Trong kinh doanh F&B, làm thế nào để có thể quản lý kho hàng hiệu quả luôn là một trong những vấn đề đau đầu của những người làm chủ. Bởi chi phí thực phẩm là khoản chi tiêu chiếm phần lớn trong chi phí vận hành của một nhà hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không, và quyết định mức lợi nhuận thu được. Càng quản lý tốt kho hàng, bạn sẽ càng biết rõ ngân sách của mình chảy về đâu để có thể kịp thời điều chỉnh và kiểm soát nguồn chi của mình. Và một trong những phương pháp quản lý kho hàng được áp dụng phổ biến cũng như mang lại hiệu quả tốt nhất là FIFO.
[crp]
Nội dung chính
Phương pháp FIFO là gì?
FIFO là viết tắt của cụm từ First In First Out (Nhập trước xuất trước) dùng để chỉ phương pháp theo dõi lượng hàng hóa được nhập – xuất trong kho hàng theo nguyên tắc, thực phẩm được nhập trước và lưu trữ trong kho lâu nhất (First In) sẽ là thực phẩm được sử dụng trước (First Out). Phương pháp này giúp các nhà hàng, quán ăn hoặc các dịch vụ kinh doanh ăn uống có thể đảm bảo thực phẩm của mình luôn được sử dụng trong điều kiện tốt nhất, đạt độ tươi tối đa và hạn chế tình trạng thực phẩm bị hỏng hoặc thay đổi chất lượng do lưu trữ quá hạn. Không chỉ vậy, phương pháp này còn có thể giúp giảm thiểu tình trạng lãng phí thực phẩm, đảm bảo an toàn cho người sử dụng, cũng như góp phần vào bảo vệ môi trường. Và dĩ nhiên rằng, một khi đã kiểm soát tốt tình trạng kho hàng, giảm thiểu lãng phí thì phần chi phí thực phẩm trong vận hành cũng sẽ được tối ưu hóa một cách hiệu quả hơn. Có thể nói, First In First Out chính là giải pháp quản lý kho hàng cơ bản và lý tưởng cho mọi hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Quy trình quản lý kho theo phương pháp FIFO
Phương pháp FIFO được thực hiện rất đơn giản nhưng chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao. Điều quan trọng là bạn cần phải đảm bảo nhân viên của mình theo sát được tình hình nhập – xuất của hàng hóa để có thể thực hiện phương pháp này một cách chính xác và thuận tiện sử dụng nhất.
Xác định thời hạn sử dụng: FIFO hoạt động dựa trên thời hạn sử dụng của thực phẩm. Do vậy, khi nhập hàng mới vào kho, nhân viên của bạn cần phải tiến hành kiểm tra toàn bộ hạn sử dụng để đảm bảo tất cả đều đạt chất lượng sử dụng và không có mặt hàng nào sắp xếp hạn hoặc đã quá hạn cho phép. Thêm vào đó, với những mặt hàng trên bao bì không có hạn sử dụng như các loại thực phẩm tươi sống, hoặc thực phẩm được chuyển sang hộp đựng khác, nhân viên chịu trách nhiệm quản lý kho hàng cần phải dán nhãn ngoài bao bì với thời hạn sử dụng hoặc ngày nhập được ghi chú rõ ràng. Nhờ vậy, mọi nhân viên đều có thể biết được tình hình của thực phẩm và sử dụng đúng theo nguyên tắc FIFO.
Loại bỏ các thực phẩm hết hạn hoặc đã bị hỏng: Một số người có thể sẽ cảm thấy tiếc khi phải vứt đi thực phẩm, thế nhưng dù bất kỳ lý do gì cũng không nên giữ lại các thực phẩm đã quá hạn hoặc không còn đạt tiêu chuẩn sử dụng nữa. Ngoài lý do có thể đảm bảo về tính an toàn thực phẩm trong kinh doanh F&B, thì việc xử lý các thực phẩm hết hạn trong kho sẽ giúp bạn có nhiều khoảng trống để sắp xếp các thực phẩm mới hơn, không bị lẫn lộn giữa mới và cũ, cũng như tổ chức kho hàng có hiệu quả hơn.
Sắp xếp theo thứ tự nhập trước, xuất trước: Mấu chốt trong phương pháp này chính là phải sắp xếp các thực phẩm được nhập trước tại vị trí sao cho chúng có thể thuận tiện sử dụng trước. Hãy thử tổ chức lại kho hàng của mình với các thực phẩm được đặt theo thứ tự hạn sử dụng từ cũ nhất đến mới nhất. Di chuyển các sản phẩm cận hạn sử dụng ra phía trước và để lại khoảng trống phía sau để sắp đặt các sản phẩm mới. Như vậy bạn sẽ ngăn được tình trạng nhân viên sử dụng xáo trộn cả mới và cũ, dễ dàng tìm thấy nguyên liệu cần dùng hơn, và hạn chế tối đa lãng phí thực phẩm do bị bỏ quên đến quá hạn sử dụng.
Duy trì phương pháp FIFO: Là cách để bạn đảm bảo phương pháp FIFO này có thể hoạt động hiệu quả cho hệ thống vận hành của mình. Hãy lên lịch kiểm tra và phân công cho nhân viên của mình để chắc rằng kho hàng luôn được theo dõi cũng như cập nhật mới mỗi ngày, bắt đầu từ những việc như dán nhãn lên bao bì, kiểm tra hạn sử dụng cho đến sắp xếp kho hàng, đối chiếu thông tin nhập hàng,… Và để luôn có kết quả chính xác trong mỗi lần kiểm tra, bạn có thể yêu cầu nhân viên thực hiện quá trình này vào một khung giờ nhất định mỗi ngày, chẳng hạn như vào 8 giờ sáng trước khi mở cửa nhà hàng.
Ưu điểm của phương pháp FIFO
Hạn chế lãng phí thực phẩm: Bằng cách đảm bảo có thể sử dụng hết các thực phẩm còn mới và vẫn đạt tiêu chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm được tài nguyên và ngân sách của mình. Mặc dù không phải tất cả trường hợp lãng phí thực phẩm đều xuất phát từ việc quản lý kho hàng kém hay không tuân thủ đúng theo phương pháp FIFO, nhưng hầu hết vẫn là nguyên nhân dẫn đến lượng rác thải thực phẩm lớn.
An toàn thực phẩm tốt hơn: FIFO giúp đảm bảo tất cả thực phẩm đều đạt tiêu chuẩn về vệ sinh thực phẩm. Hơn hết, điều quan trọng nhất là tất cả nhân viên đều phải được đào tạo chi tiết về Vệ sinh Thực phẩm để hiểu tại sao FIFO lại quan trọng như vậy.
Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng: Với quy trình bảo quản thực phẩm tốt sẽ giúp nhà bếp dễ dàng điều hướng hơn, nhờ đó mà hoạt động nhà hàng cũng sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thực phẩm trong kho, đẩy nhanh tiến độ phục vụ và mang đến cho khách hàng trải nghiệm hài lòng hơn.
FIFO cải thiện hiệu quả của nhà bếp: Lưu trữ thực phẩm có tổ chức và theo thứ tự nhất định sẽ góp phần cải thiện hiệu quả của nhà bếp hơn rất nhiều. Các đầu bếp sẽ biết chính xác thực phẩm mà mình cần sử dụng được đặt tại vị trí nào hoặc phải tìm kiếm ở đâu. Đặc biệt là vào những lúc bộ phận bếp có nhân viên mới thì cũng sẽ không qua khó khăn cho người mới làm quen với căn bếp xa lạ khi mọi thứ đều đã được tổ chức hợp lý và dán nhãn rõ ràng.
Áp dụng phương pháp FIFO không chỉ giúp đội ngũ nhân viên có thể tối ưu hóa công việc của mình, mà còn giúp nhà bếp của bạn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về độ tươi và chất lượng thực phẩm. Thay vì để khách hàng phải chờ đợi vì nhân viên bếp cứ mải loay hoay tìm nguyên liệu trong kho, hay phải đối diện với con số khổng lồ từ chi phí thực phẩm bị lãng phí mỗi tháng, vậy thì hãy thử tổ chức lại khâu quản lý kho hàng của mình với phương pháp FIFO để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn.
