghiệp là không còn là vấn đề xa lạ. Nếu bạn không kiểm tra chặt chẽ, có khả năng cao là bạn sẽ không thể ngăn nhân viên “lấy của công làm của riêng”. Một trong những cách tốt nhất để tránh vấn đề muôn thuở này là có một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Bạn có thể tạo các vai trò cụ thể cho từng công đoạn và chỉ định những người sẽ chịu trách nhiệm cho công đoạn đó. Tất cả các hoạt động sẽ được ghi nhận, những người dùng khác nhau sẽ được cung cấp tài khoản khác nhau để kiểm tra hàng tồn kho.
6. Báo cáo và phân tích
Để quyết định các chiến lược quan trọng trong tương lai và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường, các báo cáo chi tiết và bảng phân tích quản lý kho nhất định phải có. Doanh số và lượng nguyên liệu sử dụng sẽ được lưu lại và dùng để phân tích, dự báo cho giai đoạn tiếp theo. Một bảng báo cáo chi tiết sẽ giúp bạn:
- Phân tích dữ liệu trong kho và từ đó đưa ra quyết định chính xác: Tùy thuộc vào mức tiêu thụ của từng mặt hàng, bạn sẽ biết được thành phần nào là phổ biến và cần được sử dụng nhiều hơn trong các công thức nấu ăn.
- Phân tích mức tiêu thụ hàng ngày.
- Bạn có thể theo dõi sự khác biệt hoặc hành vi trộm cắp nội bộ trong cửa hàng của bạn.
Kết
Công đoạn quản lý kho về cơ bản là rất quan trọng trong khâu quản lý nếu bạn không muốn bị thất thoát tiền, và những vấn đề phát sinh không đáng có. Nó giúp việc quản lý nguyên liệu được thực hiện dễ dàng vào chuẩn xác hơn; giảm tình trạng thất thoát nguyên liệu ra bên ngoài; đưa ra các dự báo về tình trạng của nguyên liệu trong kho từ đó đưa ra các dự báo mua hàng; đánh giá được nhu cầu ăn uống của khách hàng món nào đang được ưa chuộng món nào không; …. Với những ưu điểm trên; việc sử dụng 1 phần mềm để quản lý kho là một một khoảng đầu tư mà chủ quán rất nên cân nhắc.
Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp F&B cần làm gì để đối phó với dịch COVID-19 Không người Việt Nam nào vào Starbucks để mua cafe - Chúng ta mua một phong cách sống
