Từ ngày 01/6/2025, chính sách thuế và hóa đơn điện tử chính thức bước vào giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ. Với việc Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành, các chủ quán trong ngành F&B không thể vận hành theo thói quen cũ và nếu không kịp thời thích nghi, chủ quán rất dễ rơi vào thế bị động hoặc nghiêm trọng hơn là vi phạm quy định và bị xử phạt. Tuy nhiên, nếu chủ động chuyển đổi, đây cũng là cơ hội để nâng cấp mô hình kinh doanh, quản trị minh bạch hơn và vững vàng hơn trong thời kỳ mới.
Nội dung chính
1. BỐI CẢNH THỊ TRƯỜNG TRƯỚC CƠN SÓNG NGẦM MANG TÊN CHÍNH SÁCH THUẾ VÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
1.1. Sự cạnh tranh khốc liệt và thị trường bị “thanh lọc”
Theo báo cáo của iPOS, trong năm 2024, số lượng cửa hàng F&B trên toàn quốc giảm còn khoảng 304.700, giảm 3.9% so với năm trước, tương đương mất hơn 30.000 quán. Áp lực chi phí mặt bằng, lương nhân viên, nguyên vật liệu và vận hành ngày càng tăng khiến nhiều chủ quán nhỏ buộc phải rút lui.
Song song đó, các mô hình như cà phê take-away, dark kitchen, cloud kitchen phát triển nhanh khiến quán truyền thống mất dần ưu thế nếu không thay đổi. Sự xuất hiện dày đặc của các chuỗi lớn và startup công nghệ cũng làm mức kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao.
Đồng thời từ khảo sát của iPOS.vn trong năm 2024 cho thấy, 49,2% doanh nghiệp F&B phải tăng giá để đối phó với chi phí nguyên vật liệu tăng cao; cụ thể, 44,8% chi phí đầu vào đã chiếm đến từ 30% trở lên giá bán, trong đó 6,2% bị chi phí đẩy trên 50%, khiến biên lợi nhuận rất thấp. Đây là áp lực thực sự nếu không tối ưu tốt quy trình và kiểm soát chi phí.
Thế hệ khách hàng mới, đặc biệt là Gen Z, ưu tiên trải nghiệm trọn vẹn và tính minh bạch trong chi tiêu. Thanh toán không tiền mặt, hóa đơn rõ ràng, quản lý đơn hàng online, và tích điểm chăm sóc khách hàng không còn là tiện ích mà là tiêu chuẩn. Những quán không đáp ứng được yêu cầu này dần bị khách hàng loại khỏi “vòng gửi xe”.
1.2. Siết chặt chính sách thuế – hóa đơn
Theo Tổng cục Thống kê, Việt Nam hiện có khoảng 338.600 hộ kinh doanh cá thể trong lĩnh vực ăn uống, chiếm gần 40% tổng số hộ kinh doanh dịch vụ. Trong khi đó, báo cáo của Cục Thuế TP.HCM cho biết hơn 60% hộ kinh doanh ăn uống khai thuế khoán thấp hơn so với doanh thu thực tế. Thực trạng này cho thấy hệ thống quản lý doanh thu – thuế trong ngành F&B vẫn còn nhiều yếu kém, tạo tiềm ẩn thất thu ngân sách đáng kể.
Từ 2025, việc bỏ thuế khoán và bắt buộc xuất hóa đơn điện tử tại điểm bán, đặc biệt qua hệ thống kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, là yếu tố khiến nhiều chủ quán vốn đang quay cuồng với vận hành, nay càng thêm hoang mang.
2. CHÍNH SÁCH THUẾ VÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THAY ĐỔI NHƯ NÀO?
Theo quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025:
- Các hộ kinh doanh trong ngành F&B có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Từ năm 2026, hình thức thuế khoán sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn, thay vào đó, mọi hộ kinh doanh đều phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế.
Đặc biệt, các quy định mới cũng siết chặt về thời điểm xuất hóa đơn và cách xử lý sai sót:
- Hóa đơn phải được phát hành ngay tại thời điểm hoàn tất giao dịch, bất kể khách đã thanh toán hay chưa.
- Không được phép hủy hóa đơn khi sai sót xảy ra; thay vào đó, phải xử lý bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Những thay đổi này không chỉ mang tính hình thức mà ảnh hưởng trực tiếp đến cách quản trị doanh thu, vận hành quy trình bán hàng và kê khai thuế của mỗi cửa hàng. Chính vì vậy, nắm vững các yêu cầu pháp lý mới và điều chỉnh quy trình sớm là điều bắt buộc nếu muốn hoạt động ổn định trong tương lai.
| Đọc thêm: Giải Đáp Thắc Mắc Mở Quán Cafe Phải Nộp Thuế Gì? |
3. KHÓ KHĂN CỦA CHỦ QUÁN TRONG THAY ĐỔI THUẾ
Việc chuyển đổi từ hình thức thuế khoán đơn giản sang cơ chế kê khai theo doanh thu thực tế, cùng quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối Tổng cục Thuế, đang đặt ra không ít trở ngại cho các chủ quán F&B.
- Thiếu hiểu biết về quy định mới
Phần lớn chủ quán quen vận hành thuần túy theo cách cũ: ghi sổ tay, khai thuế khoán, phát hành hóa đơn giấy hoặc đơn giản hóa. Khi chính sách thay đổi (từ 2025 – 2026, áp dụng hóa đơn điện tử và kê khai thuế theo doanh thu thực tế), nhiều người vẫn chưa kịp nắm bắt và triển khai phù hợp quy trình mới.
- Năng lực quản trị tài chính còn yếu
Không ít chủ quán vẫn vận hành theo cảm tính, không xây dựng hệ thống báo cáo tài chính hàng tháng. Việc không có báo cáo doanh thu – chi phí rõ ràng khiến chủ quán dễ mất kiểm soát về tài chính, đặc biệt khi phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế, xử lý sai sót hóa đơn, hay tính đúng chi phí hợp lý.
- Quy trình vận hành thiếu liên thông công nghệ
Nhiều quán hiện còn sử dụng phương thức ghi sổ thủ công, hoặc hệ thống phần mềm rời rạc chỉ để phục vụ bán hàng, chưa tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử. Điều này khiến quá trình chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế trở nên phức tạp, có nhiều bước thủ công, dễ phát sinh sai sót và thiếu đồng bộ.
- Áp lực về thời gian và nhân sự
Nhiều chủ quán vẫn chủ quan vì chưa đạt mốc 1 tỷ đồng/năm, nhưng từ 2026, tất cả hộ F&B đều phải dùng hóa đơn điện tử và kê khai doanh thu thực tế. Nếu chuyển đổi vội, dễ rơi vào tình trạng nhân sự chưa quen quy trình mới, thao tác sai, dữ liệu nhầm lẫn dẫn đến rủi ro phạt thuế, gián đoạn vận hành.
Chuyển đổi sớm là hành động mang tính chiến lược giúp bạn kiểm soát rủi ro, chủ động đào tạo nhân viên, đồng thời chuẩn hóa quy trình để vận hành minh bạch và hiệu quả hơn, đúng tinh thần của một thương hiệu F&B chuyên nghiệp.
4. GIẢI PHÁP DÀNH CHO CHỦ QUÁN F&B ĐỂ KHÔNG BỊ ĐỘNG TRƯỚC SỰ THAY ĐỔI
4.1. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Đây là điều kiện tiên quyết để tuân thủ chính sách thuế mới. Phần mềm cần:
- Tích hợp trực tiếp với máy tính tiền tại quầy.
- Tự động kết nối và truyền dữ liệu về cơ quan thuế.
- Hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế nhanh chóng và dễ dàng khi phát sinh lỗi.
- Phù hợp với quy mô kinh doanh của từng cửa hàng: từ quán nhỏ đến chuỗi.
Lựa chọn giải pháp công nghệ đúng chuẩn giúp chủ quán tránh được lỗi sai về nghiệp vụ thuế vốn là nguyên nhân thường dẫn đến phạt.
4.2. Thiết lập quy trình kiểm soát doanh thu với hóa đơn rõ ràng
Việc xuất hóa đơn không nên chỉ là thao tác kỹ thuật của thu ngân. Thay vào đó, quá trình này cần được đặt trong một quy trình kiểm soát toàn diện:
- Bán hàng → Xuất hóa đơn → Ghi nhận doanh thu → Đối soát ca → Lưu trữ dữ liệu → Kê khai thuế.
- Mỗi bước cần được chuẩn hóa và liên thông giữa các bộ phận: bán hàng – thu ngân – kế toán.
Khi quy trình này được vận hành hiệu quả, quán không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn kiểm soát được thất thoát, minh bạch doanh thu và tối ưu lợi nhuận.
4.3. Trang bị tư duy quản trị thuế – tài chính chuyên nghiệp
Chính sách thuế mới buộc các chủ quán phải nâng cấp kiến thức tài chính. Không còn là những tính toán thủ công, ngẫu hứng, mà phải là:
- Hiểu đúng các mức thuế áp dụng cho từng mô hình F&B.
- Biết cách tính toán chi phí – lợi nhuận – thuế phải nộp.
- Có khả năng ra quyết định dựa trên số liệu minh bạch, được ghi nhận qua hệ thống.
Khi chủ quán có tư duy quản trị bài bản, không chỉ làm đúng luật mà còn điều hành cửa hàng hiệu quả hơn, dễ dàng mở rộng hoặc nhân bản mô hình khi cần.
4.4. Học để hiểu – Chuyển đổi để vững vàng
Để thích nghi với thay đổi, chủ quán cần trang bị tư duy quản trị và nghiệp vụ bài bản. F&B Study hiện cung cấp 2 khóa học nền tảng hoàn toàn miễn phí giúp bạn chuyển đổi hiệu quả:
- Khóa học 1: Xóa mù thuế và hóa đơn điện tử cho chủ quán F&B
Khóa học nhằm giúp chủ quán vượt qua những vướng mắc phổ biến như: không phân biệt được thuế khoán và thuế kê khai, không biết khi nào cần lập hóa đơn điện tử hay phải xử lý thế nào khi xuất sai. Đặc biệt, từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, toàn bộ hộ kinh doanh F&B bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Khóa học 2: Vận hành cửa hàng F&B bằng hệ sinh thái giải pháp iPOS.vn
Nếu khóa học thứ nhất là lời giải cho bài toán “hiểu đúng luật”, thì khóa thứ hai hướng tới mục tiêu “làm đúng và vận hành tinh anh” bằng công nghệ. Đây là khóa học thực chiến giúp chủ quán giải quyết ba bài toán lớn: vận hành hiệu quả – kiểm soát dữ liệu – tối ưu chi phí. → Xem chi tiết tại đây
KẾT LUẬN
Chuyển đổi không còn là lựa chọn, mà là bắt buộc. Đừng đợi đến khi bị động hãy chủ động trang bị kiến thức, quy trình và công cụ ngay từ hôm nay để bảo vệ quán của bạn khỏi rủi ro thuế và sẵn sàng vận hành chuyên nghiệp, minh bạch trong thời kỳ mới. Chuyển đổi đúng quán vững vàng.