Năm 2026, mở quán không còn là câu chuyện liều là ăn mà là cuộc chơi của những người chuẩn bị đủ kỹ. Đây là bài học rút ra từ thực tế rất nhiều quán đông khách mỗi ngày nhưng cuối tháng mở sổ ra lại chẳng thấy lãi ở đâu. Không phải vì bán ít hay nhiều mà vì ngay từ đầu đã thiếu những mảnh ghép sống còn trong vận hành. Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán 2026, hãy ghi nhớ 6 điều dưới đây, thiếu 1 trong số đó, đừng hỏi vì sao mãi không có lời.
Nội dung chính
1. Đừng coi thường bài toán thuế, kế toán ngay từ đầu
Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ quán chỉ quan tâm doanh thu mỗi ngày mà thuế cũng tác động đến lợi nhuận của quán. Từ năm 2026, hộ kinh doanh F&B sẽ phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế, thay vì nộp khoán như trước. Điều này đồng nghĩa: doanh thu càng nhiều, nghĩa vụ thuế càng rõ ràng và minh bạch hơn. Nếu không nắm rõ loại thuế phải nộp như VAT, TNCN/TNDN, bạn rất dễ rơi vào tình trạng cuối tháng tưởng còn tiền, nhưng thực tế phần lớn đã là “tiền thuế treo”.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử và chứng từ đầu vào đầu ra trở thành yêu cầu bắt buộc với nhiều quán. Không có hóa đơn hợp lệ, bạn không thể khấu trừ chi phí, dẫn đến việc bị tính thuế trên doanh thu ảo càng bán càng thấy lãi, nhưng càng quyết toán càng lỗ.
Một sai lầm phổ biến là gộp chung tiền bán hàng với tiền cá nhân, không có báo cáo tài chính định kỳ. Đến khi bị truy thu hoặc phạt chậm nộp, dòng tiền quán lập tức đứt gãy, đặc biệt với những quán mới mở chưa kịp tích lũy vốn.
Vì vậy, ngay từ khi lập kế hoạch mở quán, chủ quán cần chuẩn bị hệ thống kế toán cơ bản, hiểu rõ loại thuế phải nộp, cách kê khai và theo dõi lợi nhuận sau thuế hằng tháng. Thuế – kế toán không phải việc của riêng kế toán, mà là nền móng tài chính giúp quán sống sót sau năm đầu tiên.
2. Không mở quán khi chưa có mô hình tài chính rõ ràng
Rất nhiều quán F&B ký hợp đồng mặt bằng khi trong đầu chỉ có một con số duy nhất: doanh thu mong muốn. Nhưng kinh doanh không sống bằng doanh thu mà sống bằng dòng tiền và lợi nhuận sau chi phí. Nếu chưa có mô hình tài chính cụ thể, việc mở quán lúc này chẳng khác gì lao vào một canh bạc.
Trước hết, chủ quán cần xác định điểm hòa vốn tức mỗi tháng phải bán tối thiểu bao nhiêu ly/món để đủ bù chi phí cố định. Ví dụ: tiền thuê 20 triệu, nhân sự 25 triệu, điện nước, nguyên liệu, khấu hao 15 triệu, tổng chi phí cố định 60 triệu/tháng. Nếu biên lợi nhuận gộp mỗi món chỉ khoảng 20.000 đồng, quán phải bán ít nhất 3.000 món/tháng chỉ để quán không lỗ. Con số này cần được tính trước khi bạn đặt bút ký hợp đồng thuê nhà.
Tiếp theo là biên lợi nhuận từng món. Mỗi sản phẩm cần được bóc tách rõ: giá vốn nguyên liệu, hao hụt, thời gian chế biến, chi phí nhân sự phân bổ. Một ly nước giá 45.000 đồng nhưng giá vốn thực tế sau hao hụt đá, topping, ly nhựa, nhân công có thể đã lên tới 30.000 đồng.
Cuối cùng là chi phí ẩn: chiết khấu trên các app giao đồ ăn, phí marketing, khấu hao máy móc, thất thoát nguyên liệu, hàng hủy cuối ngày. Có quán nhìn báo cáo thấy doanh thu tăng đều, nhưng lợi nhuận thì mỏng dần vì mỗi đơn app bị trừ 25–30%, cộng thêm khuyến mãi bắt buộc.
3. Menu phải sinh lời, không phải menu cho đẹp
Sai lầm phổ biến nhất của chủ quán mới là làm menu theo cảm tính: thấy quán khác bán gì thì thêm vào, thấy món nào đang hot là đưa lên thực đơn. Kết quả là một menu dài dằng dặc, món thì bán lẻ tẻ, món thì tốn công mà lãi chẳng bao nhiêu. Menu như vậy nhìn rất hoành tráng, nhưng lại không hề tạo ra lợi nhuận bền vững.
Mỗi món trước khi đưa vào menu cần được bóc tách food cost tức toàn bộ chi phí để tạo ra món đó: nguyên liệu, hao hụt, ly, hộp, bao bì, và cả phần chi phí nhân sự chế biến. Một món có giá bán 50.000 đồng nhưng food cost đã chiếm 35.000 đồng thì gần như không còn biên lợi nhuận, chưa kể tiền điện nước, thuê nhà và thuế.
Bên cạnh đó là thời gian chế biến. Một món quá cầu kỳ, mất 10-15 phút cho mỗi lượt pha chế sẽ làm tắc quầy vào giờ cao điểm, giảm số đơn xử lý mỗi giờ. Khi công suất bị nghẽn, quán không thể tăng doanh thu dù khách vẫn còn. Lúc này, món ngon nhất menu lại vô tình trở thành nút thắt khiến quán chậm lớn.
Yếu tố thứ ba là khả năng bán chéo. Một menu sinh lời phải được thiết kế để kéo theo đơn hàng: combo, topping, món ăn kèm. Ví dụ, một ly trà sữa có thể lãi ít, nhưng nếu 60% khách thêm topping hoặc mua combo bánh, tổng giá trị mỗi hóa đơn sẽ tăng mạnh mà không tốn thêm chi phí marketing.
Vì vậy, thay vì làm menu cho đẹp, trước khi được đưa vào menu, chủ quán phải trả lời được 3 câu hỏi: lãi bao nhiêu, làm trong bao lâu và giúp bán thêm được gì.
4. Không quản lý nhân sự theo cảm tính
Nhân sự không chỉ là người làm việc mà là người trực tiếp tạo ra trải nghiệm khách hàng. Khi không có quy trình rõ ràng, mỗi ca làm việc là một kiểu: hôm nay pha chế đúng công thức, hôm sau làm theo cảm tính; ca sáng làm chặt chẽ, ca tối thì lỏng lẻo. Lúc này, chất lượng sản phẩm không ổn định sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng.
Ngay từ ngày đầu, chủ quán cần xây dựng quy trình, phân quyền, KPI cơ bản: ai chịu trách nhiệm khu vực nào, tiêu chuẩn phục vụ ra sao, một ca làm cần đạt bao nhiêu đơn, bao nhiêu upsell. Khi mọi thứ được lượng hóa, việc đánh giá nhân sự không còn phụ thuộc vào cảm giác “thấy bạn này chăm” hay “bạn kia có vẻ ổn”.
Để làm được điều đó hiệu quả, nhiều quán hiện nay sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên cho ngành F&B như iPOS HRM: theo dõi ca làm, chấm công, quản lý lịch làm việc, đánh giá hiệu suất từng nhân viên và kiểm soát quỹ lương. Khi nhân sự được quản lý bằng quy trình và công cụ phù hợp, quán mới có thể duy trì chất lượng ổn định và đó chính là nền tảng để giữ khách và sinh lời dài hạn.
| Đọc thêm: |
5. Mở quán 2026, công nghệ không phải để cho có
Rất nhiều chủ quán đầu tư hàng chục triệu cho mặt bằng, decor, máy móc, nhưng lại tiếc vài trăm nghìn mỗi tháng cho phần mềm quản lý. Họ vẫn bán hàng bằng sổ tay, kiểm kho bằng trí nhớ và chấm công bằng cảm giác.
Phần mềm bán hàng không chỉ để in hóa đơn mà còn giúp chủ quán nắm được doanh thu theo từng ca, từng nhân viên, từng món bán chạy hay ế ẩm. Khi số liệu được cập nhật theo thời gian thực, bạn sẽ phát hiện rất nhanh món nào đang ăn mò lợi nhuận, ca nào hụt tiền và thời điểm nào trong ngày nên tăng nhân sự để khách hàng không cần chờ lâu.
Quản lý kho cũng vậy, không có hệ thống, bạn chỉ biết thiếu hàng khi đã hết nguyên liệu, hoặc tệ hơn là đến cuối tháng mới phát hiện thất thoát. Phần mềm kho giúp theo dõi tồn đầu – nhập – xuất – tồn cuối, từ đó bóc tách được hao hụt bất thường, hạn chế tình trạng mỗi ngày mất một ít nhưng cộng lại thành con số rất lớn.
6. Luôn chuẩn bị kịch bản xấu nhất
Hầu hết chủ quán khi bắt đầu đều nghĩ đến viễn cảnh khách đông doanh thu tốt nhưng rất ít người chuẩn bị cho tình huống ngược lại. Thực tế ngành F&B cho thấy: 6 tháng đầu tiên là giai đoạn đào thải khốc liệt nhất và quán nào không có phương án dự phòng gần như chắc chắn sẽ hụt hơi.
Kịch bản phổ biến nhất là doanh thu thấp hơn kỳ vọng. Tuần đầu đông khách vì tò mò, nhưng từ tháng thứ hai lượng khách giảm mạnh. Nếu mô hình tài chính ban đầu được xây dựng trên những con số quá lạc quan, chỉ cần hụt 20–30% doanh thu là dòng tiền đã đứt ngay.
Kế đến là chi phí tăng ngoài kiểm soát: nguyên liệu tăng giá, phí app leo thang, chi phí marketing đội lên nhưng hiệu quả thấp. Khi không có quỹ dự phòng, chủ quán buộc phải cắt giảm sai chỗ giảm chất lượng món, giảm nhân sự giờ cao điểm và chính những quyết định này lại làm khách rời đi nhanh hơn.
Vì vậy, trước khi mở quán, hãy luôn chuẩn bị quỹ dự phòng đủ sống ít nhất 3–6 tháng và sẵn sàng các phương án ứng phó: cắt chi phí nào trước, tối ưu menu ra sao, điều chỉnh giờ mở cửa như thế nào khi doanh thu giảm.
7. Kết luận
Mở quán 2026 sẽ không còn chỗ cho những quán mở ra chỉ bằng đam mê và linh cảm mà là bài toán quản trị cần chuẩn bị đủ sâu, đủ sớm và lợi nhuận chỉ đến với những ai coi vận hành là nền móng, không phải phần việc làm sau cùng.