Nội dung chính
Những Kinh Nghiệm Khi Mở Quán Cafe
Dù luôn rộng mở chào đón người mới nhưng mở quán cafe không dễ ăn nếu không muốn nói là dễ thất bại. Do đó, để tránh đi vào vết xe đổ phải đóng cửa hay sang nhượng quán chỉ sau vài tháng, các chủ quán hãy tham khảo những kinh nghiệm khi mở quán cafe quan trọng cần ghi nhớ sau đây.
Thị trường cà phê vốn dĩ vẫn luôn là lĩnh vực “màu mỡ” được nhiều người lựa chọn để bắt đầu công việc kinh doanh bởi nó có đa dạng hình thức, phù hợp cho tất cả dù cho bạn chỉ sở hữu vài chục triệu đồng tiền vốn hay có thể lên đến vài tỷ đồng thì đều có thể kinh doanh quán cafe. Tuy nhiên, nếu kịp trang bị cho mình những kinh nghiệm khi mở quán cafe, chắc rằng bạn sẽ kịp thời tránh được những sai lầm khiến việc kinh doanh gặp khó khăn.
1. Các vấn đề về chi phí cần chú trọng
Một trong những vấn đề thường gặp khiến các chủ quán chưa có những kinh nghiệm khi mở quán cafe lo lắng chính là việc phân bổ và tính toán chi phí. Vì vậy, để hạn chế những sai sót làm cho kết quả kinh doanh không chính xác cũng như ảnh hưởng đến lợi nhuận, các chủ sở hữu nên tham khảo những kinh nghiệm khi mở quán cafe liên quan đến chi phí:
1.1. Tính toán đầy đủ chi phí
Trong kinh doanh, đặc biệt là khi mở quán cafe thì sẽ có vô vàn những chi phí nhỏ, chi tiết sẽ bị bỏ qua khi tính toán hoặc đôi khi, bạn sẽ không nghĩ khoản chi phí cần phải được tính vào. Trong ngắn hạn, có thể những danh mục chi phí này vẫn nằm trong kiểm soát của bạn nhưng khi quán hoạt động lâu dài hoặc bắt đầu phát triển, có nhiều khách hơn, nó sẽ trở thành vấn đề vô cùng nghiêm trọng.
Sau khi đã có cho mình ý tưởng kinh doanh quán cafe, bạn hãy ngay lập tức bắt tay vào việc tính toán chi phí, bởi khi này bạn không bị phân tâm bởi các yếu tố khác. Thông thường những khoản chi phí bạn cần phải tính đến sẽ bao gồm:
-
Chi phí thuê mặt bằng: Nếu bạn đi thuê thì bạn sẽ dễ dàng liệt kê được phần chi phí này, nhưng với trường hợp bạn có sẵn địa điểm, thì một những kinh nghiệm khi mở quán cafe bạn cần nhớ là phải tính toán cả chi phí này vào. Dưới góc độ kinh tế, khoản này được gọi là “chi phí ẩn” tức nó vốn dĩ vẫn tồn tại nhưng bạn không nhận ra nó, đây cũng là lý do khiến nhiều người có sẵn mặt bằng nhưng vẫn gặp thua lỗ bởi họ quên tính đến chi phí này nên đã làm cho doanh thu không đủ bù đắp. Với chi phí này, bạn sẽ có được con số của chi phí này tương đương với khoản tiền thuê bạn thu được nếu cho người khác thuê lại.
- Chi phí thiết kế, sửa chữa: Số tiền này sẽ tùy thuộc vào quy mô và phong cách bạn chọn, thường những kinh nghiệm khi mở quán cafe cho thấy các quán cafe sân vườn hay cafe cá Koi sẽ là tốn kém nhất khi có thể chiếm tới 50% nguồn, còn với các quán quy mô nhỏ, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh được khoản chi phí này.
- Chi phí mua sắm nguyên vật liệu, trang thiết bị: Trong danh mục này, sẽ có những khoản chi phí khá chi tiết như muỗng, ống hút, ly… tuy nhiên đừng vì lười mà bạn không tính toán cẩn thận. Bởi nếu bạn không dự đoán chính xác, bạn sẽ dễ chi phung phí. Một trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe giúp bạn tiết kiệm phần nào khoản này là hãy kiếm một đối tác cung cấp có đa dạng sản phẩm, điều này giúp bạn nhận được những chiết khấu từ họ cũng như dễ phản hồi nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, đặc biệt là đối với những nguyên liệu thành phần như đường, sữa… Đồng thời bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian và công sức mỗi lần đặt hàng hoặc nhập hàng cho quán.
- Chi phí nhân công: Đây cũng là khoản chi phí chiếm khá lớn trong số tiền cần chi trả để vận hành. Cũng tương tự như phí thuê mặt bằng, một lưu ý nhỏ trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe là bạn hãy nhớ cộng thêm cả tiền lương cần trả cho chính bản thân mình, nếu bạn là một người làm full-time. Nhiều chủ quán lựa chọn cách “lấy công làm lời” nên đã không tính toán chi phí này khiến họ bị hụt khoản chi phí nếu họ có công việc không quản lý quán được mà phải thuê người hỗ trợ. Do đó, bạn cần tính cả chi phí này vào khoản phí vận hành để đảm bảo giá thành cuối cùng đủ để thanh toán những khoản tiền này.
1.2. Chuẩn bị khoản chi phí dự trù
Ngoài việc dễ quên các khoản chi phí khi tính toán thì điều quan trọng trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe các chủ quán cần nhớ đến là hãy dự phòng một khoản chi phí để xử lý các tình huống phát sinh.
Với những tháng đầu kinh doanh, chắc hẳn khó ai có thể thu được lợi nhuận đủ để chi trả toàn bộ chi phí, lúc này khoản tiền dự trù này sẽ được dùng cho việc thanh toán các khoản chi vận hành quán như điện, nước, wifi, nhân sự… Vì thế, với các chủ sở hữu chưa có những kinh nghiệm khi mở quán cafe, thiếu kinh phí dự phòng làm họ rất dễ rơi vào tình trạng lỗ liên tục mà không cách nào bù đắp nổi, cuối cùng dẫn đến việc đóng cửa quán.
Ngoài ra, để quán của bạn hoạt động hiệu quả và suôn sẻ, bạn hãy dành ra 5 – 10% nguồn vốn nhằm đề phòng các tình huống như khách làm vỡ ly, hay chi phí nguyên liệu phải làm lại nếu khách có những yêu cầu riêng biệt. Những khoản phí này dù chiếm không nhiều, nhưng nếu bạn không dự phòng thì có khả năng bạn sẽ phải thâm hụt. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa khi mở quán bạn phải chịu tất cả những khoản phí thất thoát này, thay vào đó, một trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe là bạn nên những quy định cụ thể và rõ ràng để cả bạn lẫn khách hàng hoặc nhân viên cùng chia sẻ khoản thiệt hại.
1.3. Lập kế hoạch mua sắm
Một công việc cũng khá quan trọng mà bạn cần chú ý trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe chính là hãy mua sắm có kế hoạch. Với nam giới, thường thì họ sẽ ít khi rơi vào tình trạng “vung tay quá trán” nhưng nếu là chủ quán nữ, nó dễ bị thu hút vào việc mua dư đồ dùng, đặc biệt là những dụng cụ trang trí vì cảm thấy món đồ nào nhìn cũng bắt mắt. Cho nên để ngăn chặn tình trạng chi tiêu vượt mức thì hãy lên danh sách mỗi lần mua sắm. Một kế hoạch không chỉ hạn chế việc bạn sắm quá mức mà còn hỗ trợ bạn trong việc theo dõi để đảm bảo không bị thiếu sót món đồ nào.
Và một lời khuyên dựa trên những kinh nghiệm khi mở quán cafe là bạn không chỉ nên lập kế hoạch trong quá trình sắm sửa ban đầu mà hãy giữ nguyên thói quen này kể cả khi bạn đặt hàng nguyên liệu của mình, bởi nó là công cụ đắc lực giúp bạn nhập đủ thành phần, tránh để món đồ uống yêu thích của khách rơi vào tình trạng hết hàng.
2. Hãy chọn cho mình nhóm khách hàng chính
2.1. Để chọn phong cách thiết kế cho quán
Điều dễ dàng thấy nhất là mỗi nhóm khách hàng sẽ có những sở thích và xu hướng khác nhau mà nếu bạn không tập trung hoặc thậm chí là định vị đúng đối tượng, khả năng cao quán của bạn chỉ mở ra để đón mỗi người khách một lần. Trong khi đó, muốn thu nhập quán ổn định thì khách hàng trung thành mới là những người đóng góp phần lớn lợi nhuận.
Có không ít những quán cafe do thiếu những kinh nghiệm khi mở quán cafe đã buộc phải “đào thải” bởi họ chỉ đón được khách trong 1 – 2 tháng đầu vì độ mới mẻ rồi sau đó, khi quán khác bắt mắt hơn ra đời, họ đành phải dừng hoạt động. Vì lẽ đó, bạn hãy tập trung vào một nhóm đối tượng khách chính, tìm hiểu thật kỹ về những sự mong đợi thực sự, tức insight, để có hướng đi đúng đắn.
Chẳng hạn, nếu phục vụ cho dân văn phòng, họ thích những quán trang trí đơn giản nhưng tạo ra những góc riêng tư để họ thoải mái làm việc hay trao đổi với đối tác. Còn khi lựa chọn mở quán cho những người sành cà phê, thì không gian của bạn cần thiết kế mở với sự có mặt của nhiều máy móc như rang, xay cũng như đảm bảo hương thơm cà phê luôn được lan tỏa trong quán.
2.2. Để xây dựng menu phù hợp
Một lý do mà bạn cần phải chọn được nhóm khách hàng tiềm năng là để bạn có thể lên menu phù hợp. Và thực đơn của bạn phải tương thích từ khẩu vị, sự đa dạng cho đến mức giá nếu muốn giữ chân được khách hàng.
Những kinh nghiệm khi mở quán cafe cho việc lập thực đơn bạn có thể tham khảo:
- Nếu bạn có dự định chuyên phục vụ cho học sinh – sinh viên thì hãy đảm bảo có các món liên quan đến trà như trà trái cây hay trà sữa và đồ uống đá xay bên cạnh cà phê.
- Với khách hàng là nhân viên văn phòng thì menu quán phải có thêm các món sinh tố, nước ép hoặc có thể là các loại sôđa.
- Đối với nhóm khách gia đình, bạn cần có một menu đủ đa dạng đáp ứng cho nhiều đối tượng từ kem cho trẻ nhỏ cho đến nước ép cho người lớn tuổi bên cạnh các món cà phê.
- Còn nếu dự định mở quán cafe đặc sản – specialty – thì thực đơn của bạn phải có nhiều loại hạt cà phê từ thông dụng như Arabica, Robusta cho đến những loại hạt như Kenya hay Ethiopia, đồng thời đảm bảo menu có đủ cách pha từ pha thủ công cho đến sử dụng những dụng cụ chuyên biệt như Syphon hay Aeropress.
2.3. Để phát triển chiến lược tiếp thị hiệu quả
Yếu tố cuối cùng đòi hỏi bạn phải định vị khách hàng mục tiêu chính là để lập các kế hoạch tiếp thị. Bởi khi chọn phương hướng tiếp thị, bạn sẽ cần có những nội dung và cách thứ thể hiện riêng chẳng hạn để tiếp cận những khách hàng trẻ, thích đi cà phê chụp ảnh thì những tấm hình check-in ấn tượng hoặc những góc chụp bắt mắt là nội dung hiệu quả, cùng với đó là các chương trình khuyến mãi liên quan đến việc check-in hay chụp ảnh sẽ thu hút họ. Còn với khách hàng sành cà phê thì những thông tin thú vị xung quanh các loại hạt, cách pha hay hình ảnh các công đoạn rang, pha chế là điều kéo họ đến quán.
Dù hiện nay sự phát triển của mạng Internet và mạng xã hội giúp việc tiếp thị trở nên hiệu quả và tiết kiệm hơn rất nhiều, nhưng không vì thế mà bạn chủ quan nghĩ rằng chỉ cần chạy quảng cáo là quán sẽ được chú ý. Vì những kinh nghiệm khi mở quán cafe cho thấy rằng sự hiệu quả của một chiến lược truyền thông được tính bằng lượt khách đến quán chứ không bằng những con số “ảo”. Do đó chỉ khi nội dung phù hợp và đúng mong đợi của người dùng, thì bạn mới thực sự thành công.
3. Bắt trend hay chọn hướng đi riêng
Với việc ngày càng có nhiều xu hướng mới ra đời hoặc du nhập từ nước ngoài, một thách thức mà các chủ quán thiếu những kinh nghiệm khi mở quán cafe thường hoang mang là liệu quán nên mở theo xu hướng – trend tại thời điểm mở quán hay có cho mình một phong cách riêng. Thực ra, điều này còn phụ thuộc vào quy mô quán cũng như chiến lược bạn theo đuổi, bởi với các quán có không gian lớn thì theo những kinh nghiệm khi mở quán cafe bạn nên duy trì một phong cách riêng cho quán. Vì khi có bất kỳ thay đổi nào, bạn sẽ tốn rất nhiều chi phí nếu muốn tạo sự đồng nhất cho quán. Trong khi những quán nhỏ có diện tích nhỏ khoảng dưới 100 mét vuông thì sẽ linh hoạt hơn, do đó, bạn hoàn toàn có thể “chạy theo trend” thay đổi cách trang trí hoặc thiết kế hàng năm.
Xem thêm: Những Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Cá Koi Sớm Thành Công
Một lời khuyên trong những kinh nghiệm khi mở quán cafe là nếu bạn vẫn muốn nắm bắt xu hướng thì cách thay đổi đơn giản nhất là menu, chẳng hạn có một thời điểm mọi người bị thu hút bởi nguyên liệu tinh than tre, bạn hãy tạo ra một menu giới hạn trong 2 – 3 tháng với những món uống làm từ thành phần này. Và sau thời gian đó, hãy tiếp tục đổi mới menu với một nguyên liệu “gây sốt” khác. Cách này vừa giúp quán có thêm hơi thở mới vừa là điểm nổi bật làm khách phải quay lại quán.
Mở quán cafe nhìn thì có vẻ dễ và đầy tiềm năng nhờ nhu cầu ổn định cùng lợi nhuận hấp dẫn nhưng khi bắt tay vào làm, sẽ có vô vàn vấn đề phát sinh. Vì thế, nếu là người mới, những kinh nghiệm khi mở quán cafe được chia sẻ hy vọng sẽ là cơ sở nền tảng giúp bạn quản trị và điều hành quán thành công như mong đợi.
Như Quỳnh
