Hiện nay, trong ngành F&B, công nghệ đang xuất hiện ngày càng nhiều trong các quy trình vận hành. Với mảng tài chính, công nghệ mang đến những lợi ích có thể hỗ trợ rất nhiều cho các chủ quán. Nếu vẫn chưa có dự định triển khai công nghệ cho quán, những điều công nghệ hỗ trợ trong tài chính sẽ khiến bạn phải suy nghĩ lại.
[crp]
Khi nhắc đến tài chính, có lẽ nhiều chủ quán sẽ cảm thấy việc áp dụng các công nghệ mới sẽ không thực sự mang đến nhiều sự thay đổi như mong chờ. Nhưng trên thực tế, các công nghệ tài chính mới – fintech – đã và đang hỗ trợ rất nhiều cho các chủ quán trong mảng tài chính trong suốt quá trình vận hành quán. Và nếu bạn vẫn đang phân vân và chưa có quyết định cuối cùng về việc có nên áp dụng các công nghệ tài chính cho việc vận hành hay không, thì những lợi ích dưới đây sẽ giúp bạn “cân – đo – đong – đếm” để đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Nội dung chính
1. Dễ dàng kiểm soát dòng tiền
Một trong những lợi ích mà công nghệ hỗ trợ cho các chủ quán trong mảng tài chính đó là giúp việc kiểm soát dòng tiền trở nên dễ dàng hơn. Nếu như không có sự xuất hiện của các công nghệ, các chủ quán sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức trong việc theo dõi và quản lý dòng tiền. Điển hình, với việc thu – chi, các chủ quán sẽ thường phải nhập thủ công, chính quá trình nhập dữ liệu tay sẽ đôi lúc khiến cho số liệu bị sai sót. Khi đó, các chủ quán sẽ phải tốn thêm thời gian đáng kể để tìm ra những lỗi sai trong quá trình nhập liệu.
Trong khi đó, khi có các công nghệ hỗ trợ, những số liệu sẽ được lưu trữ trực tiếp theo thời gian thực. Chẳng hạn, khi triển khai sử dụng ví điện tử hoặc mã QR để thanh toán, ngay khi khách hàng thực hiện thanh toán, số liệu sẽ được đưa trực tiếp vào hệ thống lưu trữ của bạn. Nhờ đó, giúp cho thông tin được cập nhật liên tục, điều mà việc nhập liệu thủ công không thể đạt được. Bởi với những khoản thu – chi, thông thường, bạn sẽ chỉ thực hiện nhập liệu sau 1 ngày vận hành. Bên cạnh đó, việc lưu trữ số liệu theo thời gian thực cũng giúp cho mức độ chính xác được nâng cao.
Đồng thời, với các công nghệ này, việc tổng hợp hoạt động của dòng tiền cũng trở nên đơn giản hơn. Bởi nếu bạn không sử dụng những công nghệ mới, bạn sẽ phải thực hiện thêm một trình tự công việc là thu thập và tổng hợp, do các dòng tiền không được lưu trữ vào cùng 1 hệ thống. Nhưng nếu áp dụng công nghệ, toàn bộ các hoạt động dòng tiền sẽ được hệ thống ghi nhận và tổng hợp tự động. Sau cùng chỉ xuất ra kết quả cuối cùng cho bạn.
2. Hỗ trợ phân tích
Một trong những điểm khiến mà các chủ quán nên cân nhắc đầu tư công nghệ tài chính là nhờ khả năng phân tích. Nếu như trước đây và cả ở thời điểm hiện tại, trước khi ra bất kỳ quyết định quan trọng nào về mặt tài chính, các chủ quán sẽ phải tự mình đánh giá và xem xét các số liệu liên quan. Chính việc này đã khiến cho các chủ quán tốn không ít thời gian, bởi với lượng dữ liệu lớn, việc tổng hợp số liệu chính xác là nhiệm vụ không mấy dễ dàng. Vì nếu không tính toán kỹ lưỡng, điều này có thể khiến cho các chủ quán đưa ra quyết định không hiệu quả.
Trong khi đó, khi trang bị công nghệ, việc phân tích sẽ trở nên đơn giản hơn, vì công nghệ sẽ hỗ trợ các chủ quán trong việc so sánh số liệu liên quan. Với những công nghệ hiện đại, hệ thống sẽ được thiết kế để có thể tự động so sánh hiệu quả và năng suất của quá trình vận hành. Nhờ tính năng này, các chủ quán có thể giảm bớt công việc vốn tốn thời gian là tính toán số liệu. Khi đó, các chủ quán chỉ việc dựa trên các báo cáo đã được tính toán và đưa ra những quyết định phù hợp.
Không dừng lại ở đó, thậm chí, các công nghệ tài chính hiện đại, còn có thể dự báo trước các số liệu cần thiết trong tương lai. Đồng thời, đưa ra những bảng so sánh giữa các chiến lược khả thi với nhau dựa trên lịch sử hoạt động, cũng như mục tiêu mà bạn đã thiết lập cho hệ thống. Đây được xem là một nguồn tham khảo khá tin cậy cho các chủ quán để có thể xem xét và đưa ra các phương án tài chính cho tương lai được chính xác hơn.
3. Tăng khả năng lưu trữ số liệu
Khi triển khai công nghệ, một trong những mục tiêu mà nhiều chủ quán hướng đến chính là khả năng lưu trữ thông tin. Bởi đối với tài chính, việc phải giữ lại hàng loạt các hóa đơn bán ra, mua vào cũng như các chứng từ liên quan để có thể đối chứng sau này là điều vô cùng quan trọng. Chính vì thế, nếu không có sự xuất hiện của công nghệ, bạn sẽ cần tốn chi phí đáng kể để bảo quản và lưu trữ. Vì những tài liệu tài chính sẽ cần phải được giữ lại trong vài năm theo đúng quy định. Khi đó, việc này có thể sẽ ảnh hưởng một phần đến doanh thu của bạn.
Còn khi có công nghệ hỗ trợ, hầu như các dữ liệu sẽ được lưu lại trong hệ thống, do đó, bạn không phải lo lắng về chi phí để bảo quản nguyên vẹn những giấy tờ, chứng từ tài chính liên quan. Chưa kể, hiện nay các cơ quan cũng đã chấp nhận và triển khai việc cung cấp số liệu điện tử, vì thế, khi này các thông tin sẽ được gửi đến và lưu trữ ngay trong hệ thống. Do đó, nếu bạn vẫn chưa áp dụng công nghệ để đồng bộ hệ thống, khi đó, bạn sẽ phải nhập liệu thủ công để lưu trữ toàn bộ thông tin. Có thể thấy nhờ công nghệ, bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc lưu trữ các dữ liệu tài chính.
Tài chính có lẽ là một lĩnh vực không dễ dàng thấy được sự thay đổi đột phá khi sự cập nhật công nghệ. Nhưng trên thực tế, với những tính năng hữu ích, các công nghệ tài chính sẽ mang đến rất nhiều sự hỗ trợ đáng kể cho các chủ quán. Do đó, lời khuyên cho các chủ quán là hãy đầu tư để trang bị công nghệ tài chính. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc với điều kiện kinh doanh thực tế hiện tại để có quyết định tối ưu nhất.
