Nội quy nhân viên là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào nhằm đảm bảo sự đồng nhất và chuyên nghiệp trong dây chuyền vận hành. Dù bạn đang sở hữu một chuỗi cửa hàng cà phê, hay chỉ là một quán nhỏ, thì việc xây dựng quy chuẩn làm việc và văn hóa nội bộ đều đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý nhân viên chặt chẽ nhưng vẫn không khiến đội ngũ cảm thấy gò bó là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo mẫu nội quy nhân viên quán cafe mới nhất 2023 sau để xây dựng bộ nội quy hiệu quả cho quán cafe của mình.

1. Tầm quan trọng của nội quy nhân viên quán cafe

Xây dựng kỷ luật trong môi trường nội bộ: Bộ nội quy nhân viên là cơ sở để các chủ quán cafe thực thi quyền quản lý của mình. Các nội quy sẽ giúp chủ quán đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn làm việc theo nguyên tắc tiêu chuẩn để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả nhất. Đồng thời, thông qua bộ nội quy nhân viên cũng sẽ giúp mọi người có động lực làm việc hơn với các mức thưởng phạt và chính sách phúc lợi rõ ràng. 

Đảm bảo mọi người đều làm việc vì mục tiêu chung: Mỗi quán cafe đều sẽ có rất nhiều nhân viên đảm nhận các vị trí và trách nhiệm công việc khác nhau, thế nhưng với bộ nội quy tiêu chuẩn sẽ đặt ra mục tiêu chung để mọi người cùng nỗ lực đạt được. Nếu không xây dựng nội quy rõ ràng có thể khiến dây chuyền vận hành của quán cafe trở nên rời rạc, thiếu tính đồng nhất và hoạt động không hiệu quả. 

Cải thiện văn hóa nội bộ: Khi mọi người đều hiểu được trách nhiệm công việc của mình và cùng nỗ lực làm việc để hướng đến mục tiêu chung, điều này sẽ giúp bạn tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, văn hóa nội bộ tích cực và sở hữu đội ngũ nhân viên có năng lực. Thêm vào đó, văn hóa nội bộ tích cực còn cho phép bạn xây dựng ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng. Bởi khách hàng sẽ có được trải nghiệm dịch vụ trọn vẹn khi đội ngũ nhân viên hài lòng với công việc của họ, từ đó giúp bạn tăng lợi thế cạnh tranh cho quán cafe của mình trên thị trường. 

Xử lý các sự cố và khủng hoảng: Bộ nội quy nhân viên quán cafe sẽ giúp bạn biết cách xử lý các vấn đề không hay có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, chẳng hạn như trường hợp nhân viên phạm lỗi, khách hàng có khiếu nại, hay giữa đồng nghiệp có bất đồng ý kiến với nhau,… Đồng thời, các nguyên tắc tiêu chuẩn cũng sẽ hạn chế tai nạn cho đội ngũ nhân viên bằng các quy định và biện pháp an toàn tại nơi làm việc.

Duy trì và phát triển quán cafe: Không một hoạt động kinh doanh nào có thể tồn tại lâu dài nếu nội bộ xáo trộn và không đồng lòng. Chính vì thế, chủ quán sẽ cần có văn bản nội quy để quản lý hiệu quả và đặt giới hạn cho đội ngũ nhân viên của mình, để mọi người biết được điều gì được chấp thuận và điều gì không phù hợp tại nơi làm việc. 

2. Mẫu nội quy nhân viên quán cafe mới nhất 2023 

2.1. Nội quy nhân viên quán cafe về thời gian làm việc

Tùy vào đặc thù kinh doanh của từng quán cafe mà thời gian làm việc có thể linh hoạt thay đổi cho phù hợp hơn. Tuy nhiên nhìn chung, thời gian làm việc cho đội ngũ nhân viên tại quán cafe có thể được phân chia cụ thể như sau:

Đối với nhân viên toàn thời gian

• Ca sáng: 6:30 – 14:30 tất cả các ngày
• Ca chiều: 14:30 – 22:30 tất cả các ngày

Đối với nhân viên bán thời gian

• Ca 1: 8:00 – 13:00 tất cả các ngày
• Ca 2: 13:00 – 17:00 tất cả các ngày
• Ca 3: 17:00 – 22:30 tất cả các ngày

Đối với nhân viên ca gãy

Nhân viên ca gãy, hay còn gọi là nhân viên ca xoay, là ca làm việc đặc trưng riêng thường chỉ có trong kinh doanh ngành dịch vụ. Tùy vào nhu cầu kinh doanh và thời điểm cửa hàng đông khách, mà nhân viên ca gãy sẽ được sắp xếp thời gian phù hợp. Trên thực tế, ca gãy cũng làm 5 tiếng/ca tương tự nhân viên bán thời gian, nhưng sẽ không nhận ca liên tục mà chia làm hai khoảng thời gian cách nhau. Ví dụ:

• Ca gãy 1: 10:00 – 15:00 theo ngày kế hoạch
• Ca gãy 2: 18:00 – 22:30 theo ngày kế hoạch

Ngày nghỉ

Quán cafe thường không có ngày nghỉ cố định mà chỉ có một ngày nghỉ trong tuần được đăng ký trước khi xác nhận ca làm việc, hoặc nghỉ đột xuất theo yêu cầu của quản lý. Mọi nhân viên cần có trách nhiệm theo lịch làm việc đã đăng ký. 

Trong trường hợp có việc đột xuất cần xin nghỉ (Nghỉ bệnh, bận việc gia đình,…), nhân viên phải tự đề xuất và thỏa thuận với nhân viên khác để làm thay hoặc đổi ca. Nếu nhân viên không tìm được người thay thế sẽ bắt buộc phải tuân theo đúng lịch làm việc đã đăng ký. Ngoài ra, đối với nhân viên nghỉ đột xuất không thông báo, hoặc thông báo muộn khiến quản lý không kịp sắp xếp nhân sự thay thế sẽ bị ghi nhận và phải chịu trừ khoản thưởng trong tháng. 

Ngày lễ tết

Quán cafe không có ngày nghỉ lễ theo quy định nhà nước. Tuy nhiên, các nhân sự đi làm vào ngày lễ sẽ được trả 300% mức lương so với ngày làm việc thông thường. 

Nghỉ trưa & ăn tối

Thời gian làm việc tại quán cafe thường không có giờ nghỉ trưa và giờ ăn tối, nhân viên chủ động tự cân đối giữa thời gian nghỉ trưa và nhu cầu ăn uống trong khung giờ vắng khách. Nhân viên tuyệt đối không được nghỉ trưa hoặc ăn uống khi đang phục vụ khách hàng, và cũng không được nghỉ trưa hoặc ăn uống theo nhóm. Quản lý cửa hàng có trách nhiệm điều phối thời gian nghỉ ngơi, ăn uống của nhân viên để đảm bảo mọi người luôn trong trạng thái sẵn sàng đón tiếp và phục vụ.

2.2. Nội quy nhân viên quán cafe về tác phong làm việc

Chấm công

Nội quy nhân viên quán cafe cần yêu cầu rõ ràng nhân viên phải thực hiện chấm công ngay khi đến cửa hàng. Trong trường hợp máy chấm công bị hỏng hoặc lỗi hệ thống, nhân viên có trách nhiệm thông báo cho quản lý ghi nhận chi tiết vào bảng chấm công thời gian bắt đầu làm việc, ký tên, và yêu cầu quản lý ký tên xác nhận. Nghiêm cấm triệt để các trường hợp ký tên thay, nếu phát hiện có nhân viên gian lận trong thao tác chấm công sẽ phải chịu các hình thức kỷ luật theo nội quy chung. 

Vệ sinh cá nhân

Với môi trường làm việc của ngành F&B như quán cafe bắt buộc mỗi cá nhân đều phải đảm bảo giữ vệ sinh cẩn thận như không có mùi cơ thể khi tiếp xúc với khách hàng, đầu tóc gọn gàng, quần áo chỉn chu, và sử dụng khẩu trang/găng tay khi pha chế thức uống để hạn chế tối đa chất bẩn có thể rơi vào đồ ăn/thức uống của khách hàng. 

Đồng phục và hình thức

Nhân viên bắt buộc phải mặc đồng phục và các trang thiết bị theo quy định cửa hàng bao gồm áo đồng phục, tạp dề, và mũ (nếu có). Trong trường hợp nhân viên chưa được cấp đồng phục, hoặc đồng phục hỏng chưa kịp thay mới sẽ cần báo ngay cho quản lý, và tự chuẩn bị trang phục có màu sắc/kiểu dáng tương đương với đồng phục cho ca làm việc của mình. Nhân viên có trách nhiệm bảo quản và hoàn trả đồng phục theo đúng số lượng thực tế đã ký nhận khi kết thúc hợp đồng. Trong trường hợp không thể hoàn trả, chi phí đồng phục sẽ được trừ vào lương tháng cuối của nhân viên.

Ngoài đồng phục, toàn bộ nhân viên cũng cần tuân theo các quy định khác về hình thức như không đeo quá nhiều trang sức gây cản trở thao tác làm việc, nhân viên nữ trang điểm nhẹ nhàng, không nhuộm tóc hoặc sơn móng tay màu sắc quá nổi bật, nhân viên nam đầu tóc gọn gàng và cạo râu sạch sẽ.

Tác phong phục vụ

Trong quá trình làm việc, nội quy nhân viên quán cafe quy định:

• Nhân viên không được tự ý rời vị trí làm việc khi chưa có sự cho phép của quản lý. 
• Nhân viên không được nằm, ngồi, hoặc nghỉ ngơi tại khu vực làm việc.
• Nhân viên luôn phải thể hiện thái độ tôn trọng và lịch sự với khách hàng, cấp trên và đồng nghiệp.
• Nhân viên không được nói chuyện riêng và làm ồn gây ảnh hưởng đến khách hàng. 
• Nhân viên không được sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân hoặc làm việc riêng khi chưa có sự đồng ý của quản lý. 
• Nhân viên không được lơ là công việc của mình khi đang phục vụ khách hàng. 

2.3. Nội quy nhân viên quán cafe về ứng xử với khách hàng

• Trong trường hợp khách hàng có khiếu nại, nhân viên phải có ý thức lắng nghe khách hàng trình bày, ngay lập tức xin lỗi và mong khách hàng thông cảm, luôn giữ bình tĩnh để xử lý tình huống theo đúng quy trình đã được đào tạo. 
• Trong trường hợp nhân viên không xử lý được, nhân viên vẫn phải xin lỗi và mong khách hàng thông cảm. Đồng thời liên hệ với quản lý để đề xuất phương án giải quyết tốt nhất.
• Tuyệt đối không được tranh cãi, hoặc có hành vi, thái độ không đúng mực với khách hàng.

2.4. Nội quy nhân viên quán cafe về bảo quản tài sản

Đối với các tài sản thất lạc 

• Đồ đạc, vật dụng thu nhặt được trong quá trình làm việc không nằm trong danh sách các trang thiết bị và dụng cụ của quán cafe cần được gửi ngay cho quản lý hoặc bộ phận thu ngân để lưu giữ. 
• Khách hàng đến nhận lại tài sản bị thất lạc cần chứng minh được quyền sở hữu và ký biên nhận bàn giao tài sản bị thất lạc.
• Trong trường hợp 3 tháng vẫn không có khách hàng đến nhận, quản lý nhà hàng có toàn quyền quyết định đối với tài sản thất lạc.

Đối với tài sản chung

Tài sản chung của quán cafe là toàn bộ các trang thiết bị vật chất, công cụ dụng cụ, nguyên liệu pha chế, tiền bạc,… được trang bị nhằm phục vụ cho các mục đích kinh doanh. Mỗi nhân viên trong quán cafe đều phải có trách nhiệm bảo vệ tài sản chung, tránh làm hư hỏng hay thâm hụt vì bất kỳ lý do gì. Cụ thể:

• Nhân viên cần nghiêm túc tuân thủ các quy trình bảo quản hàng tồn kho để hạn chế tối đa lãng phí nguyên liệu nguyên liệu pha chế hoặc duy trì trong mức độ cho phép.
• Nhân viên không được tự ý di chuyển hoặc tháo gỡ bất kỳ trang thiết bị nào khi chưa có sự cho phép của người quản lý.
• Luôn phải để vật dụng đúng nơi quy định, và phải chịu sự giám sát của bộ phận an ninh, hoặc người có trách nhiệm kiểm tra tài sản chung.
• Trong trường hợp để xảy ra các thiệt hại làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, nhân viên cần báo cáo ngay cho quản lý, sau đó căn cứ theo nguyên nhân, mức độ thiệt hại để quyết định hình thức xử phạt và đền bù hợp lý theo nội quy nhân viên quán cafe.

Đối với bảo mật thông tin, tài liệu 

Toàn bộ các thông tin và dữ liệu mật mang lại giá trị doanh thu đều là những tài sản vô cùng quan trọng của một quán cafe. Vì vậy nghiêm cấm tuyệt đối:

• Phát tán hoặc chia sẻ tài liệu về chiến lược kinh doanh của quán cafe.
• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin về các khoản thu, khoản chi của quán cafe.
• Phát tán hoặc chia sẻ các tài liệu đào tạo, quy trình vận hành, triển khai của quán cafe.
• Phát tán hoặc chia sẻ các quy trình, công thức pha chế đồ ăn, đồ uống của quán cafe.
• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin khách hàng tại quán cafe.
• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin về chủ nhà hàng, quản lý mà không được sự cho phép.
• Phát tán hoặc chia sẻ thông số kỹ thuật máy móc liên quan tới tài sản trang thiết bị của quán cafe.

2.5. Nội quy nhân viên quán cafe về an toàn vệ sinh lao động

Phòng cháy chữa cháy

• Nhân viên tuyệt đối không được phép hút thuốc trong khu vực không được hút thuốc của quán cafe, đồng thời hướng dẫn khách hàng hút thuốc tại khu vực được cho phép.
• Yêu cầu nhân viên cần tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc phòng cháy chữa cháy đã được quy định và hướng dẫn đào tạo.
• Bảo quản trang thiết bị phòng cháy chữa cháy của nhà hàng.

An toàn vệ sinh lao động

• Tuyệt đối chấp hành các quy định về an toàn vệ sinh lao động được quy định và hướng dẫn đào tạo.
• Xử lý rác thải thực phẩm trong quá trình chế biến đúng quy trình, tuyệt đối không để rác thải đầy thùng rác.
• Dọn dẹp vệ sinh khi kết thúc ngày làm việc.
• Tuyệt đối không để không gian phục vụ khách có mùi bất thường. Báo cáo ngay với quản lý khi xảy ra vấn đề và mời khách hàng ngồi ở khu vực khác.
• Đồ dùng cá nhân có khả năng ảnh hưởng đến an toàn lao động phải được cất giữ trong khu vực tủ nội bộ của nhân viên.

2.6. Nội quy nhân viên quán cafe về xử lý vi phạm

Chế độ xử lý vi phạm rõ ràng là yếu tố để nhân viên phải nghiêm túc tuân theo các nội quy đã đề ra. Tùy vào tính chất sự việc và mức độ nghiêm trọng của lỗi vi phạm mà quán cafe có thể đề xuất hình thức xử phạt phù hợp. 

Giảm trừ hoặc không xét duyệt khoản thưởng doanh số

• Khi vi phạm nội quy quá 3 lần trong tháng.
• Khi vi phạm dưới 3 lần nhưng lặp lại qua các tháng.

Buộc thôi việc

• Khi vi phạm trên 3 lần trong tháng, hoặc lặp lại nhiều lần
• Sử dụng trang thiết bị, vật dùng và tài sản của quán cafe cho các mục đích cá nhân.
• Có hành vi gian lận trong bảng chấm công, bảng lương.
• Có hành vi gian lận với tiền tip, tiền hoa hồng của khách hàng.
• Có hành vi và thái độ không đúng mực với khách hàng.
• Cố ý làm hư hại tài sản và thương hiệu của quán cafe.

Nội quy nhân viên quán cafe rõ ràng và chặt chẽ không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả đội ngũ của mình, mà còn xây dựng văn hóa nội bộ tích cực, môi trường làm việc lý tưởng, và tạo thiện cảm để thu hút khách hàng. Trên đây là mẫu nội quy nhân viên quán cafe mới nhất 2023 hy vọng có thể giúp các chủ quán tham khảo và áp dụng cho quán cafe của mình.