Trong ngành F&B, nhân sự luôn là bài toán khiến nhiều chủ quán đau đầu nhất: nhân viên ra vào liên tục, tỉ lệ nghỉ việc cao, ca làm chồng chéo, chấm công – tính lương dễ sai sót. Khi mọi thứ còn được quản lý thủ công bằng giấy tờ hoặc Excel, chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể dẫn đến mất niềm tin của nhân viên, phát sinh tranh cãi và khiến quán rơi vào vòng xoáy chảy máu nhân sự.
Chính vì vậy, ngày càng nhiều chủ quán lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B như một công cụ để minh bạch hóa công – ca – lương, giảm áp lực vận hành và tiết kiệm thời gian quản lý.
Nội dung chính
1. Vì sao các chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Chủ các cửa hàng F&B nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) vì đây là cách giải quyết trực tiếp và hiệu quả những vấn đề cốt lõi, dai dẳng phát sinh trong quá trình quản lý nhân sự.
1.1. Giải quyết gánh nặng quản lý hành chính và tối ưu chi phí
Các chủ quán F&B thường xuyên đối mặt với việc tốn quá nhiều thời gian vào các công việc thủ công, dễ sai sót như chấm công, xếp ca và tính lương, dẫn đến chi phí vận hành không hiệu quả. Việc tính lương thủ công hàng tháng trở thành cơn ác mộng, gây ra sai sót và khiếu nại từ nhân viên.
=> Phần mềm tự động hóa hoàn toàn quy trình chấm công, xếp ca và tính lương. Dữ liệu giờ làm được đồng bộ chính xác, loại bỏ sai sót do con người, giúp chủ quán tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng và đảm bảo chi phí nhân sự được kiểm soát chặt chẽ, minh bạch.
1.2. Giảm thiểu tình trạng “chảy máu” nhân sự và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Tỷ lệ nghỉ việc cao là vấn đề nhức nhối nhất trong ngành F&B, gây tốn kém chi phí tuyển dụng và đào tạo liên tục. Môi trường làm việc thiếu chuyên nghiệp, không rõ ràng về quyền lợi là nguyên nhân chính dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên: thiếu cơ chế đánh giá công bằng, hoặc thông tin về quyền lợi, hợp đồng không rõ ràng, dẫn đến nhân viên dễ dàng chuyển việc khi có cơ hội tốt hơn.
=> Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Mọi thông tin về ca làm, lương thưởng, hợp đồng đều được số hóa và dễ dàng tra cứu. Phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu suất khách quan, giúp chủ quán có cơ chế khen thưởng, giữ chân nhân tài hiệu quả hơn, từ đó giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc.
1.3. Cung cấp dữ liệu để ra quyết định kinh doanh chính xác
Nhiều chủ quán F&B vận hành dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính, thiếu số liệu cụ thể để đánh giá hiệu quả kinh doanh và nhân sự, chủ quán không biết chính xác tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu là bao nhiêu, không có báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhân viên hay từng ca làm, dẫn đến khó khăn trong việc tối ưu hóa lợi nhuận.
=> Phần mềm quản lý sẽ cung cấp các báo cáo và phân tích thông minh dựa trên dữ liệu thực tế. Chủ quán có thể nắm bắt tình hình hoạt động, chi phí nhân sự tức thời ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, giúp đưa ra các quyết định dựa trên số liệu để tối ưu hóa vận hành và lợi nhuận.
2. Checklist chủ quán cần quan tâm trước khi chọn phần mềm quản lý nhân sự cho quán
Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp cho cửa hàng F&B của mình, chủ quán cần cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố để đảm bảo công cụ này thực sự mang lại hiệu quả và không gây thêm gánh nặng.
2.1. Tính năng cốt lõi phải phù hợp với đặc thù F&B
Ngành F&B có những yêu cầu rất riêng biệt về quản lý nhân sự, thay vì chạy theo các phần mềm quá phức tạp dành cho doanh nghiệp lớn chủ quán nên tập trung đến các tính năng:
- Quản lý ca kíp linh hoạt: Đây là tính năng bắt buộc, phần mềm phải cho phép xếp ca dễ dàng, đổi ca linh hoạt giữa các nhân viên và thông báo lịch làm việc tự động qua điện thoại.
- Chấm công đa phương thức: Cần hỗ trợ nhiều hình thức chấm công (ví dụ: khuôn mặt, vân tay hoặc GPS) để đảm bảo chính xác và chống gian lận.
- Tính lương tự động và chính xác: Tính năng này phải xử lý được các biến số phức tạp như lương theo giờ, phụ cấp ca đêm, tiền tip, các khoản khấu trừ bảo hiểm, …
- Quản lý đơn từ (Nghỉ phép, tăng ca): Quy trình duyệt đơn online giúp tiết kiệm thời gian và minh bạch.
2.2. Dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng
Đặc thù ngành F&B là nhân sự trẻ, thay đổi thường xuyên và không có nhiều thời gian làm quen với hệ thống phức tạp. Vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B cần giao diện đơn giản, thao tác nhanh trên điện thoại, giúp nhân viên chấm công, xem ca làm dễ dàng và giúp quản lý kiểm soát dữ liệu nhân sự mà không phải xử lý thủ công thêm:
- Giao diện thân thiện: Phần mềm phải trực quan, dễ dùng cho cả chủ quán lẫn nhân viên (qua ứng dụng di động).
- Triển khai nhanh: Tránh các phần mềm đòi hỏi cài đặt phức tạp hay đào tạo kéo dài.
- Hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt: Đảm bảo mọi người đều có thể sử dụng dễ dàng.
2.3. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Phần mềm HRM không nên hoạt động độc lập mà cần có sự liên kết với các phần mềm khác đang hoạt động tại quán để tạo nên một hệ sinh thái quản lý đồng bộ ví dụ như Tích hợp với POS (phần mềm bán hàng): Việc tích hợp giúp chủ quán đối chiếu giờ làm việc của nhân viên với doanh thu thực tế trong ca đó để đánh giá hiệu suất chính xác hơn.
2.4. Chi phí hợp lý và khả năng mở rộng
Chi phí là yếu tố quan trọng, đặc biệt với các quán F&B quy mô vừa và nhỏ, chủ quán cần đặc biệt quan tâm để tránh chi phí ăn mòn lợi nhuận kinh doanh, hỗ trợ mở rộng thêm chi nhánh mà không phát sinh quá nhiều chi phí ẩn.
- Mô hình SaaS (thuê bao tháng/năm): Thường phù hợp hơn với các quán nhỏ vì chi phí ban đầu thấp, dễ dàng nâng cấp hoặc hủy bỏ dịch vụ khi cần.
- Tính toán chi phí dựa trên số lượng nhân viên: Nhiều nhà cung cấp tính giá dựa trên số lượng người dùng, giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát ngân sách khi quy mô nhân sự thay đổi.
2.5. Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng
Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có thể sẽ phát sinh vấn đề, lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp chủ quán an tâm vận hành.
- Hỗ trợ nhanh chóng: Cần ưu tiên các nhà cung cấp có kênh hỗ trợ đa dạng (hotline, Zalo, chat trực tiếp), phản hồi nhanh, đặc biệt là vào giờ cao điểm hoặc ngày nghỉ.
- Tài liệu hướng dẫn chi tiết: Có sẵn các video, bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm, xử lý một số lỗi cơ bản có thể gặp khi sử dụng bằng tiếng Việt.
Bằng cách tập trung vào những yếu tố cốt lõi này, chủ quán F&B có thể lựa chọn được một phần mềm HRM không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn là công cụ đắc lực giúp phát triển kinh doanh bền vững.
3. Top 5 phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B giúp chủ quán giảm rối ca làm, kiểm soát chi phí nhân sự
3.1 Phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM – Giải pháp chuyên biệt cho ngành F&B
Trong số các giải pháp hiện có, iPOS HRM là phần mềm được phát triển với định hướng chuyên biệt cho ngành F&B, tập trung vào những nghiệp vụ nhân sự cốt lõi mà chủ quán quan tâm trong quá trình vận hành hàng ngày. Thay vì dàn trải nhiều tính năng không cần thiết, phần mềm đi sâu vào các bài toán thực tế như xếp ca, chấm công, tính lương và kiểm soát chi phí nhân sự.
- Xếp ca linh hoạt theo đặc thù ngành F&B
iPOS HRM cho phép chủ quán xếp ca làm việc linh hoạt theo ngày, theo khung giờ cao điểm, phù hợp với mô hình ca xoay, ca gãy và nhân viên part-time phổ biến trong quán cà phê, nhà hàng. Quản lý có thể dễ dàng điều chỉnh lịch làm, phê duyệt đổi ca và kiểm soát số lượng nhân sự theo từng khung giờ, giúp tối ưu chi phí nhân công mà vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.
- Chấm công chính xác bằng Face ID và Wifi cửa hàng
Một trong những điểm nổi bật của iPOS HRM là khả năng chấm công bằng Face ID kết hợp Wifi cửa hàng, giúp hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ hoặc gian lận giờ làm. Nhân viên chỉ có thể check-in khi có mặt tại cửa hàng và kết nối đúng mạng Wifi đã thiết lập, dữ liệu chấm công được ghi nhận tức thời và lưu trữ tập trung trên hệ thống.
- Tự động tổng hợp công hỗ trợ tính lương minh bạch
Dữ liệu chấm công và ca làm việc được iPOS HRM tự động tổng hợp thành bảng công, giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát số giờ làm, tăng ca và ngày nghỉ của từng nhân viên. Từ đó, phần mềm hỗ trợ tính lương chính xác, minh bạch, giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công và hạn chế sai sót thường gặp khi tính lương bằng Excel.
- Cảnh báo quỹ lương và kiểm soát chi phí nhân sự
iPOS HRM hỗ trợ theo dõi và cảnh báo quỹ lương, giúp chủ quán nắm được chi phí nhân sự theo từng giai đoạn và từng chi nhánh. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các quán F&B có nhiều ca làm và biến động nhân sự thường xuyên, giúp chủ quán chủ động điều chỉnh lịch làm hoặc cơ cấu nhân sự để tránh vượt ngân sách.
- Quản lý nhân sự từ xa theo từng cửa hàng, chi nhánh
Với iPOS HRM, chủ quán có thể quản lý nhân sự từ xa thông qua nền tảng web hoặc ứng dụng, theo dõi tình hình chấm công, ca làm và quỹ lương của từng cửa hàng ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại quán. Phần mềm hỗ trợ quản lý tập trung nhiều chi nhánh, phù hợp với các mô hình chuỗi hoặc quán có kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Mô hình quán phù hợp với iPOS HRM phù hợp với:
- Quán cà phê, nhà hàng có nhiều ca làm trong ngày.
- Mô hình sử dụng nhiều nhân viên part-time hoặc nhân sự thay đổi thường xuyên.
- Chủ quán muốn quản lý nhân sự bài bản và đồng bộ với hệ thống bán hàng.
Chi phí iPOS HRM được xây dựng theo mô hình SaaS, tính dựa trên số lượng nhân viên sử dụng và quy mô vận hành của quán. Phần mềm cung cấp nhiều gói linh hoạt, từ gói miễn phí dành cho quán nhỏ đến các gói trả phí phù hợp với mô hình lớn hơn hoặc chuỗi nhiều chi nhánh.
Xét theo mặt bằng chung, chi phí trung bình của iPOS HRM dao động khoảng 15.000 – 30.000 đồng/nhân viên/tháng tùy theo số lượng nhân sự đăng ký. Với quán quy mô nhỏ, mức chi phí có thể bắt đầu từ khoảng 150.000 đồng/tháng và tăng dần theo số lượng nhân viên.
So với các phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B hiện nay, iPOS HRM nằm ở nhóm chi phí thấp – trung bình, đặc biệt phù hợp với các quán cà phê, nhà hàng cần quản lý ca làm, chấm công và nhân sự theo chi nhánh nhưng vẫn muốn tối ưu ngân sách vận hành.
| Tìm hiểu thêm tại: |
3.2 Phần mềm quản lý nhân sự Fast Work
Fast Work là phần mềm quản lý nhân sự tập trung vào số hóa các nghiệp vụ HR cơ bản như chấm công, quản lý ca làm, theo dõi công lương và quản lý nhân sự tập trung. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp dịch vụ, bán lẻ và F&B quy mô vừa lựa chọn nhờ cách triển khai đơn giản và chi phí dễ tiếp cận.
- Chấm công qua GPS, Wifi và QR code, giúp kiểm soát vị trí làm việc và hạn chế gian lận giờ công.
- Quản lý ca làm và lịch làm việc theo ngày hoặc theo tuần, phù hợp với mô hình quán có nhiều ca trong ngày.
- Tổng hợp bảng công tự động, hỗ trợ xuất dữ liệu phục vụ tính lương, giảm thao tác thủ công.
- Quản lý hồ sơ nhân viên tập trung, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng và lịch sử làm việc.
Các tính năng của Fast Work hướng đến việc thay thế Excel và giấy tờ thủ công phù hợp với các mô hình:
- Quán cà phê, nhà hàng quy mô nhỏ đến vừa, số lượng nhân sự chưa quá lớn.
- Mô hình F&B có nhiều ca làm trong ngày nhưng chưa cần kiểm soát quá sâu về quỹ lương theo chi nhánh.
- Chủ quán cần một phần mềm quản lý nhân sự đơn giản, dễ triển khai và nhanh chóng đưa vào sử dụng.
Fast Work áp dụng mô hình SaaS tính phí theo số lượng nhân viên. Mức giá tham khảo trên thị trường dao động từ khoảng 20.000 – 30.000 đồng/nhân viên/tháng, tùy theo gói tính năng và quy mô sử dụng.
So với mặt bằng chung của các phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B, Fast Work nằm ở nhóm chi phí thấp – trung bình, phù hợp với các quán đang trong giai đoạn tối ưu chi phí vận hành.
3.3 Phần mềm quản lý nhân sự Tanca
Tanca là phần mềm quản lý nhân sự nền tảng cloud, cung cấp giải pháp HRM tương đối toàn diện cho nhiều ngành nghề, trong đó có F&B, bán lẻ và dịch vụ. Thay vì tập trung chuyên sâu cho riêng một ngành, Tanca phát triển theo hướng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp lựa chọn các module phù hợp với nhu cầu quản lý nhân sự ở từng giai đoạn.
- Chấm công đa hình thức như GPS, Wifi, QR code và nhận diện khuôn mặt, giúp kiểm soát giờ làm và vị trí làm việc của nhân viên.
- Quản lý ca làm và lịch làm việc, cho phép thiết lập ca theo ngày, tuần, hỗ trợ mô hình có nhiều ca trong ngày.
- Tổng hợp bảng công và hỗ trợ tính lương, giúp giảm phụ thuộc vào Excel và hạn chế sai sót khi tính toán thủ công.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và nghỉ phép trên cùng một hệ thống, phù hợp với quán có số lượng nhân sự ổn định.
Tanca cũng cung cấp ứng dụng di động, giúp cả quản lý và nhân viên dễ dàng theo dõi ca làm, công – phép từ xa phù hợp với:
- Quán cà phê, nhà hàng quy mô vừa, có nhu cầu quản lý nhân sự bài bản hơn mức cơ bản.
- Mô hình F&B vừa và nhỏ đang trong giai đoạn chuẩn hóa quy trình HR, thay thế Excel và các công cụ rời rạc.
- Quán không yêu cầu quá nhiều tính năng chuyên biệt theo đặc thù F&B, mà ưu tiên sự linh hoạt và mở rộng module.
Tanca áp dụng mô hình thu phí theo gói và số lượng người dùng. Chi phí tham khảo trên thị trường thường dao động từ khoảng 30.000 – 60.000 đồng/nhân viên/tháng, tùy theo module sử dụng (chấm công, tính lương, KPI, tuyển dụng…).
Mức giá này nằm ở nhóm trung bình trong các phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B, phù hợp với quán có ngân sách HR ổn định và nhu cầu quản lý ở mức khá.
3.4 Phần mềm chấm công Base Checkin
Base Checkin là một sản phẩm thuộc hệ sinh thái Base.vn, tập trung chuyên sâu vào bài toán chấm công và theo dõi thời gian làm việc. Phần mềm được phát triển với mục tiêu thay thế các phương thức chấm công thủ công, giúp doanh nghiệp kiểm soát giờ làm minh bạch và dữ liệu tập trung hơn với các tính năng nổi bật:
- Chấm công qua GPS, Wifi và QR code, đảm bảo nhân viên check-in đúng địa điểm làm việc.
- Ghi nhận thời gian làm việc theo thời gian thực, dữ liệu được đồng bộ tức thì lên hệ thống.
- Quản lý lịch sử chấm công tập trung, giúp quản lý dễ dàng rà soát giờ vào – ra của nhân viên.
- Kết nối với các module khác trong hệ sinh thái Base, phục vụ quản lý nhân sự và vận hành tổng thể ở mức cao hơn.
Base Checkin phù hợp với vai trò là công cụ kiểm soát thời gian làm việc, hơn là một hệ thống HRM toàn diện phù hợp với các mô hình:
- Quán cà phê, nhà hàng quy mô nhỏ đến vừa, nhu cầu chính là chấm công chính xác.
- Mô hình F&B ít ca gãy, lịch làm việc tương đối ổn định.
Base Checkin áp dụng mô hình tính phí theo người dùng/tháng. Chi phí tham khảo thường ở mức khoảng 25.000 – 40.000 đồng/nhân viên/tháng, tùy theo gói dịch vụ và số lượng người sử dụng trong hệ sinh thái Base. Mức chi phí này phù hợp với các quán F&B đang tìm giải pháp chấm công độc lập, không yêu cầu quá nhiều tính năng mở rộng.
3.5 Phần mềm quản lý nhân sự AMIS HRM
AMIS HRM là phần mềm quản lý nhân sự thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, được phát triển để đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tổng thể cho doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Với lợi thế từ nền tảng MISA, AMIS HRM phù hợp với các đơn vị cần quản lý nhân sự bài bản, gắn với kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp. AMIS HRM cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự theo hướng chuẩn hóa:
- Chấm công đa hình thức như GPS, Wifi, QR code và kết nối máy chấm công.
- Quản lý ca làm và bảng công, hỗ trợ tổng hợp dữ liệu công phục vụ tính lương.
- Tính lương và quản lý thu nhập, liên thông dữ liệu với hệ thống kế toán trong hệ sinh thái MISA.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, phù hợp với doanh nghiệp có quy trình HR rõ ràng.
Phần mềm được thiết kế theo hướng quản trị tổng thể, đáp ứng các yêu cầu nhân sự ở mức tiêu chuẩn, AMIS HRM phù hợp với:
- Doanh nghiệp F&B quy mô vừa đến lớn, bộ máy vận hành và kế toán tương đối hoàn chỉnh.
- Chuỗi F&B có yêu cầu quản lý nhân sự – tiền lương – kế toán đồng bộ.
- Mô hình ưu tiên chuẩn hóa quy trình hơn là xử lý linh hoạt ca làm theo giờ cao điểm.
AMIS HRM áp dụng mô hình thu phí theo module và số lượng nhân sự. Chi phí tham khảo thường từ khoảng 40.000 – 70.000 đồng/nhân viên/tháng, tùy theo các phân hệ sử dụng như chấm công, tiền lương, hồ sơ nhân sự hay tuyển dụng. Mức giá này thuộc nhóm trung bình – cao trong các phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B, phù hợp với đơn vị có ngân sách quản trị nhân sự rõ ràng.
4. Kết luận
Mỗi phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B đều có thế mạnh riêng, phù hợp với từng quy mô và cách vận hành khác nhau của quán cà phê, nhà hàng. Quan trọng nhất, chủ quán nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự ngành F&B không chỉ dựa trên chi phí, mà còn dựa vào khả năng xếp ca linh hoạt, chấm công minh bạch và kiểm soát quỹ lương… những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của quán.