Khi cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn và lợi nhuận thu hẹp dần, đã đến lúc bạn cần học cách quản lý dữ liệu. Trên thực tế, đa phần các nhà hàng, quán ăn, người kinh doanh dịch vụ ăn uống,.. đều không biết cách tận dụng triệt để nguồn dữ liệu mà mình có cho công việc kinh doanh của mình, để đến lúc nhận ra thì đã quá muộn. Nó giống như câu chuyện về con ếch được đặt trong một nồi nước đang từ từ nóng lên. Nó sẽ không nhận ra nước đang dần nóng lên từ từ, cho đến lúc nhận ra thì đã trở thành 1 nồi soup ếch.
[crp]
Vậy, đâu là cơ sở để đo lường, theo dõi hiệu quả/hiệu suất công việc?
Nội dung chính
KPI là ‘cái quái’’ gì?
Câu trả lời khá đơn giản: KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. Nó là cực kì cần thiết để theo dõi những chỉ số hoạt động của doanh nghiệp. Bây giờ, trước khi nói “xin lỗi, Tôi quá bận” nên không theo dõi KPI, hãy cho phép tôi nói điều này: “Nếu bạn không biết các chỉ số hoạt động quán của bạn, bạn không phải là người làm kinh doanh. Những gì bạn làm chỉ là sở hữu 1 sở thích, và là một sở thích tốn kém”
Hãy phân biệt rõ giữa việc bạn “không bao giờ có thời gian” với việc “đặt thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng hơn”. Tôi khẳng định rằng nếu bạn muốn thành công hay đơn giản chỉ là để tồn tại trong thị trường hiện nay, thì việc theo dõi các chỉ số là điều cực kỳ quan trọng. Hãy nghĩ nó như không khí: bạn cần có để sống.
Tại sao bạn cần theo dõi KPI
Đây là vấn đề mấu chốt: Các chỉ số giống như thời gian và chúng vẫn đều đặn thay đổi từng ngày từng giờ dù bạn có đang theo dõi chúng hay không! Theo dõi KPI giống như theo dõi nhịp tim. Bạn cần phải theo dõi thường xuyên vì đó là nguồn sống của quán bạn.
Cũng như vấn đề sức khỏe nếu không theo dõi thường xuyên dẫn tới sự suy yếu trong cơ thể, sức khỏe tài chính doanh nghiệp không được theo dõi thường xuyên dẫn tới sự thất bại của doanh nghiệp đó. Vì vậy, nếu bạn là chủ doanh nghiệp/ nhà đầu tư/ quản lý thì hiểu về KPI ngay bây giờ để tránh mắc phải những sai lầm.
KPI cần đáp ứng những yêu cầu gì?
Có một vài yêu cầu cần biết trước khi thiết lập KPI:
- Nó phải cụ thể và đo lường được.
- Nó phải góp phần thúc đẩy nhằm cải thiện kinh doanh.
- Nó phải dễ hiểu.
- Nó phải được theo dõi thường xuyên.
- Nó phải được minh bạch
- Ai cũng cần có trách nhiệm đảm bảo KPI được thực hiện
KPI là một công cụ tuyệt vời, và cũng giống như bất kỳ công cụ nào, chúng chỉ hiệu quả nếu bạn biết sử dụng chúng. Khi bạn có các KPI hợp lý cùng một kế hoạch thực hiện khả thi chắc chắn sẽ thành công.
KPI có thể được phân thành hai loại: Lagging Indicator và Leading Indicator
Lagging Indicator – chỉ số sau (hay còn gọi là “chỉ số thứ cấp”) chúng thể hiện kết quả, nhưng không có giá trị trong việc cải tiến trong tương lai. Ví dụ như: Doanh số, số lượng khách trong ngày
Leading Indicator – chỉ số trước (hay còn gọi là “chỉ số sơ cấp”, “chỉ số dẫn dắt hiệu suất”). Các chỉ số này mang tính dự đoán nhiều hơn là hành động tức thời, tạo cơ hội ảnh hưởng và thay đổi tương lai. Ví dụ như: lượng khách trung bình trên ngày (GPA). Nếu biết GCA ngày hôm nay, bạn có thể đào tạo lại nhân viên, điều này sẽ tác động đến chỉ số Leading Indicator doanh thu của ngày hôm đó. Leading Indicator là những yếu tố thúc đẩy kết quả; Lagging Indicator cho biết bạn đã làm thế nào. Bạn cần cả hai!
- Bắt đầu từ đâu
Có khoảng 36 chỉ tiêu KPI mà quán của bạn có thể sử dụng theo dõi. Tuy nhiên không phải KPI nào cũng có thể “khả thi”. Tuy nhiên, chỉ có một vài tiêu chí là thường xuyên được sử dụng và thực sự bất kỳ mô hình kinh doanh nhà hàng, quán cà phê nào cũng phải lưu ý. Để giúp bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch quản trị KPI, F&B Việt Nam sẽ gọi ý cho bạn một vài tiêu chí đánh xác lập KPI
- Dòng tiền
Dòng tiền là lượng tiền ra – vào của quán trong 1 khoảng thời gian xác định. Tất nhiên, làm kinh doanh ai cũng hướng tới việc nguồn tiền thu cao hơn chi.
Dòng tiền = Dòng tiền vào – dòng tiền ra
- Giá vốn hàng bán
Giá vốn bán hàng ( Cost of goods – COGS) là toàn bộ các nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm cuối cùng đưa đến tay khách hàng – chính là những đồ ăn, món nước mà quán bạn phục vụ. Giá vốn thường là khoản chi phí lớn nhất và là một thước đo quan trọng để tính lợi nhuận.
COGS = Hàng tồn kho đầu kỳ + mua vào trong kỳ – hàng tồn kho cuối kỳ
- Chi phí trực tiếp
Thay vì tìm cách kiếm nhiều tiền hơn, một số chuyên gia sẽ khuyến khích bạn trước tiên xem xét cắt giảm chi phí để cải thiện lợi nhuận. Chi phí trực tiếp là tiêu chuẩn để xác định chi phí vận hành của doanh nghiệp và là hạng mục quan trọng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P&L).
Chi phí trực tiếp = Tổng giá vốn ( COGS) + tổng chi phí thuê lao động
Những nhà hàng có lợi nhuận cao đa phần là những nhà hàng theo dõi P&L theo tuần, chứ không phải theo tháng hay theo quý. Càng theo dõi sát sao báo cáo doanh thu càng giúp bạn nhanh chóng nhận ra vấn đề và hạn chế tối thiểu các rủi ro.
- RevPASH
RevPASH là viết tắt của revenue per available seat hour – doanh thu tính trên giờ. Phép tính này rất có ích trong việc đo lường được việc sử dụng và doanh thu của 1 chỗ ngồi trong 1 giờ và cho phép hiểu và lên kế hoạch tốt hơn. Được phát triển bởi Sheryl E. Kimes tại Đại học Cornell, RevPASH được sử dụng để sắp xếp ca làm việc phù hợp, lên kế hoạch mua thực phẩm và cải thiện thời gian quay vòng chỗ ngồi …
RevPash = Tổng doanh thu/ (số ghế có sẵn x giờ mở cửa)
- Phần trăm khách hàng quay trở lại
Một nhà hàng/ quán ăn chỉ có thể tồn tại và phát triển được khi có cho mình càng nhiều khách hàng thân thiết. Các chuyên gia cho rằng tất cả các chỉ số trên sẽ đều là vô nghĩa nếu trải nghiệm của khách không tương đương. Chi phí để lôi kéo một khách hàng mới đến nhà hàng đắt gấp sáu, bảy lần so với việc giữ một khách hiện có, đây có thể là cách tốt nhất để đo lường sự thành công của kinh doanh.
Tỷ lệ duy trì = ((Số lượng khách hàng cuối kỳ – số lượng khách mới có được trong khoảng thời gian đó) /số lượng khách đầu kỳ)) x 100
Giả sử bạn khai trương nhà hàng mới vào ngày 1 tháng 9, bạn có 1000 người tới ăn uống trải nghiệm. Bạn có 500 mới trước ngày 30 tháng 9, tuy nhiên 200 người đã không quay lại dùng bữa ở nhà hàng của bạn trong tháng đó. Vì vậy, vào cuối một khoảng thời gian (trong trường hợp của chúng tôi là một tháng), bạn đã có 1300 khách hàng. Vậy tỉ lệ duy trì sẽ là:
((1300-500) / 1000) * 100 = 80
Lưu ý: Điều khó khăn nhất khi tính toán tỷ lệ duy trì là tìm dữ liệu phù hợp với công thức đó. Kiểm tra hệ thống với các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) kết hợp theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng
Điều gì xảy ra tiếp theo?
Bây giờ bạn có một số chỉ tiêu KPI để theo dõi, khi nào bạn nên bắt đầu? Ngay bây giờ!
“Bây giờ” là thời điểm thích hợp nhất để bắt đầu theo dõi các chỉ số kinh doanh. Tôi đã đã tiến hành 1 khảo sát bỏ túi tại một quán quen; có bao nhiêu người biết chi phí của tất cả mọi thứ trong thực đơn của họ’ kết quả chỉ có 11 người trả lời chính xác họ đang trả tiền cho những điều gì. Và chúng tôi đã từng tự hỏi tại sao rất nhiều nhà hàng và quán bar thất bại mỗi năm. Có lẽ đến thời điểm này; tôi hay bạn cũng đều có cho mình câu trả lời nằm ở đâu rồi đấy.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình 3 bước ước tính doanh thu kinh doanh quán chuẩn xác hơn Các khái niệm tài chính cơ bản dành cho chủ quán
