Chuyển đổi số F&B đang trở thành điều kiện bắt buộc khi chi phí, nhân sự và cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bước sang 2025–2026, chủ quán cần ứng dụng công nghệ và dữ liệu không chỉ để giảm chi phí vận hành mà còn nâng hiệu suất ra quyết định, tối ưu quy trình và tạo lợi thế cạnh tranh. Bài viết tổng hợp các xu hướng chuyển đổi số nổi bật sẽ định hình ngành F&B trong năm 2026.
Nội dung chính
1. Bối Cảnh Khiến Chuyển Đổi Số Trở Thành Nhu Cầu Cấp Thiết Cuối 2025 Đầu 2026
Năm 2025 chứng kiến sự tăng vọt của chi phí vận hành, ước tính từ 12-20%, do ảnh hưởng từ việc thuê mặt bằng, giá nguyên liệu leo thang và chi phí nhân sự ngày càng đắt đỏ. Điều này gây áp lực lớn lên lợi nhuận của các doanh nghiệp F&B. Tốc độ đóng cửa của các doanh nghiệp SME, đặc biệt là trong ngành F&B, cũng ở mức báo động.
Theo thống kê của iPOS.vn, có khoảng 50.000 quán F&B đã phải rời khỏi thị trường do không thể thích ứng với những thay đổi. Bên cạnh đó, hành vi tiêu dùng của khách hàng cũng thay đổi đáng kể, họ đòi hỏi trải nghiệm liền mạch, minh bạch và cá nhân hóa hơn. Sự bùng nổ của xu hướng AI trên toàn cầu, với sự phát triển vượt bậc của các công ty như OpenAI, Google và Meta, đã mở ra những cơ hội mới để cải thiện hiệu quả và tạo ra những trải nghiệm độc đáo cho khách hàng.
Ngoài ra, việc Việt Nam siết chặt pháp lý về dữ liệu cũng buộc các doanh nghiệp phải nâng cấp hệ thống để đảm bảo tuân thủ và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng. Tất cả những yếu tố này đã tạo ra một bối cảnh đầy thách thức nhưng cũng đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp F&B, thúc đẩy họ phải nhanh chóng chuyển đổi số để tồn tại và phát triển.
1.1. POS thế hệ mới: trái tim của vận hành F&B 2026
Năm 2026 được xem là giai đoạn thị trường F&B bước vào chuẩn hóa vận hành, trong đó POS không còn dừng lại ở việc bán hàng mà trở thành nền tảng quản trị trung tâm. POS thế hệ mới hoạt động như một hệ thống điều phối, kết nối từ quầy thu ngân, nhà bếp, kho đến các nền tảng giao hàng chỉ trên một giao diện duy nhất. Nhờ tích hợp sâu dữ liệu, chủ quán có thể theo dõi doanh thu, năng suất nhân viên và lượng nguyên liệu tiêu thụ theo thời gian thực, giúp hạn chế thất thoát và đưa ra quyết định nhanh hơn.
Với những chuỗi đang mở rộng, POS mới còn hỗ trợ đồng bộ menu, giá bán, chương trình khuyến mãi giữa các điểm bán, đảm bảo chất lượng dịch vụ thống nhất và giảm thiểu sai sót trong vận hành.
1.2. Quản trị kho tự động theo định lượng: giải quyết điểm chảy máu lớn nhất của F&B
Kho là nơi thất thoát nhiều nhất trong ngành F&B, nhưng cũng là nơi ít được kiểm soát bài bản. Từ cuối năm 2025, các thương hiệu bắt đầu chuyển sang hệ thống quản trị kho tự động theo định lượng, trong đó nguyên liệu được trừ trực tiếp dựa trên công thức chế biến của từng món. Việc ghi nhận tiêu hao theo thời gian thực giúp phát hiện chênh lệch ngay trong ngày, thay vì cuối tháng như cách truyền thống.
Hệ thống còn phân tích lịch sử bán hàng để dự báo lượng nguyên liệu cần nhập, hạn chế tình trạng thiếu hàng cuối tuần hoặc dư thừa vào ngày thấp điểm. Khi mức độ kiểm soát tăng lên, tỷ lệ thất thoát kho có thể giảm 10–20%, góp phần giữ biên lợi nhuận ổn định ngay cả khi chi phí nguyên vật liệu tăng.
1.3. F&B Data-driven: vận hành dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính
Một trong những chuyển đổi quan trọng nhất của ngành F&B giai đoạn 2026 là việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thay cho kinh nghiệm cá nhân. Các báo cáo truyền thống trước đây chỉ phản ánh doanh thu theo ngày, nhưng không chỉ ra nguyên nhân vấn đề. Hệ thống dữ liệu thế hệ mới cho phép phân tích sâu từng chi nhánh: giờ cao điểm, tỷ lệ lấp bàn, món lợi nhuận cao – thấp, tỷ lệ khách quay lại, thời gian phục vụ trung bình và hiệu suất từng nhân viên.
Khi dữ liệu được trực quan hóa trên một dashboard, chủ quán dễ dàng biết cửa hàng nào cần tối ưu, món nào nên cắt, giờ nào nên tăng nhân sự. Từ một ngành vận hành cảm tính, F&B đang bước sang giai đoạn quản lý như bán lẻ hiện đại, nơi mọi quyết định đều dựa trên số đo cụ thể.
1.4. CRM & Loyalty cá nhân hóa: giữ khách bằng trải nghiệm thay vì khuyến mãi
Từ năm 2026, việc phát voucher hàng loạt không còn hiệu quả, thậm chí gây lãng phí vì không đánh trúng nhu cầu khách hàng. Thay vào đó, các thương hiệu F&B bắt đầu tích hợp hệ thống CRM và loyalty cá nhân hóa. Hệ thống tự động ghi nhận tần suất ghé thăm, món yêu thích, giá trị chi tiêu để đề xuất ưu đãi riêng cho từng khách.
Việc “trao đúng ưu đãi cho đúng người” giúp tăng tỷ lệ quay lại 20–30% mà không phải chi ngân sách quảng cáo quá lớn. Đây là bước tiến quan trọng bởi trong bối cảnh chi phí ads ngày càng đắt đỏ, giữ chân khách cũ luôn rẻ hơn rất nhiều so với việc đi tìm khách mới.
1.5. Chuẩn hóa kênh giao hàng: đồng bộ – tối ưu – đo được hiệu quả
Delivery tiếp tục duy trì vị thế là kênh doanh thu quan trọng, chiếm 30–40% ở nhiều thương hiệu. Tuy nhiên, rất nhiều quán đang lỗ vì không kiểm soát được chiết khấu, khuyến mãi và giá vốn. Xu hướng 2026 là chuẩn hóa kênh giao hàng bằng cách đồng bộ toàn bộ đơn từ GrabFood, ShopeeFood, vào POS để hạn chế sai đơn và tính toán chính xác lợi nhuận từng nền tảng.
Khi mọi chi phí được ghi nhận rõ ràng, chủ quán sẽ biết nền tảng nào hiệu quả, món nào nên đẩy, khung giờ nào nên bật freeship và mức giá cần điều chỉnh để tối ưu biên lợi nhuận. Đây là bước chuyển đổi số quan trọng giúp nhiều thương hiệu duy trì lợi nhuận ổn định dù kênh giao hàng ngày càng cạnh tranh.
1.6. Tự động hóa vận hành để giảm phụ thuộc vào nhân sự
Tình trạng thiếu nhân viên phục vụ và tỷ lệ nghỉ việc cao đang là vấn đề đau đầu của ngành F&B. Vì vậy, các mô hình vận hành năm 2026 sẽ đẩy mạnh tự động hóa ở nhiều điểm như: order bằng QR tại bàn thay cho nhân viên ghi order; kiosk tự gọi món cho mô hình trà sữa – fastfood; quy trình bếp được chuẩn hóa bằng pre-prep hoặc bếp trung tâm nhằm giảm số lượng nhân viên tuyến đầu.
Những công nghệ này không chỉ rút ngắn thời gian phục vụ mà còn giúp giảm 20–30% chi phí nhân sự. Quan trọng hơn, mô hình tự động hóa giúp các quán dễ mở rộng mà không phải lo về bài toán tuyển dụng.
1.7. Hệ sinh thái quản lý toàn diện: chuẩn mới cho các chuỗi F&B
Xu hướng cuối cùng và quan trọng nhất trong chuyển đổi số F&B 2026 chính là việc các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hệ sinh thái quản lý toàn diện, nơi POS – kho – kế toán – nhân sự – CRM – giao hàng liên thông với nhau trong một nền tảng duy nhất. Mô hình này giúp loại bỏ hàng loạt công việc thủ công như nhập số liệu giữa các phần mềm, đối soát thủ công hoặc kiểm kho bằng giấy.
Khi mọi dữ liệu được chuẩn hóa từ đầu vào đến đầu ra, vận hành trở nên minh bạch hơn, giảm rủi ro thất thoát và giúp chủ quán đưa ra quyết định chính xác khi mở thêm chi nhánh. Đối với các thương hiệu đang bước vào giai đoạn tái cấu trúc, đây là giải pháp chìa khóa để mở rộng bền vững.
2. Doanh Nghiệp Nên Bắt Đầu Chuyển Đổi Số Từ Đâu? (Checklist 6 Bước)
2.1. Đánh giá quy trình hiện tại để xác định điểm nghẽn trong vận hành F&B
Thay vì bắt đầu bằng việc mua phần mềm hay thử các công nghệ mới, chuyển đổi số trong F&B phải khởi đầu từ việc đánh giá lại toàn bộ quy trình phục vụ, nhà bếp, kho, giao hàng và kiểm soát doanh thu. Mục tiêu là nhìn rõ điểm nghẽn khiến cửa hàng tốn thời gian, thất thoát hoặc phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự. Khi hiểu được đau điểm của mình, doanh nghiệp sẽ biết công nghệ nên giải quyết vấn đề gì giảm thời gian order, giảm thất thoát kho, rút ngắn quy trình phục vụ hay tối ưu giao hàng. Đây chính là nền tảng để chuyển đổi số không bị sai hướng.
2.2. Chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo quản lý chính xác và tránh thất thoát
Một trong những lý do khiến nhiều quán F&B chuyển đổi số thất bại nằm ở dữ liệu thiếu thống nhất: công thức món không chuẩn, nguyên liệu không định lượng, báo cáo doanh thu không đồng nhất… Khi dữ liệu không chuẩn, mọi phần mềm đều cho kết quả sai lệch. Vì vậy, bước quan trọng nhất là chuẩn hóa công thức món, định lượng kho, phân loại nhóm sản phẩm và quy trình nhập – xuất kho. Chỉ khi dữ liệu được làm sạch và nhất quán, công nghệ mới phát huy được hiệu quả thật sự.
2.3. Chọn nền tảng công nghệ phù hợp với quy mô kinh doanh
Việc lựa chọn nền tảng công nghệ là bước quyết định thành bại của quá trình chuyển đổi số trong F&B. Mỗi mô hình kinh doanh từ quán cà phê nhỏ, nhà hàng độc lập cho đến chuỗi nhiều chi nhánh có nhu cầu và mức độ phức tạp hoàn toàn khác nhau. Một quán nhỏ có thể ưu tiên POS đơn giản, thao tác nhanh, trong khi mô hình chuỗi cần hệ thống quản trị đa điểm bán, đồng bộ kho, bếp, nhân sự và báo cáo real-time. Vì vậy, tiêu chí quan trọng nhất là phần mềm giải quyết đúng vấn đề, thay vì càng nhiều tính năng càng tốt.
Tại Việt Nam, iPOS.vn là một trong số ít đơn vị xây dựng hệ sinh thái quản trị vận hành all-in-one, phù hợp cho hầu hết quy mô từ SME đến chuỗi lớn. Hệ thống tích hợp đầy đủ POS – order – bếp – kho, quản lý nhân sự – chấm công – payroll, CRM – loyalty, giao hàng và báo cáo tức thì.
Việc sử dụng một nền tảng đồng bộ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dùng nhiều phần mềm rời rạc, giảm sai sót dữ liệu, tối ưu chi phí và đặc biệt hỗ trợ mở rộng chuỗi nhanh hơn. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn đặt nền móng vững chắc cho chuyển đổi số và chuẩn bị cho cuộc đua công nghệ 2026.
2.4. Tích hợp hệ thống thay vì dùng phần mềm rời rạc
Một lỗi phổ biến của nhiều chủ quán là dùng nhiều phần mềm rời: một ứng dụng order, một phần mềm kho, một hệ thống CRM… Điều này khiến dữ liệu bị chia nhỏ, khó kiểm soát và thường xuyên sai lệch. Xu hướng 2026 là sử dụng nền tảng all-in-one, nơi mọi hoạt động từ order, bếp, kho, kế toán, giao hàng đều được đồng bộ trên cùng hệ thống. Khi đó, báo cáo trở nên chính xác, tránh nhầm đơn, tránh chênh lệch tồn kho và giảm tối đa thao tác thủ công.
2.5. Xây dựng đội ngũ nội bộ có khả năng vận hành công nghệ
Công nghệ chỉ hiệu quả khi đội ngũ biết sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng trong F&B ngành có tỉ lệ thay nhân sự cao. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đào tạo nhanh, dễ hiểu và phân công rõ vai trò: ai kiểm kho, ai đối soát doanh thu, ai vận hành CRM… Một đội ngũ nắm được công nghệ sẽ giúp chủ quán yên tâm về vận hành và mở rộng.
2. 6. Đo hiệu quả bằng KPI rõ ràng để tránh chuyển đổi số cho có
Chuyển đổi số phải đo được hiệu quả. Mỗi bước triển khai nên gắn với KPI cụ thể như: giảm 20% thời gian order, giảm 15% thất thoát kho, tăng 10% tỷ lệ khách quay lại, tăng 30% tỷ lệ chuẩn hóa đơn giao hàng. Khi doanh nghiệp đo được hiệu quả, họ sẽ biết phần nào cần cải thiện tiếp, phần nào nên đầu tư sâu hơn.
3. Chuyển đổi số 2026: Ai nhanh hơn, người đó thắng
Chuyển đổi số trong F&B bước sang năm 2026 không còn là xu hướng mà là điều kiện sinh tồn. Doanh nghiệp có tốc độ triển khai nhanh hơn sẽ tối ưu chi phí tốt hơn. Doanh nghiệp sở hữu dữ liệu chuẩn sẽ ra quyết định chính xác hơn. Và doanh nghiệp xây được nền tảng vận hành đồng bộ sẽ mở rộng chuỗi dễ dàng hơn đối thủ.
Điều quan trọng nhất không phải đầu tư thật nhiều mà là đầu tư đúng bắt đầu từ những quy trình cốt lõi, dữ liệu chuẩn và hệ thống công nghệ phù hợp mô hình kinh doanh.