Với những tiến bộ kỹ thuật mới hiện nay, phần lớn các nhà hàng/ quán cafe/ các cơ sở kinh doanh ăn uống đều đang tiếp cận và làm việc với hàng loạt các dữ liệu khổng lồ từ hệ thống đa kênh mỗi ngày. Với chiến lược thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, các dữ liệu này có thể tiết lộ nhiều Insight (sự thật ngầm hiểu quan trọng), quyết định đến công việc kinh doanh
Tuy nhiên, trên thực tế khi thực thi các chiến lược dữ liệu hỗ trợ tăng doanh số và cải thiện hiệu quả vận hành, phần lớn các chủ quán đều không biết bắt đầu từ đâu. Bài viết này sẽ cho các chủ đầu tư cái nhìn trực quan về cách tiếp cận dữ liệu, sử dụng dữ liệu cũng như cách thức để thu thập dữ liệu hiệu quả nhất.
Nội dung chính
Dữ liệu tồn kho
Khi đưa ra các quyết định xoay quanh thực đơn, các quán cần nắm chắc thông tin thành phần, số lượng nguyên vật liệu sử dụng và chi phí cho mỗi đĩa ăn.
Thu thập dữ liệu tồn kho, từ đó, cung cấp dữ liệu nhằm:
- Theo dõi doanh thu từng món, từ đó đẩy mạnh lượng bán những món sinh lời tốt và có tiềm năng hiệu quả
- Kiểm soát chi phí thấp bằng việc đặt mua nguyên vật liệu với số lượng vừa đủ vào đúng thời điểm
- Giảm thiểu tình trạng mất cắp và lãng phí thực phẩm
Dữ liệu cần thu thập:
- Tồn kho nguyên vật liệu
- Danh sách nhà cung cấp
- Bảng báo giá
Tầm quan trọng
- Chi phí nguyên vật liệu là một trong những chi phí lớn nhất trong kinh doanh ăn uống (ở một số nhà hàng, mức này lên đến 38%)
- Biết được chi phí của từng món được bán ra, chủ quán có thể tính toán được lợi nhuận
- Khi so sánh tồn kho thực với tồn kho trên giấy tờ, chủ quán có thể nhận định được sự chênh lệnh (đến từ việc lãng phí, trộm cắp, lỗi trong chế biến…), từ đó cải thiện công việc vận hành
- Dự đoán được sát hơn về lượng nguyên vật liệu tồn kho trong tương lai
Với sự trợ giúp từ hệ thống dữ liệu này, chủ quán có thể phân tích được đâu là món bán chạy nhất và đâu là món thu được tỉ suất lợi nhuận cao nhất. Đây chính là cơ sở để các quản lý vận hành điều chỉnh thực đơn cho phù hợp.
Cách thức thu thập dữ liệu:
Trên thực tế, các chủ quán đều thực hiện việc kiểm kê tồn kho, tuy nhiên, theo cách thủ công mất thời gian và thiếu chính xác. Một giải pháp cho các nhà vận hành là sử dụng tích hợp hệ thống POS, tiết kiệm thời gian công sức đáng kể.
Dữ liệu tài chính
Khả năng sinh tồn của một doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ ổn định của dòng tài chính, tức là khả năng kiểm soát được lãi lỗ, dòng tiền và chi phí (thực và giấy tờ). Những dữ liệu này cần hệ thống kiểm soát tài chính cẩn thận và chi tiết.
Dữ liệu cần thu thập:
- Các khoản chi định kỳ như tiền thuê nhà, cơ sở vật chất
- Quỹ lương nhân viên
- Doanh thu (theo dòng thời gian)
- Tổng số món đã bán ra
- Chi phí trung bình cho các món trong thực đơn
- Tổng chi phí nguyên vật liệu
- Hoạt động của dòng tiền
- Lợi nhuận
Tầm quan trọng của dữ liệu này:
Những dữ liệu này giúp người quản lý xác định được liệu quán mình có đang hoạt động hiệu quả không, và điều này ảnh hưởng đến mọi vấn đề khác xung quanh. Mục đích cốt yếu của các báo cáo tài chính định kỳ là hỗ trợ chủ quán đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó ra các quyết định và thực thi các điều chỉnh phù hợp.
Cách thức thu thập dữ liệu:
- Thu thập dữ liệu trực tiếp từ máy POS, dựa trên bộ lọc danh sách hóa đơn, theo dòng thời gian hay theo số món được bán ra
- Theo dõi hoạt động tín dụng và dự đoán xu hướng của các hoạt động này
- Nghiên cứu lượng bán trên hệ thống, kết hợp với lượng bán trên các kênh bên thứ ba như: Now; Beamin; Grab Food, …
Dữ liệu nhà bếp/ quầy bar
Liệu đội ngũ của bạn có đang làm việc hiệu quả? Tổng thời gian từ nhận order đến lúc ra món là bao lâu? Ngoài ra, liệu có điều gì đáng lưu tâm về hoạt động trong nhà bếp/ quầy bar không?
Dữ liệu cần thu thập:
- Dữ liệu chính xác về thời gian cần thiết để chuẩn bị một phần ăn, từ đó kiểm soát thời gian từ khi order đến hoàn thiện đơn hàng
- Thông tin về sự chênh lệch thời gian chuẩn bị các món khác nhau trong một đơn hàng, nhằm đảm bảo thức ăn ra cùng thời điểm và đảm bảo về mặt chất lượng
- Thước đo chuẩn xác thời gian cho một đơn hàng
Tầm quan trọng của dữ liệu này:
- Hỗ trợ theo dõi đơn hàng
- Cải thiện việc quản lý tồn kho và kiểm soát lượng nguyên liệu lãng phí
- Giảm thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả phục vụ
- Cải thiện chất lượng dịch vụ
Cách thức thu thập dữ liệu:
Việc thu thập và kiểm soát các dữ liệu như thế này hoàn toàn có thể thực hiện thủ công tại quán. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường đã xuất hiện nhiều hệ thống hiển thị hỗ trợ nhà bếp tự động, là trợ thủ đắc lực cho thu thập và báo cáo dữ liệu.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Với bất cứ cơ sở kinh doanh ăn uống nào, việc theo dõi dữ liệu khách hàng cũng là điều cần thiết để cải thiện hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Dữ liệu cần thu thập:
- Thời gian khách hàng chờ để lấy bàn hay xếp hàng được vào quán
- Số lượng khách hàng lớn nhất có thể phục vụ tại quán
- Trung bình khách hàng đến dùng bữa thường đi với số lượng bao nhiêu mỗi đơn, ví dụ đi một mình, đi đôi hay nhóm đông hơn
- Vào những mốc thời gian nhất định; quán thường có khoảng bao nhiêu khách hay lượng khách trung bình là bao nhiêu
- Mức độ phủ kín bàn trong từng thời điểm là bao nhiêu
Tầm quan trọng của dữ liệu này:
Các dữ liệu về khách hàng được thu thập nhằm hỗ trợ xác định được các thời điểm thắt cổ chai, từ đó đưa ra được các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cách thức thu thập dữ liệu:
Dữ liệu thời gian chờ bàn có thể được tính toán thủ công. Tuy nhiên, các máy POS có thể hỗ trợ việc này bằng cách tính thời gian từ khi bàn được chỉ định đến khi nhập đơn. Bên cạnh đó, các máy POS cũng có thể cung cấp dữ liệu về số lượng người mỗi bàn và tổng lượng khách mỗi ngày.
Hiệu quả sử dụng không gian cũng có liên quan đến thời gian chờ bàn. Hiệu quả này đến từ việc xác định xem số người một bàn có phù hợp với kích thước tối đa của nó không (ví dụ bàn 6 chỗ nhưng chỉ 4 người ngồi là chưa hiệu quả). Dữ liệu này có thể được thu thập từ đối chiếu sơ đồ chỗ ngồi với dữ liệu người ngồi mỗi bàn, kết hợp với thời gian chờ bàn.
Đồng thời từ đây, chủ quán có thể thực hiện các phân tích đơn giản.
Ví dụ, khi nhận biết được khách hàng đa số là đi đơn hay đi 2 người, bạn sẽ thấy hiệu quả dùng bàn chưa hiệu quả, vì khách 2 người lại đang sử dụng bàn 4 chỗ. Trái lại, trong trường hợp khác, thông tin này cũng hỗ trợ nhân viên ghép bàn cho nhóm đông người hơn mà không làm phiền những người còn lại.
Những dữ liệu này cần thời gian và công sức tính toán cũng như sắp xếp sử dụng hợp lý. Thế nhưng, hiệu quả cực kỳ lớn thu được có lẽ là lý do các chủ quán nên cân nhắc đầu tư cho chúng. Hệ thống POS cũng có thể hỗ trợ việc thu thập các dữ liệu này.
Dữ liệu khách hàng
Phần đông các doanh nghiệp đều thu thập dữ liệu khách hàng của mình. Đa số quán chỉ dừng lại ở việc thu thập thông tin cơ bản như tên tuổi, cách thức liên lạc hay địa chỉ sinh sống của thực khách. Tuy nhiên, những dữ liệu sâu hơn như dữ liệu về sở thích, dị ứng từ lịch sử tiêu dùng, thông tin ngày sinh nhật, ngày kỉ niệm… lại mới chính là mấu chốt khác biệt.
Dữ liệu cần thu thập:
- Tên tuổi khách hàng
- Địa chỉ sinh sống
- Sô điện thoại/ Email liên lạc
- Ngày sinh nhật
- Các ngày kỷ niệm quan trọng
- Món ăn ưa thích trên thực đơn
- Thói quen tiêu dùng
- Các vấn đề về dị ứng đồ ăn
Tầm quan trọng của dữ liệu này:
Khách hàng là nhân tố quan trọng nhất trong bất cứ công việc kinh doanh nào. Khi xác định được chính xác nhóm khách hàng tiềm năng của mình, việc thực hiện quảng bá cho quán sẽ đạt được hiệu quả cao hơn bạn tưởng tượng, ví dụ:
Tối ưu hóa thực đơn
Các chủ quán thường có các dữ liệu bán hàng, xác định được đâu là món ăn được gọi nhiều nhất. Với dữ liệu này, chủ quán có thể quản lý tồn kho chặt chẽ hơn, giảm thiểu lãng phí và đưa ra quyết định quảng bá món phù hợp. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để tính toán, đảm bảo tránh được tình trạng hết hàng vào những ngày đông khách và loại bỏ các nguyên vật liệu không hiệu quả.
Xây dựng quan hệ khách hàng
Những thông tin như thói quen tiêu dùng, sử thích, nhân khẩu học hay thông tin cá nhân khác là tiền đề để xây dựng quan hệ lâu dài với khách hàng, chuyển đổi thành hành vi mua sắm. Ví dụ, việc gửi tặng các món quà, ưu đãi cho các dịp đặc biệt hay lưu tâm về một món dị ứng của khách hàng sẽ gửi tín hiệu tích cực khuyến khích thực khách dùng bữa vào lần kế tiếp.
Tặng thưởng khách hàng
Thực hiện các chương trình khuyến mãi đặc biệt: có thể gửi các ưu đãi đặc biệt cho khách hàng để thúc đẩy họ quay lại trong tương lai. Cá nhân hóa các hoạt động chăm sóc khách hàng là chìa khóa cho quan hệ khách hàng thân thiết. Hoạt động này chỉ thực hiện được khi quán của bạn nắm bắt được lịch sử mua hàng của từng người.
Gửi tặng quà những khách hàng thân thiết
Đây là cách cực kỳ hữu hiệu để gắn kết quan hệ với khách hàng, chỉ bằng việc gửi các ưu đãi riêng về giá hay các khuyến mãi khác.
Thúc đẩy lượng bán giờ vắng khách
Các ưu đãi nhắm đến khoảng thời gian lưu lượng khách thấp có thể tăng doanh số đáng kể. Hãy xác định được thời gian bận rộn và rảnh rỗi của quán để xây dựng được chính sách hợp lý nhất.
Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả
Dữ liệu từ các nguồn này có thể hỗ trợ đắc lực cho việc khởi tạo các chiến lược marketing độc đáo mà vẫn cuốn hút, hiệu quả nhất.
Cách thu thập dữ liệu:
Có nhiều cách để thu thập dữ liệu khách hàng. Thu thập thông tin tên tuổi, cách thức liên lạc hay phản hồi của khách hàng là hoàn toàn trong tầm tay các cơ sở kinh doanh.
Ngoài ra, cũng có thể thu thập thông tin qua các ứng dụng khách hàng thân thiết của mình. Một vài ứng dụng của bên thứ ba và các ứng dụng khách hàng thân thiết đều kết nối được với máy POS, đưa ra bộ dữ liệu tổng thể. Bên cạnh đó, một số khác lại lựa chọn mua các phần mầm quản lý khách hàng chuyên nghiệp để thực hiện việc này.
Dữ liệu mạng xã hội
Dù còn nhiều tranh cãi nhưng không thể phủ nhận rằng, nhưng chắc chắn quán của bạn sẽ mất đi một lượng khách hàng lớn nếu lơ là việc đẩy mạnh hoạt động mạng xã hội.
Dữ liệu cần thu thập:
- Số lượng người theo dõi
- Lượng tiếp cận trung bình
- Lượng tương tác trung bình
Tầm quan trọng của dữ liệu này:
Phần lớn các khách hàng hiện tại hay các khách hàng tiềm năng đều đang sử dụng các nền tảng mạng xã hội, trong thời đại này. Vì thế, đây là kênh phù hợp để khai thác nguồn tài nguyên và thu hút các nhóm đối tượng tiềm năng.
Cách thu thập dữ liệu:
Phần lớn các dữ liệu này đều được xây dựng trực tiếp trên các mục quản lý tài khoản mạng xã hội của quán
Một khi đã có được hệ thống dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, bước tiếp theo là tập hợp chúng lại để có cái nhìn sơ bộ ban đầu. Hãy đặt chúng trong mối quan hệ với nhau, từ đó, có thể xây dựng được bức tranh toàn cảnh và nhìn nhận được các bước đi kế tiếp.
Bằng việc nắm bắt được các dữ liệu đúng và hợp lý, các cơ sở kinh doanh có thể bảo toàn được nguồn lực của mình và tập trung vào những điều quan trọng nhất khi vận hành.
