DANH SÁCH THIẾT BỊ MỞ QUÁN CÀ PHÊ A – Z: HƯỚNG DẪN ĐẦY ĐỦ CHO CHỦ QUÁN MỚI

Thị trường F&B đang chứng kiến sự nở rộ của những quán cafe với không gian mới lạ, đồ uống độc đáo được đầu tư bài bản, chỉn chu. Việc chuẩn bị thiết bị mở quán cà phê là bước đầu tiên để vận hành hiệu quả. Dù bạn mở quán nhỏ hay mô hình take – away, một danh sách thiết bị đúng – đủ – phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng phục vụ và đảm bảo trải nghiệm khách hàng. Vậy mở quán cần chuẩn bị những thiết bị cà phê nào chắc hẳn luôn là câu hỏi mà những người chủ quán cafe, kinh doanh đồ uống băn khoăn.

1. Vì sao việc chọn thiết bị quán cà phê là yếu tố quyết định mở quán có thành công hay không?

Việc chọn thiết bị quán cà phê là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mở quán: chất lượng đồ uống, hiệu quả vận hành, chi phí đầu tư,…Đầu tư đúng thiết bị ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm chi phí, phục vụ khách hàng tốt hơn và tạo được nền tảng vững chắc để quán phát triển bền vững.

• Đảm bảo chất lượng đồ uống: Quán có công thức pha chế riêng, độc quyền thơm ngon đến đâu nhưng thiết bị như máy cà phê, máy xay kém chất lượng hoặc không phù hợp thì đồ uống sẽ không ổn định, không chuẩn hương vị. Đặc biệt với các dòng cà phê espresso thì chất lượng máy pha là yếu tố sống còn.
• Việc trang bị đầy đủ các thiết bị để phục vụ giúp tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian và nhân lực: Máy xay cà phê có công suất lớn giúp pha chế nhanh mà vẫn đều vị.
• Giảm chi phí dài hạn: Việc đầu tư vào thiết bị chất lượng ngay từ ban đầu sẽ giảm các tình trạng: chi phí sửa chữa – bảo trì, kéo dài tuổi thọ thiết bị, chi phí duy trì,…
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, vận hành trơn tru sẽ nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo được sự chuyên nghiệp trong quá trình vận hành.

2. Phân loại thiết bị quán cà phê theo khu vực sử dụng

2.1. Khu vực pha chế

2.1.1. Máy xay cà phê

Với những quán cafe chuyên nghiệp, họ thường tự mua cafe hạt về rang, xay theo công thức riêng để có hương vị cafe đặc trưng. Bên cạnh đó cũng có những quán lựa chọn việc đầu tư mua máy xay cà phê chuyên nghiệp có khả năng điều chỉnh được độ thô, độ mịn của cà phê. Xay cà phê đúng cách, mềm mịn đảm bảo được hương vị thơm ngon vốn có tránh tình trang khi xay xong chỗ mịn, chỗ vón cục.

Mức giá: Giá máy xay cafe dao động từ 1.500.000 – 30.000.000 đồng tùy theo thương hiệu và chức năng.

Bạn có thể tham khảo giá máy xay cafe thương hiệu Mazzer – Dòng Mazzer Super Jolly:

• Xuất xứ từ Ý (Italy)
• Phân khúc: Máy xay cà phê chuyên nghiệp, bán tự động
• Ưu điểm: Độ bền cao, có tuổi thọ lâu dài, rất phù hợp với lượng khách vừa và lớn. Máy luôn đảm bảo tốc độ xay ổn định khi dao xay phẳng đường kính 64mm, motor mạnh mẽ (350W). Với những quán có bán dòng cafe pha máy như Espresso, Latte, Americano,… thì việc sở hữu một máy xay cafe là vô cùng cần thiết.
• Giá thành: 18.000.000 – 25.000.000 đồng tùy nơi bán và tình trạng của máy.
• Quy mô: Phù hợp với quán cà phê vừa – lớn, cần chất lượng espresso ổn định để kiểm soát tốt độ xay.

2.1.2. Máy pha cà phê

Cũng như máy xay cà phê, chủ quán cần xác định được mô hình và đối tượng khách hàng của quán có cần sử dụng máy pha cafe hay không. Trên thị trường đang có 2 dòng máy pha cafe tốt cho quán nhỏ phổ biến đó là: máy pha cafe tự động và máy chỉnh tay. Bên cạnh đó, quán có thể sắm thêm máy lọc cafe, máy pha cafe viên nén tùy vào nhu cầu sử dụng.

Một số hãng máy pha cà phê tự động cho quán :

• Nuova Simonelli Oscar II: Giá khoảng 28.000.000 – 32.000.000 đồng, với thiết kế hiện đại và sang trọng giảm thiểu thời gian bảo trì, tạo ra chất lượng espresso tốt.
• Rancilio Silvia: Giá khoảng 21.000.000 – 25.300.000 đồng cùng thiết kế nhỏ gọn, ít cần bảo trì phù hợp với không gian hạn chế nhưng vẫn tạo ra espresso chất lượng tốt.
• La Marzocco Linea Mini: Giá khoảng 119.000.000 – 141.000.000 đồng có khả năng đánh sữa mạnh mẽ cùng thiết kế nhỏ gọn so với máy hai nồi hơi.

Bạn có thể tham khảo Top 6 máy cà phê giá tốt cho quán cà phê khởi nghiệp dưới đây để tham khảo và lựa chọn được loại máy ưng ý nhất: https://fnbvietnam.vn/top-6-may-pha-ca-phe-gia-tot-cho-quan-ca-phe-khoi-nghiep/

2.1.3. Các phụ kiện kèm theo của máy pha cà phê

• Khăn lau vòi hơi: Sử dụng khăn để vệ sinh vòi hơi khi đánh sữa với giá dao động 5.000 – 10.000 đồng
• Phin mù + bột rửa: Dùng để lắp vào tay pha trong quá trình vệ sinh càng pha cà phê. Bột rửa kết hợp với phin mù để sục vào càng cà phê trong quá trình vệ sinh máy. Giá phin mù dao động: 50.000 – 200.000 đồng. Giá bột dao động: 150.000 – 250.000 đồng (sử dụng từ 1-2 lần/tuần).
• Ca đánh sữa: Ca có nhiều thể tích và công dụng, quán cần xem những loại đồ uống trên menu để mua loại ca phù hợp với mục đích sử dụng. Giá dao động: 150.000 – 300.000 đồng.
• Ly định lượng, cốc đo lường: Để đo lượng chính xác và ổn định thì sử dụng ly có vạch chia hoặc oz để người pha định lượng được cà phê chiết xuống một cách chính xác. Giá dao động: 30.000 – 100.000 đồng
• Bộ 12 khuôn rắc bột theo hình dạng giá dao động: 80.000 đồng
• Cây đánh bột: Dùng để đánh tan bột cacao vào cà phê với giá dao động 80.000 đồng.

2.1.4. Phin pha cafe truyền thống

Với phin pha đang có 2 loại phổ biến: phin pha cafe inox hoặc phin pha cafe nhôm. Phin nhôm sẽ có giá thành rẻ hơn, nhanh xuống màu, lỗ dày nhỏ, phân bố đều nên lọc cafe chảy chậm sẽ làm vị cafe thơm hơn. Giá thành dao động từ 50.000 – 200.000 đồng.

Phin inox có giá thành cao hơn, sáng bóng dễ rửa, lỗ to thưa và lọc nhanh hơn nhưng hương vị cafe không thơm bằng pha phin nhôm. Giá thành dao động từ 80.000 – 350.000 đồng.

2.1.5. Máy xay sinh tố

Đối với nhiều quán cafe, trong menu thức uống còn có các loại khác: sinh tố, nước ép,.. Chính vì thế bạn nên sắm sửa cho quầy pha chế thêm máy xay sinh tố và máy ép hoa quả để phục vụ đơn hàng nhanh hơn. Các bạn nên lựa chọn những loại máy đa năng, bền bỉ theo thời gian.

So sánh các hãng máy xay sinh tố bán chạy trên thị trường:

Nếu quán bạn cần xay đá liên tục, công suất lớn nên lựa chọn Vitamix hoặc Blendtec.

Chi phí hạn chế, dùng vừa đủ, không quá tải thì Bluestone hoặc các dòng tương tự như Philips HR3652, Panasonic MX-V310 tối ưu nhất.

2.1.6. Tủ lạnh

Với quán cafe hay kinh doanh trong ngành F&B thì tủ lạnh là thiết bị không thể thiếu để bảo quản các loại thực phẩm được tươi ngon giữ nguyên chất lượng. Những loại sữa tươi, hoa quả, syrup,… đảm bảo thực phẩm sẽ quyết định đến 80% chất lượng thức uống.

2.2. Khu vực phục vụ khách

Việc đầu tư đúng cách và hợp lý cho khu vực phục vụ khách không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần vào hiệu quả vận hành, thương hiệu và doanh thu của quán.

2.2.1. Máy POS/ Hệ thống bán hàng

Phần mềm quản lý quán cafe và hệ thống máy tính tiền cho quán cafe là công cụ không thể thiếu trong vận hành của hầu hết nhà hàng, quán ăn, quán nước. Việc sử dụng hệ thống máy POS bán hàng chuyên nghiệp giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, quản lý doanh thu hiệu quả và giảm thất thoát.

Sử dụng phần mềm bán hàng, các chủ quán nhận được:

• Tính tiền nhanh – hạn chế sai sót: Hệ thống POS giúp nhân viên order và tính tiền chính xác, tránh nhầm lẫn trong giờ cao điểm.
• Quản lý tồn kho, nguyên vật liệu: Giúp theo dõi số lượng nguyên liệu còn lại, hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng.
• Báo cao doanh thu theo ngày/tuần/tháng: Hệ thống tự động tổng hợp, giúp chủ quán nắm bắt được tình hình kinh doanh.
• Quản lý từ xa qua điện thoại: Chủ quán không cần có mặt trực tiếp nhưng vẫn kiểm soát được mọi hoạt động.

Hiện nay, hầu hết các quán cà phê và nhà hàng – dù là quy mô nhỏ hay lớn đều sử dụng hệ thống phần mềm bán hàng để tối ưu và quản lý hoạt đông kinh doanh. Trong đó, các dòng máy POS tích hợp phần mềm của iPOS là lựa chọn phổ biến và được tin dùng rộng rãi nhờ tính tiện lợi, dễ sử dụng và phù hợp với mô hình kinh doanh F&B.

Thương hiệu iPOS là một trong những doanh nghiệp cung cấp giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B (cà phê, trà sữa, nhà hàng,..)

Ưu điểm:

• Tính năng toàn diện: Bán hàng & thanh toán với nhiều hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử. Quản lý kho & định lượng nhằm theo dõi nguyên vật liệu theo công thức định lượng giúp kiểm soát tồn kho hiệu quả. Ngoài ra còn có các tính năng khác như báo cáo chi tiết (thống kê doanh thu, đơn hàng từ app online,…) hay chăm sóc khách hàng (tích điểm, quy đổi quà tặng, quản lý chương trình,..)
• Quản lý từ xa: Theo dõi tình hình kinh doanh, doanh thu, hoạt động bán hàng trên smartphone.
• Phù hợp với các chủ quán cà phê, trà sữa, nhà hàng, chuỗi cửa hàng,… cần giải pháp quản lý tập trung, theo dõi hoạt động kinh doanh.

Giá thành: 2.400.000 đồng cho gói phần mềm quản lý bán hàng từ xa. Giá combo phần mềm và thiết bị iPOS (máy tính tiền, máy in hóa đơn,…) từ 9.440.000 đồng trở lên tùy thuộc vào nhu cầu và cấu hình sử dụng.

2.2.2. Bảng menu/ Menu điện tử

Một menu rõ ràng, dễ đọc và có thẩm mỹ cao sẽ ghi điểm và gây ấn tượng với khách hàng khi đến quán gọi đồ. Nếu đặt trên tường hoặc màn hình LED sẽ chuyên nghiệp hơn. Để menu trở nên đa dạng, thu hút thì quán có thể thêm hình ảnh hoặc combo/ món best seller upsell, giúp khách hàng lựa chọn được món ngon của quán để trải nghiệm.

2.2.3. Ly, ống hút, nắp cốc

Một trong những yếu tố thu hút khách và tạo được thương hiệu đó là bộ nhận diện thương hiệu của quán. Quán có thể theo hướng thân thiện môi trường ( ống hút gạo, ống hút tre,..) hạn chế sử dụng quá nhiều đồ nhựa vừa góp phần bảo vệ môi trường vừa tạo dựng được lòng tin với khách hàng.

2.2.4. Khay phục vụ & kệ tự phục vụ:

Dành riêng một khu kệ để khay, gia vị (đường, sữa), ống hút, giấy tăng sự chủ động từ khách hàng, giảm tải cho nhân viên tại quán.

2.4. Khu vực vệ sinh

Khu vực vệ sinh trong quán cà phê tưởng chừng có thể xem nhẹ nhưng thực tế đây là khu vực có thể lấy được sự hài lòng, thiện cảm hay bị đánh giá không tốt của quán trong việc quay trở lại của khách hàng.

Đối với khách hàng: Tiêu chí vệ sinh và chuyên nghiệp là điều quan trọng trong mắt khách hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể: khu vệ sinh có thoáng, sạch sẽ hay lại đầy rác, không được dọn dẹp vệ sinh hằng ngày.

Vị trí nên đặt ở góc quán hoặc đặt ở cuối, cách xa khu vực pha chế và khu khách ngồi. Có biển chỉ dẫn rõ ràng và tách biệt WC nam/nữ để khách nhận diện. Việc trang trí khu vệ sinh cũng là một điểm cộng gây ấn tượng với khách đến lần sau: dùng gương lớn tạo cảm giác sạch, thoáng mát; trang trí bằng cây giả, đèn led dịu,..

Khu vệ sinh là một trong những “điểm chạm” cuối cùng trong hành trình trải nghiệm khách hàng, góp phần định hình cảm nhận chuyên nghiệp. Một khu vệ sinh sạch, đủ tiện nghi và có gu giúp tăng khả năng quay lại, giữ chân khách hàng.

KẾT LUẬN:

Lựa chọn đúng thiết bị quán cà phê không chỉ là bài toán đầu tư thông minh mà còn là nền móng cho một hành trình kinh doanh bền vững. Dù bạn theo đuổi mô hình nào thì thiết bị chính là nền tảng tạo nên trải nghiệm chuyên nghiệp, sự khác biệt của từng ly cà phê.