6 YẾU TỐ QUAN TRỌNG KHI KHỞI NGHIỆP F&B KINH DOANH MÔ HÌNH CÀ PHÊ BÁNH NGỌT

Mô hình cà phê kết hợp bánh ngọt đang ngày càng phổ biến, nhờ khả năng tạo ra trải nghiệm đa dạng từ thưởng thức, thư giãn đến làm việc hoặc kết nối. Không chỉ giúp gia tăng thời gian lưu trú của khách hàng, việc kết hợp bánh ngọt và cà phê còn góp phần nâng giá trị trung bình hóa đơn, tối ưu hiệu quả kinh doanh mà không cần mở rộng mặt bằng. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, chủ quán cần chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng dành cho những ai đang cân nhắc đầu tư vào mô hình này.

1. Mô hình khởi nghiệp F&B cà phê bánh ngọt là gì?

Không giống những mô hình khởi nghiệp F&B chỉ tập trung vào đồ uống hoặc đồ ăn riêng lẻ, mô hình kinh doanh quán cà phê bánh ngọt trước hết là mô hình bán cà phê và bánh ngọt – hai sản phẩm chính đi cùng nhau. Từ đó, mô hình này mở rộng thành một không gian trải nghiệm tổng hợp, nơi khách hàng có thể vừa thưởng thức đồ ăn thức uống, vừa làm việc, thư giãn hay gặp gỡ bạn bè trong cùng một không gian tiện nghi và dễ chịu.

Chính vì vậy, yếu tố cốt lõi khi kinh doanh cà phê theo mô hình này là cách thương hiệu thiết kế trải nghiệm tổng thể. Một chỗ ngồi đẹp, ánh sáng hợp lý, thái độ phục vụ tinh tế đó là chi tiết nhỏ nhưng quyết định túi tiền của khách hàng. Nếu vận hành đúng cách, đây không chỉ là mô hình khởi nghiệp F&B tiềm năng về mặt doanh thu, mà còn là nền tảng để xây dựng thương hiệu có chiều sâu và khả năng phát triển dài hạn. Tuy nhiên, để làm tốt điều đó, bạn cần hiểu rõ khách hàng trước tiên.

Mô hình kinh doanh cà phê bánh ngọt nổi lên từ thực tế rằng mở quán cà phê truyền thống đang dần bộc lộ giới hạn: chỉ tập trung vào đồ uống, ít đầu tư vào không gian, thiếu lựa chọn đồ ăn kèm và chưa đủ hấp dẫn để giữ chân khách lâu. Trong khi đó, người tiêu dùng đặc biệt ở đô thị, khách hàng không “đi cà phê” chỉ để uống, mà cần một nơi để:

• Làm việc, học tập yên tĩnh
• Gặp gỡ, kết nối bạn bè
• Thư giãn cá nhân
• Thể hiện gu thẩm mỹ và phong cách sống

Chính khoảng trống đó đã mở ra cơ hội cho mô hình kinh doanh cà phê bánh ngọt một không gian tích hợp ẩm thực nhẹ và trải nghiệm, hướng tới cảm xúc, thẩm mỹ và sự tiện nghi. Đây không chỉ là xu hướng nhất thời, mà đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong kinh doanh F&B.

Một số thương hiệu đã thành công nhờ thấu hiểu đúng khoảng trống thị trường:

• The Running Bean: thiết kế hiện đại, menu kết hợp brunch – cà phê – bánh, thu hút dân văn phòng và khách quốc tế.
• O’Palm: không gian Địa Trung Hải tạo cảm hứng sống ảo, đồng thời yên tĩnh vào buổi sáng cho khách làm việc.
• Cheese Coffee: chuỗi cà phê nhắm đến Gen Z với menu dễ tiếp cận, thiết kế bắt trend và giá hợp lý.

Tệp khách hàng tiềm năng của mô hình cà phê bánh ngọt bao gồm:

• Gen Z
  
• Dân văn phòng
  
• Sinh viên, học sinh
  
• Các cặp đôi
  
• Người trưởng thành có nhu cầu làm việc linh hoạt ngoài văn phòng
  

Những nhóm khách này đều sẵn sàng chi trả cho không gian mang lại cảm giác “được tận hưởng” – yếu tố mà mô hình cà phê truyền thống còn bỏ ngỏ. Thay vì chạy theo mô hình đại trà, điều quan trọng là nhận ra những nhu cầu chưa được thị trường đáp ứng trọn vẹn.

Với mô hình cà phê bánh ngọt, đó có thể là nhu cầu về một không gian vừa túi tiền, nhưng vẫn đủ đẹp và chỉn chu để học tập, làm việc hoặc thư giãn. Khi thấu hiểu đúng điều khách hàng đang thiếu, bạn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ ràng, dù không cần chạy đua về quy mô hay vị trí.

2. Mặt bằng không chỉ đẹp, mà phải thông minh

Đối với mô hình cà phê bánh ngọt, việc lựa chọn mặt bằng không chỉ đơn thuần dựa trên lưu lượng người qua lại, mà cần ưu tiên dòng khách có sức mua ổn định và hành vi tiêu dùng rõ ràng, nhưng không nằm trong khu vực cạnh tranh quá khốc liệt. Vậy có các tiêu chí nào để chọn mặt bằng lí tưởng?

2.1. Chọn đúng khu vực có khách hàng mục tiêu

Với mô hình cà phê bánh ngọt, điều quan trọng không phải là chọn nơi đông nhất, mà là nơ ờng xuyên, thời gian lưu lại vừa đủ dài và có xu hướng quay lại nếu trải nghiệm tốt.

2.2. Giao thông thuận tiện, dễ tiếp cận

Mặt bằng đẹp mà khó đi tới thì cũng khó giữ chân khách. Quán nên nằm ở những tuyến đường dễ tìm, dễ ghé, không bị khuất trong hẻm nhỏ hay nằm trên các đoạn đường hay kẹt xe. Việc khách dễ tìm thấy và thuận tiện khi di chuyển bằng cả xe máy lẫn ô tô là một điểm cộng lớn trong trải nghiệm ban đầu.

2.3. Có chỗ đỗ xe hoặc gần điểm gửi xe

Khách sẽ e ngại ghé quán nếu mỗi lần đến đều loay hoay tìm chỗ gửi xe. Với mô hình cà phê bánh ngọt – nơi khách có thể ngồi từ 1-2 giờ thì mặt bằng nên có khoảng không gian trước cửa để đỗ xe máy, hoặc nằm gần bãi giữ xe công cộng. Với những khu dân cư hoặc khu phức hợp, hãy chắc chắn rằng khách được hướng dẫn rõ ràng về chỗ gửi xe.

2.4. Hỗ trợ pickup và giao hàng thuận tiện

Ngày càng nhiều khách chọn đặt cà phê và bánh mang đi hoặc giao đến tận nơi. Vì vậy, mặt bằng nên bố trí khu vực pickup riêng, tránh xung đột giữa dòng khách ngồi lại và khách đến lấy đồ. Ngoài ra, quán nên nằm ở khu vực cho phép shipper dừng xe dễ dàng, không vướng luật cấm dừng đỗ hoặc gây ùn tắc.

2.5. Diện tích và cách bố trí hợp lý

Không cần quá rộng, nhưng phải đủ để chia không gian thông minh. Quầy order nên đặt ở vị trí dễ thao tác, khu ngồi có sự phân tách rõ ràng giữa bàn cá nhân và nhóm. Nếu có thể, nên tạo ra những “góc chill” yên tĩnh cho khách học hoặc làm việc. Thiết kế càng thuận tiện thì vận hành càng mượt mà.

2.6. Không gian có khả năng tạo cảm xúc

Khách hàng có thể ghé quán lần đầu vì tiện đường, nhưng sẽ quay lại nếu cảm thấy dễ chịu. Vì vậy, mặt bằng cần đủ cao thoáng, có ánh sáng tự nhiên hoặc dễ decor ánh sáng. Tường trống dễ trang trí, không gian không bị quá bí hay lộn xộn đó là nền tảng để bạn tạo ra một “vibe” khiến khách thấy thân thuộc.

2.7. Chi phí thuê hợp lý với hiệu quả kinh doanh

Giá thuê mặt bằng nên cân xứng với sức khai thác của quán. Nếu chi quá tay cho một vị trí đẹp mà lượng khách không ổn định, khả năng hoàn vốn sẽ bị ảnh hưởng nặng. Tốt nhất là chọn mặt bằng có chi phí thuê chiếm dưới 15 – 20% doanh thu dự kiến, đồng thời nằm ở khu vực có tiềm năng phát triển trong 1 – 2 năm tới.

Một mặt bằng phù hợp không chỉ giúp mô hình cà phê bánh ngọt vận hành hiệu quả mà còn giảm rủi ro tài chính.

3. Thiết kế và trải nghiệm tại quán cà phê bánh ngọt

Với mô hình cà phê bánh ngọt, không gian không chỉ là nơi phục vụ, mà là một phần quan trọng trong chiến lược thương hiệu. Thiết kế quán cần đồng bộ với định vị từ phong cách để tạo nên bản sắc rõ ràng và dễ ghi nhớ. Khách hàng không chỉ đến vì sản phẩm, mà vì cảm xúc được kích hoạt qua không gian, màu sắc và bầu không khí.

Việc bố trí không gian cũng nên tuân theo nguyên lý “Flow Experience” (hành trình trải nghiệm tự nhiên từ bước vào đến lúc thanh toán) giúp hành trình trải nghiệm diễn ra tự nhiên và liền mạch: bước vào → gọi món → chọn bánh → nhận đồ uống → tìm chỗ ngồi → chụp hình → thư giãn. Trong đó, những “Instagrammable spot” – những góc chụp hình đẹp, đặc trưng sẽ trở thành chất xúc tác lan tỏa tự nhiên trên mạng xã hội, nơi khách hàng đóng vai trò là kênh truyền thông không tốn phí cho mô hình khởi nghiệp F&B của bạn.

Thực tế cho thấy, một thiết kế đủ khác biệt có thể giúp thương hiệu vượt qua cả hạn chế về mặt bằng. Trường hợp của Tiny Revolution là ví dụ tiêu biểu: dù nằm ngay mặt đường Giải Phóng – tuyến lớn thuộc quận Hoàng Mai (Hà Nội), quán lại ẩn trong tầng 4 của siêu thị điện máy HC, khá khó tiếp cận nếu không biết trước.

Tuy nhiên, Tiny Revolution đã tận dụng thiết kế như một “đòn bẩy nhận diện”: không gian bao quanh bởi những kệ sách khổng lồ, ánh sáng ấm, bàn gỗ dài theo nhóm nhỏ tạo cảm giác như một thư viện nghệ thuật. Sự khác biệt này nhanh chóng giúp quán lan truyền mạnh trên mạng xã hội và trở thành điểm đến quen thuộc của sinh viên, freelancer và người đi làm cần không gian học tập – làm việc yên tĩnh.

Sản phẩm của quán cũng được điều chỉnh phù hợp với tệp khách này:

• Cà phê máy, các loại trà trái cây phục vụ nhu cầu tỉnh táo lâu dài
• Bánh ngọt nhẹ vị như tiramisu, mousse trà xanh – vừa ăn vừa làm việc không ngán
• Ổ cắm điện, Wi-Fi mạnh, không gian yên tĩnh là những “đặc điểm chức năng” được khách đánh giá cao và chia sẻ lại trên các nền tảng review

Chính sự đồng bộ giữa thiết kế khác biệt và sản phẩm – dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu mục tiêu, Tiny Revolution đã thu hút được lượng lớn khách hàng trung thành, dù vị trí đặt quán không thuận tiện cho việc phát hiện ngẫu nhiên.

4. Lên kế hoạch tài chính chi tiết cho mô hình khởi nghiệp F&B

Một kế hoạch tài chính bài bản là yếu tố sống còn khi mở mô hình cà phê bánh ngọt vừa bán sản phẩm, vừa cung cấp trải nghiệm. Thay vì chỉ tính sơ sơ vài hạng mục chính, nhà đầu tư cần liệt kê và tính toán cụ thể toàn bộ chi phí cần thiết trong giai đoạn đầu.

4.1. Những khoản tài chính cần thiết cho giai đoạn đầu

Trước tiên là chi phí thuê mặt bằng. Với các vị trí phổ biến như gần trường học, khu văn phòng hoặc khu dân cư trẻ, tiền thuê thường dao động từ 15 đến 40 triệu đồng/tháng. Trong thực tế, chủ quán phải trả trước từ 3 đến 6 tháng, tương đương 50 đến 120 triệu đồng ngay từ đầu.

Tiếp theo là chi phí cải tạo và decor. Một quán kinh doanh cà phê bánh ngọt cần không gian thẩm mỹ, ánh sáng phù hợp và bố cục tiện dụng. Khoản này thường tốn từ 70 đến 150 triệu đồng, bao gồm thi công cơ bản, hệ thống điện nước, bàn ghế, đèn và trang trí.

Thiết bị máy móc cũng là phần không thể bỏ qua: máy pha cà phê, máy xay, lò nướng, tủ bánh, tủ lạnh, POS bán hàng – tổng chi phí dao động trong khoảng 80 đến 200 triệu đồng tùy chất lượng đầu tư. Nguyên vật liệu ban đầu như cà phê, bánh, topping, vật tư tiêu hao thường chiếm từ 10 đến 20 triệu đồng.

Chi phí nhân sự cho 2 – 3 nhân viên trong 2 – 3 tháng đầu nên được chuẩn bị sẵn, khoảng 30 đến 60 triệu đồng. Ngoài ra, để khai trương thuận lợi, quán cần ngân sách truyền thông như chụp ảnh, quay dựng, khuyến mãi, chạy quảng cáo trung bình từ 15 đến 30 triệu đồng.

Tổng chi phí đầu tư ban đầu cho mô hình cà phê bánh ngọt thường nằm trong khoảng 250 – 550 triệu đồng, chưa tính chi phí vận hành trong 3 – 6 tháng nếu doanh thu chưa ổn định.

Dưới đây là template gợi ý những khoản tài chính cần thiết giai đoạn đầu cho mô hình khởi nghiệp cà phê bánh ngọt: 

NHỮNG KHOẢN TÀI CHÍNH CẦN THIẾT CHO GIAI ĐOẠN ĐẦU

4.2. Những điều cần làm sau 3 tháng không đạt 60% KPI 

Không ít mô hình cà phê bánh ngọt bước vào thị trường với mô hình chỉn chu, món ăn ngon nhưng vẫn thất bại vì không đạt doanh thu như kỳ vọng. Một mốc kiểm tra phổ biến là sau 3 tháng đầu, nếu chỉ đạt dưới 60% chỉ tiêu lượt khách hoặc doanh thu đề ra, chủ quán cần kích hoạt kế hoạch dự phòng càng sớm càng tốt.

4.2.1. Rà soát chi phí vận hành:

• Cắt các khoản không thiết yếu
• Tạm dừng mua nguyên liệu dễ hỏng nếu không cần thiết
• Giảm tần suất nhập hàng

4.2.2. Tối ưu nguồn lực:

• Dừng các chiến dịch quảng cáo chưa hiệu quả
• Rút gọn giờ hoạt động vào khung giờ thấp điểm
• Tối ưu ca làm để tiết kiệm nhân sự

4.2.3. Điều chỉnh sản phẩm:

• Giữ lại món bán chạy, dễ làm, biên lợi nhuận cao
• Loại bỏ món phức tạp, bán chậm

4.2.4. Tăng sức cạnh tranh:

• Xem xét điều chỉnh giá
• Thiết kế combo hoặc ưu đãi theo khung giờ ít khách

4.2.5. Đánh giá lại mặt bằng:

• Vị trí hiện tại có còn phù hợp không?
• Có bị cạnh tranh trực tiếp bởi đối thủ mạnh gần đó?

4.2.6. Kiểm tra trải nghiệm không gian:

• Quán đã tạo đủ cảm xúc để giữ chân khách chưa?
• Không gian, âm thanh, ánh sáng có gây khó chịu?

4.2.7. Chuẩn bị cho phương án xoay trục hoặc dừng lỗ đúng lúc:

Nếu mặt bằng và tệp khách không phù hợp, cần cân nhắc chuyển địa điểm hoặc đóng quán để bảo toàn vốn.

Cuối cùng, đừng ngại mở rộng nếu có một phần hoạt động hiệu quả ví dụ như món bán chạy online hoặc tệp khách ổn định vào buổi sáng. Trong vài trường hợp, thu nhỏ mô hình lại còn hiệu quả hơn mở rộng quy mô chưa đúng thời điểm.

5. Quản lý vận hành: hệ thống và con người

Vận hành quán cà phê bánh ngọt cần sự phối hợp chặt giữa chế biến, pha chế và phục vụ để tránh gián đoạn trải nghiệm khách. Nguyên vật liệu đặc biệt là bánh và nước có hạn sử dụng ngắn phải được kiểm soát kỹ để hạn chế hỏng hao, lãng phí và ảnh hưởng chất lượng.

Tuy nhiên, hệ thống dù bài bản đến đâu cũng không thể hiệu quả nếu thiếu con người phù hợp. Một mô hình khởi nghiệp F&B vận hành ổn định cần xây dựng đội ngũ có tư duy dịch vụ và tinh thần trách nhiệm.

Điều này chỉ có thể đến từ chiến lược tuyển dụng và đào tạo rõ ràng. Ngay từ đầu, cần xác định: nhân viên nào cần kỹ năng cứng (pha chế, làm bánh), ai cần kỹ năng mềm (giao tiếp, xử lý tình huống), đâu là vị trí chủ chốt và đâu là nhóm có thể thay thế xoay ca. Đào tạo không chỉ là hướng dẫn quy trình, mà còn là xây dựng nhận thức về trải nghiệm khách hàng – yếu tố sống còn với mô hình dựa nhiều vào cảm xúc như kinh doanh cà phê bánh ngọt. 

Chủ quán có thể sử dụng SOP (Standard Operating Procedure) giúp dễ đào tạo và dễ đánh giá cho nhân viên. Ví dụ: SOP pha cà phê có thể ghi rõ tỉ lệ cà phê – nước – đá, thời gian chiết xuất, cách decor. SOP đón khách có thể hướng dẫn cách chào khách trong 5 giây đầu, tư thế đứng, và kịch bản xử lý khi quán hết chỗ.

Ngoài ra, cần thiết kế quy trình làm việc dễ học – dễ áp dụng – dễ đánh giá, nhằm giảm thiểu phụ thuộc vào cá nhân và duy trì chất lượng ổn định khi mở rộng. Những thương hiệu phát triển bền vững đều hiểu rằng: quản lý vận hành giỏi không chỉ là tối ưu chi phí hay quy trình, mà còn là giữ được con người phù hợp – lâu dài – gắn bó với mục tiêu thương hiệu.

Dưới đây là template gợi ý quy trình đơn giản cho mô hình khởi nghiệp cà phê bánh ngọt: 

Template quy trình vận hành cho người mới

6. Pháp lý và thủ tục

Trong ngành F&B, không ít trường hợp quán buộc phải tạm ngừng hoạt động chỉ vì những lỗi pháp lý tưởng chừng nhỏ như thiếu giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, vi phạm quy định phòng cháy chữa cháy hay hợp đồng thuê mặt bằng không đủ giá trị pháp lý. Một sơ suất nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn, làm gián đoạn hoạt động, gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh thương hiệu. 

Do đó, cần chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ pháp lý ngay từ giai đoạn chuẩn bị: 

Thay vì tự mày mò, chủ quán nên chủ động hợp tác với luật sư hoặc đơn vị tư vấn khởi nghiệp F&B uy tín để đảm bảo đầy đủ thủ tục, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý về sau.

Kinh doanh cà phê bánh ngọt có thể mang lại lợi nhuận tốt, nhưng chỉ thực sự bền vững khi đi kèm với nền tảng pháp lý vững chắc. Bỏ qua bước này không phải là tiết kiệm, mà là đánh cược với toàn bộ mô hình.

KẾT LUẬN

Để mô hình cà phê bánh ngọt vận hành hiệu quả và bền vững, có ba yếu tố không thể bỏ qua:

• Xác định đúng khách hàng mục tiêu
• Quản lý dòng tiền và lập kế hoạch tài chính sát thực tế
• Tạo trải nghiệm khác biệt, có chiều sâu

Nhiều quán thất bại không phải vì ý tưởng không hay, mà vì chọn sai mặt bằng, không kiểm soát được chi phí, xây dựng không gian hời hợt hoặc thiếu hệ thống quản lý con người. Muốn khởi nghiệp F&B thành công, bạn không thể chỉ “làm theo cảm tính” mà cần tư duy vận hành như một người làm kinh doanh thực thụ.