Bức tranh tổng quan ngành F&B hiện nay: giá nguyên liệu liên tục biến động, chỉ cần một đợt tăng giá thực phẩm hay xăng dầu cũng có thể làm cost món ăn đội lên đáng kể. Tiền thuê mặt bằng ở các khu vực đông dân, sầm uất ngày một đắt đỏ, trong khi mức lương nhân sự cũng tăng theo mặt bằng chung của thị trường.

Nhiều chủ quán vì lo gánh nặng này mà chọn cách thắt lưng buộc bụng: cắt giảm nguyên liệu, giảm nhân sự, thậm chí hạn chế giờ hoạt động. Tuy nhiên đây chỉ là giải pháp tạm thời, để tồn tại lâu dài, giải pháp bền vững nằm ở quản lý thông minh và tối ưu từng hạng mục chi phí từ nguyên liệu, nhân sự, đến vận hành. Đây mới là chìa khóa giúp quán duy trì lợi nhuận mà vẫn giữ được chất lượng phục vụ ổn định.

1. Kiểm soát chi phí nguyên liệu 

Chi phí nguyên liệu thường chiếm 40 – 45% tổng chi phí vận hành của một quán ăn hay quán cà phê. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu nhập hàng hay bảo quản cũng có thể khiến lợi nhuận bốc hơi nhanh chóng. Vì vậy, quản lý chặt chẽ nguyên liệu không chỉ giúp giảm lãng phí mà còn là yếu tố then chốt để giữ vững giá bán và chất lượng món ăn.

1.1 Chọn nhà cung cấp uy tín, giá cả ổn định

Đầu tiên, chủ quán cần xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp đáng tin cậy. Việc này giúp duy trì chất lượng nguyên liệu đồng đều và hạn chế tình trạng bị ép giá khi thị trường biến động. Nên đa dạng hóa nhà cung cấp để có phương án dự phòng, đồng thời đàm phán hợp đồng định kỳ để tối ưu mức giá nhập.

1.2 Tính cost món ăn hợp lý, tránh thất thoát

Trước khi đưa món lên menu, cần tính toán định lượng nguyên liệu chuẩn xác cho từng món. Đây là cách để xác định giá bán hợp lý, đảm bảo mỗi món đều có biên lợi nhuận rõ ràng. Việc chuẩn hóa công thức cũng giúp nhân viên chế biến nhất quán, giảm rủi ro lãng phí do nấu thừa hoặc sai định lượng.

2. Ứng dụng công nghệ quản lý kho để kiểm soát tồn kho

Kiểm soát lỏng lẻo vấn đề kho dễ dẫn đến tình trạng thiếu nguyên liệu khi quán có lượng khách tăng đột biến hoặc nguyên liệu quá hạn dẫn đến lãng phí. Đặc biệt, nhiều quán vẫn giữ thói quen ghi chép, quản lý kho thủ công vừa phức tạp vừa thiếu chinh xác.

Hiện nay có nhiều phần mềm bán hàng đã tích hợp tính năng quản lý kho thông minh hỗ trợ các chủ quán. Ví dụ phần mềm tinh gọn như FABiBox tích hợp sẵn tính năng quản lý kho thông minh giúp chủ quán theo dõi nguyên liệu theo thời gian thực. Hệ thống tự động cập nhật số lượng nguyên liệu sau mỗi đơn hàng, giúp biết chính xác lượng tồn, lượng đã sử dụng và lượng cần nhập.

Ngoài ra, các phần mềm bán hàng còn có cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp chủ quán kịp thời đặt hàng trước khi nguyên liệu thiếu hụt hoặc quá hạn. Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu bán hàng kho nguyên liệu, ứng dụng công nghệ quản lý kho giúp giảm sai sót trong khâu nhập xuất, hạn chế thất thoát và có thể cắt giảm 15 – 20% chi phí nguyên liệu mỗi tháng.

3. Tối ưu bài toán nhân sự 

Nhân sự là xương sống của mọi quán ăn, quán cà phê, nhưng cũng là một trong những hạng mục chi phí lớn và khó kiểm soát nhất. Tuyển quá nhiều dẫn đến ca rỗng, trả lương cao mà hiệu suất không tương xứng; tuyển quá ít lại khiến khách phải chờ đợi, dịch vụ giảm chất lượng. Để duy trì lợi nhuận mà vẫn giữ trải nghiệm khách hàng, chủ quán cần tối ưu đội ngũ nhân viên theo cả số lượng và hiệu suất.

• Tuyển dụng vừa đủ, sắp xếp ca làm khoa học: Điều quan trọng là dự báo đúng nhu cầu nhân sự theo từng khung giờ. Chẳng hạn, một quán cà phê tại Đà Nẵng đã phân tích doanh thu và lượng khách trong 3 tháng, từ đó rút gọn ca tối trong ngày thường và tăng ca sáng cuối tuần. Nhờ sắp xếp hợp lý, quán tiết kiệm gần 15% chi phí lương mỗi tháng mà vẫn đáp ứng số lượng nhân viên phù hợp giúp việc phục vụ trơn tru.

• Đào tạo nhân viên để giảm sai sót và nâng cao hiệu suất: Một nhân viên được đào tạo tốt có thể đảm nhận nhiều công việc hơn, giảm nhu cầu tuyển thêm người. Việc chuẩn hóa quy trình pha chế, phục vụ hay giao tiếp giúp giảm thiểu lỗi, từ đó giảm chi phí do thất thoát, hoàn trả hoặc khách phàn nàn. Ngay khi tuyển dụng, chủ quán nên sắp xếp các buổi training để đào tạo về kỹ năng bán hàng cũng như giải đáp những câu hỏi liên quan đến quá trình vận hành.

Để tối ưu nhân sự hiệu quả, nhiều chủ quán F&B hiện nay sử dụng phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM đơn giản, hiệu quả:

• Chấm công tự động bằng face ID wifi cửa hàng, loại bỏ sai sót so với ghi chép thủ công.
• Tính lương minh bạch và nhanh chóng, tự động tổng hợp giờ làm, ca gãy, làm thêm giờ để ra bảng lương chỉ trong vài phút.
• Quản lý ca làm linh hoạt, dễ dàng sắp xếp và điều chỉnh ca từ xa.
• Theo dõi hiệu suất từng nhân viên, giúp chủ quán đưa ra quyết định thưởng phạt công bằng.
  

Nhờ iPOS HRM, nhiều quán cà phê và nhà hàng đã tiết kiệm hàng chục giờ xử lý công việc hành chính mỗi tháng, đồng thời giảm chi phí nhân sự nhờ phân ca chính xác và minh bạch. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực để chủ quán vừa kiểm soát được chi phí, vừa duy trì chất lượng phục vụ ổn định, ngay cả khi không trực tiếp có mặt tại cửa hàng.

4. Quản lý chi phí cố định 

Chi phí cố định, đặc biệt là tiền thuê mặt bằng và điện nước là gánh nặng thường trực với mọi quán ăn, quán cà phê. Đây là khoản chi trả hàng tháng, ít biến động nhưng nếu không quản lý tốt sẽ âm thầm ăn mòn lợi nhuận. Việc tối ưu hai hạng mục này không chỉ giúp giảm áp lực tài chính mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

• Đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng

Tiền thuê mặt bằng thường chiếm từ 20 – 30% tổng chi phí vận hành, đặc biệt ở các khu vực trung tâm hoặc phố lớn. Chủ quán nên thương lượng kỹ các điều khoản như thời hạn hợp đồng, mức tăng giá định kỳ, hoặc hỗ trợ sửa chữa từ chủ nhà.
Ví dụ: Một quán cà phê ở quận 3 (TP.HCM) đã thương lượng được hợp đồng thuê 3 năm với mức tăng giá cố định 5%/năm, thay vì 10% như đề xuất ban đầu từ phía chủ đầu tư, chỉ riêng việc này đã giúp họ tiết kiệm hơn 200 triệu đồng trong suốt thời gian thuê.

Ngoài ra, cần tận dụng tối đa diện tích để tăng doanh thu/m² bằng cách thiết kế không gian hợp lý, phân khu linh hoạt (khu phục vụ, khu bếp, khu giao hàng) giúp cùng một mặt bằng nhưng phục vụ được nhiều khách hơn.

• Theo dõi và kiểm soát hóa đơn điện nước

Điện, nước, gas là khoản chi khó tránh nhưng hoàn toàn có thể tối ưu. Chủ quán nên lưu lại và so sánh hóa đơn hàng tháng để phát hiện các đợt tăng bất thường, từ đó điều chỉnh giờ hoạt động hoặc bảo dưỡng thiết bị.
Ví dụ: Một tiệm trà sữa ở Hà Nội phát hiện hóa đơn điện tăng 30% vào mùa hè do máy lạnh hoạt động liên tục. Sau khi nghiên cứu, chủ quán quyết định lắp thêm cửa kính cách nhiệt và điều chỉnh nhiệt độ từ 20°C lên 24°C, từ đó quán tiết kiệm được khoảng 3 triệu đồng mỗi tháng mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Bên cạnh đó, việc đầu tư thiết bị tiết kiệm năng lượng như máy lạnh inverter, đèn LED, bếp điện cảm ứng cũng mang lại lợi ích lâu dài. Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn nhưng thường chỉ sau 6–12 tháng đã bù đắp được nhờ hóa đơn giảm đáng kể

5. Kết luận

Tối ưu chi phí không có nghĩa là cắt giảm chất lượng hay hy sinh trải nghiệm khách hàng, mà là đầu tư đúng chỗ để mỗi đồng vốn đều được sử dụng hiệu quả. Bằng cách ứng dụng những công cụ công nghệ phù hợp quy mô chủ quán có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động từ nguyên liệu, doanh thu đến ca làm một cách minh bạch và chính xác. Đây chính là chìa khóa giúp quán ăn, quán cà phê không chỉ tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt mà còn tăng trưởng bền vững, đảm bảo lợi nhuận dài hạn mà vẫn giữ trọn chất lượng phục vụ.