Bí Kíp “Chạy Hết Công Suất” Khi Mở Cửa Xuyên Tết Cho Nhà Hàng, Quán Cà Phê

Dịp Tết là thời điểm vàng để các nhà hàng, quán cà phê tranh thủ “hốt bạc”, do vậy mà có không ít nơi mở cửa xuyên Tết để tối đa lợi nhuận kiếm được, khởi đầu một năm mới “bội thu”. Dù vậy, dịp Tết cũng là thời điểm lượng khách tăng vượt trội, khối lượng công việc theo đó cũng dày đặc hơn, đè nặng áp lực lên dây chuyền vận hành mà chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể khiến hoạt động kinh doanh bị “trật đường ray”, không đạt được mục tiêu mong muốn. Chính vì thế, để có thể mở cửa xuyên Tết hiệu quả, các quán cà phê, nhà hàng cần có chiến lược cẩn thận, chuẩn bị sẵn sàng trước khi bước vào “cuộc chiến” này. 

1. Yếu tố nhân sự đóng vai trò quan trọng khi mở cửa Xuyên Tết

1.1. Sắp xếp ca làm của nhân viên hợp lý khi mở cửa xuyên Tết

Nhân sự là yếu tố quan trọng hàng đầu khi quyết định mở cửa xuyên Tết, bởi đây sẽ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, làm cầu nối cho mọi yếu tố khác để duy trì dây chuyền vận hành ngày Tết luôn diễn ra trơn tru và hiệu quả. Với số lượng khách tăng vượt trội vào những ngày Tết sẽ đòi hỏi số lượng nhân viên cần thiết cũng phải nhiều hơn so với ngày thường để đảm bảo phục vụ chu toàn và kịp thời. Chủ quán nên sắp xếp nhân sự từ trước Tết khoảng 1-2 tuần để chuẩn bị sẵn sàng số lượng như kế hoạch, hạn chế “nước đến chân mới nhảy” và kịp thời bổ sung nhân lực khi có phát sinh. 

Ngoài những nhân viên chính thức đăng ký làm xuyên Tết, chủ quán cũng có thể tuyển dụng thêm nhân viên làm part-time theo ca hoặc nhân viên thời vụ để giảm tải áp lực cho đội ngũ của mình. Tuy nhiên, chỉ nên tuyển dụng nhân viên ngoài tại các vị trí như phục vụ, pha chế, hoặc bảo vệ, và tuyển trước Tết khoảng 1 tháng để mọi người có đủ thời gian đào tạo và làm quen với công việc. Các vị trí quan trọng như bếp trưởng, thu ngân hay quản lý, hơn hết vẫn nên để người có kinh nghiệm và có sự gắn bó lâu dài với quán đảm nhận để tránh các trường hợp không hay xảy ra. 

1.2. Cân nhắc mức lương thưởng xứng đáng cho nhân sự mùa Tết

So với các dịp lễ khác trong năm, ngày Tết là thời điểm mọi người nôn nóng được về quê để dành thời gian cho gia đình của mình nhất. Dù vậy, vẫn sẽ có những người xa quê không về được, hoặc thông cảm ở lại hỗ trợ chủ quán trong ngày Tết. Chính vì thế, nhà hàng, quán cà phê cần có chính sách lương thưởng xứng đáng, vừa để trả công ngày làm, cũng vừa để động viên tinh thần, làm món quà Tết bù đắp cho những nỗ lực của họ.

Nếu chưa biết cách tính toán lương thưởng mùa Tết như thế nào cho hợp lý, thì nhà hàng, quán cà phê có thể dựa trên quy định pháp luật để thực hiện theo. Về cơ bản, căn cứ theo điều 98, Bộ luật lao động 2019 quy định về mức lương làm thêm giờ, thì nhân viên đi làm vào các dịp lễ, Tết sẽ được hưởng ít nhất 300% lương so với ngày lương cơ bản hoặc lương thực trả theo công việc đang làm. Như vậy, tổng số tiền lương cho một ngày làm việc mà nhân viên nhà hàng làm trong kỳ nghỉ sẽ cao hơn 4 lần so với ngày thường, chưa bao gồm các khoản làm thêm vào ban đêm, thưởng thêm theo hiệu suất làm việc và ngày nghỉ có lương. 

Theo đó, lương cho nhân viên làm việc xuyên Tết có thể được tính bằng công thức:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 300% so với tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm x Số giờ làm thêm.

1.3. Chuẩn hóa quy trình phục vụ cho đội ngũ nhân viên

Lượng khách đông hơn vào ngày Tết có thể khiến nhân viên luống cuống và xảy ra sai sót nếu không có quy trình phục vụ chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Việc chuẩn hóa quy trình sẽ giúp toàn bộ đội ngũ nhân sự biết được vai trò công việc của mình, hiểu rõ công việc và biết cách phối hợp hiệu quả giữa các vị trí để đảm bảo dây chuyền vận hành được suôn mượt nhất. Do vậy, chủ quán cần xây dựng quy trình phục vụ và đào tạo bài bản cho nhân viên mình, đặc biệt là những bạn làm part-time và thời vụ. 

Chẳng hạn, nhân viên đứng quầy order sau khi nhận thông tin gọi món sẽ lập tức chuyển đơn cho nhân viên quầy bar để pha chế thức uống, nhân viên phục vụ sẽ là người theo dõi quá trình hoàn thành đơn, phục vụ, và quan sát khu vực của khách để đảm bảo hỗ trợ kịp thời, cũng tiếp đón lượt khách mới. Như vậy sẽ tối ưu công suất khách hàng và gia tăng doanh thu hiệu quả hơn.

2. Trang bị thiết bị, máy móc và nguyên vật liệu khi mở cửa xuyên Tết

2.1. Chuẩn bị sẵn sàng nguyên vật liệu cho mở cửa xuyên Tết

Để mở cửa xuyên Tết hiệu quả thì nhà hàng, quán cà phê cần chuẩn bị sẵn sàng mọi nguyên liệu cần thiết, kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế lẫn trên phần mềm để đảm bảo có đủ nguyên liệu, tránh tình trạng hết hàng đột ngột làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Đối với các loại thực phẩm khô, có thời hạn sử dụng lâu dài, quán có thể nhập hàng trước theo số lượng nhất định vừa để tránh tình trạng bị đẩy giá trong ngày Tết, vừa để giảm tải phần nào khối lượng công việc, tập trung tốt hơn cho những khía cạnh khác. Đối với các thực phẩm tươi, có thời hạn sử dụng ngắn như hoa quả, đá viên,… không thể nhập theo số lượng lớn thì chủ quán cần chuẩn bị sẵn nguồn cung ứng, đảm bảo luôn ở thế chủ động trong mọi tình huống liên quan đến nguyên liệu, đồng thời cũng thương lượng giá cả rõ ràng, tránh tình trạng bị đẩy giá trong những ngày Tết.

2.2. Kiểm tra máy móc, thiết bị và dụng cụ pha chế 

Việc kiểm tra máy móc, thiết bị hay dụng cụ pha chế trước dịp Tết là bước vô cùng cần thiết bởi thời điểm này hầu hết các đơn vị sửa chữa và bảo hành đều sẽ nghỉ theo chính sách nhà nước. Do vậy, để tránh xảy ra trường hợp máy pha cà phê, tủ đông hay tủ lạnh bị hỏng vào dịp Tết, không có đội sửa chữa kịp thời, làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh, thì các nhà hàng, quán cà phê nên tiến hành kiểm tra cẩn thận toàn bộ máy móc và bảo trì kịp thời. 

Ngoài ra, các máy móc cơ bản như máy xay sinh tố, máy ép trái cây, két đựng tiền, bình xịt kem,… hay các dụng cụ cần thiết như bình shaker, ca đong, tamper nén cà phê,… cũng cần được kiểm tra định kỳ, thay mới khi đã quá cũ hoặc có hư hỏng, cũng như vệ sinh sạch sẽ và căn dặn nhân viên bảo quản cẩn thận để giảm thiểu tối đa những hư hại không đáng có trong thời gian mở cửa xuyên Tết.

2.3. Đầu tư giải pháp công nghệ khi mở cửa xuyên Tết

Thời điểm Tết là lúc đội ngũ nhân viên phải đảm nhận khối lượng công việc nặng hơn rất nhiều so với ngày thường, một nhân viên thường sẽ phải phục vụ cho nhiều bàn khách khác nhau. Điều này có thể khiến nhân viên bị quá tải, dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn giữa các bạn khách với nhau. Những vấn đề như phục vụ thiếu món, phục vụ món nhầm bàn, phục vụ chậm trễ, hay tính sai hóa đơn cho khách,… tất cả đều đã không còn xa lạ tại các nhà hàng, quán cà phê trong tình trạng đông khách.  

Chính vì thế, đây là lúc cần phải tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ hơn bao giờ hết. Một số công nghệ nổi bật sẽ hỗ trợ vận hành kinh doanh tốt trong mùa Tết như menu điện thử, order thông qua hệ thống tablet, hoặc thiết bị thanh toán cầm tay,… Những giải pháp công nghệ này sẽ giúp quá trình gọi món, cùng các giao dịch thanh toán được đẩy nhanh hơn khi có thể thực hiện ngay tại chỗ ngồi mà không cần nhân viên phải đi đến tận bàn. Ngoài ra, đầu tư vào hệ thống POS có tích hợp phần mềm kế toán sẽ giúp nhà hàng, quán cà phê theo dõi dòng tiền và quản lý tình hình tài chính hiệu quả trong những ngày kinh doanh đầu năm bận rộn. 

3. Các hoạt động marketing khi mở cửa xuyên Tết

3.1. Thông báo với khách hàng khi có phụ thu mùa Tết

Để giải quyết các khoản chi phí tăng đột ngột vào dịp Tết như chi phí nhân công, chi phí nguyên liệu, chi phí điện nước,… nhiều nhà hàng, quán cà phê chọn cách tính thêm phí phụ thu mùa Tết. Lâu dần, khách hàng ngày nay đã quen với việc có tính thêm phí phụ thu cho các dịch vụ bên ngoài vào mùa Tết, và cũng sẵn sàng đồng hành cùng các chủ quán để san sẻ gánh nặng về mặt chi phí vận hành này. 

Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh mà mỗi nơi sẽ có mức phụ thu khác nhau, nhưng mức hợp lý nhất chỉ nên dao động từ 15-20% và tối đa là 25% so với giá thành ngày thường. Ví dụ, sau khi tính toán cẩn thận các khoản chi phí tăng lên trong dịp tết và quyết định phụ phí 25%, thì một cốc cà phê vào ngày thường được bán với giá 28.000 đồng, thì ngày tết sẽ được bán 35.000 đồng/cốc. Mức chênh lệch này không tăng quá nhiều so với ngày thường nên dễ dàng được khách hàng chấp nhận hơn.

Hơn hết, điều quan trọng là phải thông báo với khách hàng về vấn đề phụ thu, đảm bảo mỗi người đều biết rõ và chấp nhận chương trình phụ thu này trước khi đến quán, cũng như gọi món. Việc thông báo đến tất cả khách hàng là cách để duy trì tính minh bạch và uy tín cho nhà hàng, quán cà phê, không lấp lửng, che giấu để khách hàng cảm thấy mình bị lừa dối khi đột nhiên “bị thu thêm” mà không rõ lý do. 

3.2. Đẩy mạnh các hoạt động bán hàng online và ship tận nơi

Tết là thời điểm nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tăng cao không chỉ với các dịch vụ bên ngoài mà còn cả dịch vụ đặt giao tận nhà. Nhiều người thích cảm giác được thoải mái ở nhà thưởng thức bữa ăn, thức uống của mình hơn là phải ra quán trong cảnh người đông, ồn ào. Chính vì thế, khách hàng online cũng là nhóm đối tượng tiềm năng để khai thác lợi nhuận mà các nhà hàng, quán cà phê không nên bỏ qua. 

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, cũng như hợp tác cùng các ứng dụng giao hàng của bên thứ ba để mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng của mình, thúc đẩy kinh doanh online để tăng thêm nguồn doanh thu hiệu quả. Nhà hàng, quán cà phê có thể linh hoạt giữa đội ngũ giao hàng nội bộ và của bên thứ ba để đảm bảo có đủ nhân lực cho các hoạt động bán hàng online, tránh trường hợp dịch vụ bị quá tải khiến giao hàng chậm trễ, làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

3.3. Lên kế hoạch marketing mùa Tết để thu hút khách hàng

Nhà hàng, quán cà phê mở cửa xuyên Tết nhưng lại không có khách hàng nào biết để đến trải nghiệm thì mọi sự chuẩn bị đều trở nên vô nghĩa. Do vậy, để lôi kéo khách hàng hiệu quả cần có những chiến lược marketing rõ ràng để giới thiệu về dịch vụ, sản phẩm, cũng như các chương trình mùa Tết của mình nhằm thu hút sự chú ý của đám đông. Đặc biệt, không thể bỏ qua công cụ truyền thông hữu hiệu nhất hiện nay chính là các nền tảng mạng xã hội, càng viral càng đông khách.

Một số ý tưởng marketing mùa Tết hiệu quả cho nhà hàng, quán cà phê như sáng tạo thực đơn riêng cho mùa Tết, trang trí không gian theo chủ đề mùa Tết, triển khai các chương trình khuyến mãi mùa Tết, tổ chức các minigame, hợp tác cùng các Influencer,… Để thu được kết quả truyền thông như mong muốn, các hoạt động marketing này cần được lên kế hoạch từ sớm và triển khai trước thời gian Tết khoảng 1 tháng để đảm bảo mức độ lan tỏa và tiếp cận khách hàng. 

4. Theo dõi doanh thu, lợi nhuận khi mở cửa xuyên Tết

Một trong những khó khăn của các nhà hàng, quán cà phê khi mở cửa xuyên Tết là không có nhiều thời gian để theo dõi doanh số bán hàng một cách cụ thể và chính xác. Đồng thời, với doanh số bán hàng tăng cao cũng sẽ kéo theo các báo cáo có nhiều dữ liệu hơn, điều này càng gây áp lực lên việc theo dõi doanh thu và lợi nhuận cho chủ quán. Có thể dẫn đến một số vấn đề thất thoát như nhân viên thu ngân lợi dụng kẽ hở để báo cáo không trung thực, không in hóa đơn/hủy bill rồi nhận tiền của khách rồi “đút túi”, hay quán đông khách nhân viên có thể thu thiếu tiền hoặc quên thu tiền, tự ý thu thêm phí dịch vụ ngày Tết,…

Do vậy, chù quán dù bận như thế nào cũng nên dành thời gian theo dõi tình hình doanh thu, lợi nhuận cũng như các báo cáo bán hàng một cách chặt chẽ. Ngoài việc lắp đặt camera giám sát, cắt cử quản lý hoặc chủ quán có mặt để trực tiếp quán xuyến, thì việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp nhà hàng, quán cà phê hạn chế được các tình trạng nhân viên gian lận, thất thoát sổ sách, cũng như kiểm soát và theo dõi các khoản chi phí, doanh thu của cửa hàng hiệu quả.

Trên đây là một số giải pháp giúp các nhà hàng, quán cà phê có thể “chạy hết công suất” khi mở cửa xuyên Tết, giảm thiểu tối đa các sai sót có thể xảy ra do khách đông, nhiều việc. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp các chủ quán có được một mùa Tết kinh doanh hiệu quả và “bội thu” nhất.