Với nhiều chủ quán F&B, quản lý nhân sự từng là công việc nội bộ, chỉ cần đủ người, đúng ca, trả lương đúng hẹn. Tuy nhiên, khi bài toán thuế, BHXH và kê khai chi phí ngày càng được chú trọng, cách làm này dần bộc lộ nhiều rủi ro. Nhân sự không còn là vấn đề phía sau mà trở thành dữ liệu liên quan trực tiếp đến vận hành và pháp lý. Trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý nhân sự F&B trở thành công cụ hỗ trợ không thể thiếu.
Nội dung chính
1. Những rủi ro khi quản lý nhân sự F&B bằng phương pháp thủ công
Đa phần các chủ quán F&B quản lý nhân sự bằng sổ sách hoặc file Excel vẫn là cách làm phổ biến, đặc biệt với các quán nhỏ và hộ kinh doanh cá nhân. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, ca làm thay đổi liên tục và cường độ vận hành cao, phương pháp thủ công nhanh chóng bộc lộ nhiều rủi ro khó kiểm soát.
Rủi ro dễ thấy nhất là sai lệch công – ca – lương, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm cần bổ sung nhân sự hoặc khi sử dụng nhiều nhân sự part-time. Chỉ cần một ca làm ghi thiếu, một giờ tăng ca không được cập nhật, bảng lương cuối tháng có thể chênh lệch đáng kể, kéo theo tranh chấp nội bộ và mất thời gian xử lý.
Bên cạnh đó, việc không có dữ liệu nhân sự tập trung khiến chủ quán gặp khó khăn khi cần tổng hợp chi phí. Công, ca, lương được lưu rải rác ở nhiều file khác nhau, thậm chí phụ thuộc vào ghi chép của từng quản lý ca, khiến việc đối soát số liệu cuối tháng hoặc cuối năm trở nên phức tạp và dễ sai sót.
Sự phụ thuộc vào Excel rời rạc và ghi chép thủ công cũng tiềm ẩn nhiều vấn đề. Các file dễ bị chỉnh sửa, thiếu lịch sử thay đổi, khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai lệch. Khi dữ liệu không nhất quán, việc truy xuất lại thông tin để kiểm tra hoặc đối chiếu gần như phải làm lại từ đầu.
Rủi ro lớn nhất nằm ở khâu chứng minh chi phí nhân sự hợp lệ. Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) do Quốc hội ban hành chính thức có hiệu lực, mở rộng diện bắt buộc tham gia BHXH và quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc kê khai và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, kể cả người làm việc theo ca, hợp đồng không chính thức, hoặc có giờ làm không cố định nếu thu nhập đạt mức đóng quy định.
Cụ thể, luật này mở rộng nhóm đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc so với luật trước đó, trong đó bao gồm cả người lao động làm việc không trọn thời gian, người làm việc theo hợp đồng có trả công và chịu sự quản lý, giám sát, và cả chủ hộ kinh doanh nếu có người lao động làm việc cho mình.
Trong bối cảnh đó, nếu dữ liệu công – ca – lương không được lưu trữ theo hệ thống, rõ ràng và truy xuất được lịch sử, chủ quán rất dễ gặp khó khăn khi cần chứng minh khoản chi phí nhân sự là hợp lệ theo quy định BHXH nhất là khi cơ quan thuế hoặc BHXH yêu cầu đối soát số liệu. Điều này khiến việc kê khai và quyết toán cuối năm trở thành một trong những áp lực lớn nhất đối với các quán F&B hiện nay.
2. Vì sao phần mềm quản lý nhân sự F&B trở thành yêu cầu tất yếu từ 2026?
Quản lý nhân sự F&B đang dịch chuyển rõ rệt từ quản lý cảm tính sang quản lý bằng dữ liệu. Công, ca, lương không chỉ phục vụ việc trả lương nội bộ mà còn trở thành dữ liệu đầu vào cho các hoạt động tài chính, kê khai và đối soát. Khi quy mô vận hành tăng lên, hoặc khi các yêu cầu về thuế và bảo hiểm xã hội được siết chặt hơn, việc thiếu dữ liệu nhất quán sẽ nhanh chóng tạo ra rủi ro cho chủ quán.
Trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý nhân sự F&B đóng vai trò như một công cụ giúp chuẩn hóa quy trình vận hành nhân sự. Thay vì ghi chép rời rạc, công – ca – lương được quản lý theo một hệ thống thống nhất, có cấu trúc rõ ràng và dễ truy xuất khi cần. Dữ liệu được lưu trữ xuyên suốt theo thời gian, hạn chế sai lệch và phụ thuộc vào cá nhân quản lý.
Việc quản lý bằng dữ liệu cũng tạo nền tảng quan trọng để kiểm soát chi phí nhân sự một cách chính xác hơn. Chủ quán có thể nhìn rõ chi phí lao động theo từng giai đoạn, từng nhóm nhân sự, thay vì chỉ tổng hợp con số cuối tháng. Đây là yếu tố then chốt giúp việc kê khai tài chính trở nên minh bạch, nhất quán và dễ giải trình hơn khi làm việc với cơ quan quản lý.
Xu hướng này đặc biệt quan trọng với hộ kinh doanh và các chuỗi F&B nhỏ và vừa… những mô hình thường không có phòng nhân sự chuyên biệt. Khi chủ quán vừa phải vận hành kinh doanh, vừa quản lý nhân sự và tài chính, một hệ thống quản lý tập trung trở thành nền tảng cần thiết để giảm tải công việc thủ công và hạn chế rủi ro trong dài hạn.
3. iPOS HRM – Phần mềm quản lý nhân sự F&B cho bài toán Công – Ca – Lương và minh bạch chi phí nhân sự
iPOS HRM là một phần mềm quản lý nhân sự F&B được thiết kế chuyên biệt cho ngành nhà hàng – quán ăn – café – trà sữa, giúp chủ quán xử lý trọn vẹn các nghiệp vụ nhân sự từ xếp lịch ca, chấm công linh hoạt đến tính lương tự động trên một hệ thống thống nhất. Phần mềm hỗ trợ cả trên di động và web, cho phép nhân viên chấm công qua kết nối Wi-Fi điểm bán và gương mặt, chủ quán dễ dàng phê duyệt ca trực hoặc điều chỉnh lịch làm việc mọi lúc mọi nơi.
iPOS HRM cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô nhân sự, từ miễn phí cho tối đa 4 nhân viên đến các gói cao hơn cho quy mô lớn hơn, giúp các quán mới mở đến chuỗi F&B có thể lựa chọn phù hợp với chi phí vận hành thực tế. Các gói này đều bao gồm toàn bộ tính năng chính, cập nhật miễn phí, đào tạo online và hỗ trợ trong giờ hành chính, phù hợp với các mô hình kinh doanh đa dạng từ quán nhỏ đến chuỗi nhiều điểm bán.
Một điểm mạnh của iPOS HRM là khả năng tự động tổng hợp dữ liệu nhân sự để tính bảng lương dựa trên giờ công, ca làm việc, nghỉ phép và cả thưởng/phạt. Chức năng này không chỉ giúp giảm đến hơn 90% sai sót so với tính lương thủ công, mà còn giúp nhân viên nhận phiếu lương chi tiết ngay trên ứng dụng, minh bạch về giờ công và cách tính lương của mình.
Quan trọng hơn, iPOS HRM không chỉ dừng ở quản lý nội bộ công – ca – lương. Phần mềm cho phép chủ quán khai báo và quản lý thông tin nhân sự tập trung trên một nền tảng, tạo dữ liệu nhất quán và toàn diện phục vụ cho các mục tiêu tài chính. Dữ liệu được lưu trữ xuyên suốt và dễ truy xuất, hạn chế sai lệch do tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn khác nhau. Việc này rất hữu ích khi chủ quán cần đối soát số liệu chi phí nhân sự trong các kỳ kê khai, báo cáo tài chính, hoặc chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan quản lý yêu cầu.
“Trước đây quán mình quản lý công và lương hoàn toàn bằng Excel, mỗi tháng tổng hợp rất mất thời gian mà vẫn hay lệch số. Từ khi dùng iPOS HRM, công – ca – lương được ghi nhận rõ ràng theo từng ngày, mình dễ kiểm soát chi phí nhân sự hơn hẳn. Quan trọng nhất là khi cần rà soát số liệu cuối tháng, mọi dữ liệu đều có sẵn, không phải lọ mọ gom từng file như trước.” – Chủ quán cà phê tại TP.HCM chia sẻ
4. iPOS HRM – công cụ hỗ trợ chủ quán F&B vận hành nhân sự bền vững trong năm 2026
Khi các chính sách về thuế và lao động ngày càng được chuẩn hóa và minh bạch, quản lý nhân sự không còn là bài toán xử lý sau, mà cần được chủ quán F&B chủ động chuẩn bị từ sớm. Việc nắm bắt dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, kiểm soát chi phí lao động rõ ràng và giảm thiểu rủi ro pháp lý đang trở thành yêu cầu bắt buộc trong vận hành hiện đại.
Với vai trò là phần mềm quản lý nhân sự F&B được thiết kế chuyên biệt cho ngành, iPOS HRM giúp chủ quán xây dựng nền tảng dữ liệu nhân sự nhất quán, sẵn sàng cho cả giai đoạn cao điểm cuối năm lẫn chiến lược vận hành dài hạn từ 2026. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành hằng ngày, mà là bước đi cần thiết để quán F&B thích nghi với môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch, kiểm soát tốt chi phí và phát triển bền vững trong dài hạn.