Với những ảnh hưởng từ đại dịch, chắc hẳn dù là thương hiệu lớn hay các hàng quán nhỏ, việc tái cấu trúc lại đội ngũ nhân sự là điều gần như bắt buộc. Tuy nhiên, việc cấu trúc lại cũng đòi hỏi các chủ quán có một số điều cần lưu tâm, chứ không chỉ đơn giản là giảm bớt nhân sự dư thừa. Với những chủ quán chưa có kinh nghiệm trong việc tái cấu trúc tổ chức, hãy chú ý đến những vấn đề được chia sẻ trong bài để đảm bảo tính hiệu quả cho thương hiệu sau này.
[crp]
Tình hình dịch bệnh đã khiến cho các chủ quán gặp khó khăn trong vấn đề tài chính, bên cạnh đó, sự chuyển đổi sang hình thức mua mang đi, giao hàng tận nơi, thay cho phục vụ tại chỗ là những nguyên nhân khiến các chủ quán cần tái cấu trúc lại lực lượng nhân sự. Bởi nếu không thay đổi, các chủ quán sẽ gặp áp lực về chi phí. Tái cấu trúc đội ngũ không phải là nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt với các chủ quán mới, vì thế, hãy chú ý đến những điểm dưới đây để việc tái cấu trúc đạt hiệu quả:
Nội dung chính
1. Đảm bảo quỹ lương
Điều quan trọng đầu tiên các chủ quán cần chú ý khi thực hiện tái cấu trúc lực lượng lao động là xem xét quỹ lương hiện tại mà mình đủ khả năng chi trả. Vì khi dựa trên mức lương, các chủ quán sẽ có thể đưa ra nhiều phương án kết hợp vị trí công việc khác nhau, để có thể đánh giá và xem xét nhằm lựa chọn được cấu trúc hiệu quả nhất. Đồng thời, việc khách hàng đang dần thay đổi thói quen ăn uống của mình, các khách hàng sẽ ưa chuộng hình thức mua mang đi hoặc đặt hàng tận nơi hơn. Khi này, mức lương nhân viên cũng có sự dao động nhẹ, bởi mức giá sản phẩm cho những khách hàng không dùng tại quán sẽ phải thay đổi, thường là giảm xuống. Do đó, hãy luôn bám sát quỹ lương để có thể có những phương án tái cấu trúc tối ưu nhất.
Nếu đã xác định được quỹ lương mà bạn có thể đáp ứng, việc tiếp theo là cần cân nhắc các vị trí cần có trong tổ chức. Bởi với cùng một chi phí lương, bạn có thể tùy chọn số lượng khác nhau cho mỗi vị trí. Chẳng hạn, nếu như trước đây, phục vụ tại chỗ là hình thức hoạt động chính của nhà hàng, bạn có thể cần 10 – 20 nhân viên phục vụ. Nhưng khi khách hàng của quán chuộng đặt hàng giao tận nơi, lúc này bạn sẽ chỉ cần 3 – 5 nhân viên phục vụ, và cần đến 10 nhân viên giao hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc xem liệu có quán sẽ cần nhân viên cấp cao, có kinh nghiệm hay chỉ cần nhân viên phổ thông là được. Vì có những công việc chỉ cần 1 nhân viên chuyên nghiệp là có thể thay thế cho 2 – 3 lao động phổ thông, và sẽ giúp cho khoản lương cần chi trả được tiết kiệm hơn.
2. Số lượng nhân sự đủ để đáp ứng công việc
Một yếu tố khác không kém phần quan trọng khi tái cấu trúc chính là đảm bảo số lượng nhân sự có thể giải quyết được đầy đủ khối lượng công việc. Bởi nếu bạn cắt giảm quá nhiều nhân sự, hoạt động của quán có thể rơi vào khủng hoảng do không đủ nhân viên đảm đương. Nhưng nếu dư quá nhiều nhân sự cùng làm chung một công việc, có thể xảy ra tình trạng “giẫm chân” nhau khiến cho hiệu suất bị ảnh hưởng, hoặc đôi khi là xung đột giữa các nhân viên. Chính vì thế, để có lực lượng nhân sự vừa đủ, có thể đảm nhiệm toàn bộ các công việc của quán với năng suất tốt nhất, các chủ quán cần dành thời gian để xem xét tất cả các quy trình vận hành của quán. Khi đã nghiên cứu và nắm rõ những đầu mục công việc các nhân viên cần hoàn thành, bạn sẽ tính toán được đâu là số lượng nhân sự tối ưu để vận hành quán.
Việc xác định được đầy đủ các nhiệm vụ công việc cũng sẽ giúp bạn xác định được liệu có cần thêm các nhân viên giàu kinh nghiệm làm quản lý và điều phối không. Bởi nếu số lượng các nhân viên của bạn không quá nhiều, lúc này bạn chỉ cần một quản lý chung hỗ trợ bạn trong việc kiểm tra và điều phối các nhân viên khác làm việc sao cho hiệu quả. Nhưng nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc mở rộng các bộ phận, lúc này bạn sẽ cần thêm các cấp quản lý khác như tổ trưởng để đảm bảo các hoạt động của quán được vận hành trơn tru. Bên cạnh đó, nếu quán của bạn đang chuyển hướng sang tập trung vào nhóm khách mua mang đi và đặt hàng mang đi, hãy cân nhắc xem bạn có cần phải thuê mới hay thuyên chuyển nhân viên để đảm nhận các công việc mới phát sinh. Đó có thể là cần thêm người trả lời tin nhắn hay điện thoại gọi đến của khách hàng để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hoặc có thể là một nhân viên rành về công nghệ thông tin – IT để hỗ trợ xử lý các sự cố kỹ thuật nhanh nhất có thể.
3. Phân chia và cấu trúc lại các bộ phận
Một yếu tố nữa các chủ quán cần lưu ý là việc phân chia và cấu trúc lại các bộ phận mà quán của mình hiện có. Bởi nếu với số lượng trước kia sẽ cần nhiều bộ phận riêng biệt để dễ dàng điều phối và phân công nhiệm vụ cho toàn bộ nhân viên. Tuy nhiên, khi phải cắt giảm hoặc thêm mới nhân sự, các chủ quán sẽ phải thay đổi và tổ chức lại các bộ phận để đảm bảo quy trình công việc là hiệu quả nhất.
Đồng thời, việc tái cấu trúc sẽ giúp cho quá trình làm việc được trơn tru hơn, vì nếu thương hiệu của bạn ít nhân viên thì việc chung một phòng ban sẽ giúp bạn dễ quản lý cũng như cắt giảm bớt các quy trình không cần thiết. Trong khi, với số lượng nhân sự lớn, việc có những phòng ban riêng biệt là yếu tố giúp người quản lý như bạn đánh giá được năng suất chính xác hơn. Bên cạnh đó, các nhân viên đảm bảo các công việc trong trách nhiệm của mình được hoàn thành, tránh việc đùn đẩy khiến nhiệm vụ bị ảnh hưởng hoặc các xung đột khác.
Tuy nhiên, để cấu trúc các bộ phận sao cho hợp lý, bạn sẽ cần dựa trên các đầu mục công việc và số lượng nhân sự đảm nhiệm. Vì nếu chỉ có 1 nhân viên đảm nhiệm công việc, bạn sẽ không cần có một phòng ban riêng, thay vào đó, bạn có thể gộp chung các nhân viên có nhiệm vụ tương đương. Còn trong trường hợp, hiện tại, bạn buộc phải cắt giảm chỉ còn duy nhất nhân sự nhưng trong tương lai, bạn có kế hoạch tuyển thêm thì bạn có thể hoàn toàn thành lập một bộ phận riêng. Hãy cân nhắc để đảm bảo quán của bạn có cấu trúc tối ưu nhất, điều này sẽ giúp hoạt động của quán được triển khai một các hiệu quả nhất.
Việc tái cấu trúc không hề dễ dàng, nhất là với các chủ quán chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng khi tình hình tài chính không như mong muốn, thay đổi cấu trúc tổ chức là điều bắt buộc. Để việc thiết lập lại cấu trúc phát huy hiệu quả, các chủ quán hãy chú ý đến những yếu tố quan trọng được chia sẻ. Hãy có những chiến lược phù hợp với tình hình thực tế của quán để việc tái cấu trúc không làm cản trở hoạt động của quán.
