Trả Lương Nhân Viên Nhà Hàng, Quán Cà Phê Bao Nhiêu Để Tối Ưu Chi Phí Vận Hành?

Trả lương nhân viên là thường chiếm một phần lớn trong toàn bộ chi phí vận hành một nhà hàng, quán cà phê. Việc cân chỉnh lương bổng như thế nào để phù hợp với vị trí nhân viên, lại đảm bảo tối ưu chi phí vận hành luôn khiến những người làm chủ phải đau đầu. Nếu trả lương quá thấp sẽ không xứng đáng với công sức của nhân viên, nhưng ngược lại, trả lương quá cao sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Chính vì thế, các chủ quán sẽ cần tính toán cẩn thận, quyết định mức lương thích hợp và có cách kiểm soát vấn đề thanh toán tiền lương hiệu quả. 

1. Tổng hợp cách tính trả lương nhà viên đầy đủ nhất

Tùy thuộc vào nhiều yếu tố như hợp đồng lao động, vị trí công việc, bảng chấm công, và quy chế lương thưởng mà mỗi nhà hàng, quán cà phê sẽ có cách tính toán trả lương cho nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là mức lương cơ bản của nhân viên không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo Nghị định 38/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022 đến nay, mức lương tối thiểu vùng theo tháng và theo giờ đang được áp dụng bao gồm 4 vùng:

• Vùng I: 4.680.000 VNĐ/tháng, 22.500 VNĐ/giờ.
• Vùng II: 4.160.000 VNĐ/tháng, 20.000 VNĐ/giờ.
• Vùng III: 3.640.000 VNĐ/tháng, 17.500 VNĐ/giờ.
• Vùng IV: 3.250.000 VNĐ/tháng, 15.600 VNĐ/giờ.

Các chủ quán có thể tham khảo những cách tính sau đây để áp dụng trong tính toán trả lương nhân viên nhà hàng, quán cà phê của mình.

1.1. Cách tính trả lương nhân viên theo doanh thu

Đây là cách tính tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự, cũng là công thức được nhiều nhà hàng, quán cà phê áp dụng nhất. Cách tính này sẽ cho biết nhà hàng, quán cà phê cần chi bao nhiêu tiền để trả lương nhân viên so với tổng doanh thu đạt được trong một khoảng thời gian kinh doanh nhất định. Việc xác định tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự đóng vai trò rất quan trọng, bởi chúng sẽ là cơ sở để chủ quán đưa ra các quyết định kinh doanh của mình và đo lường lợi nhuận thu được.

Công thức tính tỷ lệ phần trăm chi phí trả lương cho nhân viên theo doanh thu:

% chi phí nhân sự = (Tổng chi phí nhân sự theo kỳ / Tổng doanh thu theo kỳ) x 100.

Ví dụ, nếu tổng chi phí nhân sự mà nhà hàng, quán cà phê phải trả cho nhân viên của mình trong một tháng là 30 triệu, và doanh thu của nhà hàng trong một năm đạt 100 triệu, như vậy tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự theo doanh thu một tháng là: 30 triệu / 100 triệu x 100 = 30%.

Trong đó, chi phí nhân sự sẽ bao gồm tất cả những gì nhà hàng, quán cà phê chi trả cho đội ngũ nhân viên của mình, bao gồm tiền lương nhân viên, tiền thưởng, lương tăng ca, các khoản thuế và những phúc lợi liên quan theo biên chế như nghỉ phép có lương, bảo hiểm,… Về cơ bản, bất cứ khoản chi phí nào phân loại “dùng cho lao động” đều có thể được tính vào tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự nhà hàng. Còn doanh thu là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh của nhà hàng, quán cà phê trước khi trừ thuế hoặc bất kỳ khoản khấu trừ nào khác. 

Hầu hết các nhà hàng, quán cà phê đều đặt mục tiêu duy trì chi phí nhân sự dao động trong khoảng 25-30% trên tổng doanh thu nhằm đảm bảo lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của mình. Cụ thể:

• 25%: Nhà hàng thức ăn nhanh hoặc nhà hàng phục vụ nhanh.
• 25-30%: Nhà hàng phục vụ tại bàn, có nhiều lựa chọn món ăn hơn với giá bán thực đơn cũng cao hơn các nhà hàng thức ăn nhanh nhưng vẫn thấp hơn ở các nhà hàng cao cấp.
• 30-35%: Nhà hàng cao cấp
• Các quán cà phê tùy thuộc vào quy mô hoạt động: 25-30%
• Các quán bar, pub và night club hoạt động độc lập: 18-24%
• Các quán bar thuộc nhà hàng: 30%

Nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa các loại hình nhà hàng là do nhu cầu nhân sự khác nhau. Chẳng hạn nhà hàng thức ăn nhanh có tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự thấp hơn do họ không cần quá nhiều nhân viên như nhà hàng cao cấp. Đồng thời, các yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên sâu cũng đơn giản hơn. Đó là lý do vì sao các nhà hàng phục vụ tại bàn và nhà hàng cao cấp thường có tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự cao hơn so với những loại hình khác.

1.2. Cách tính trả lương nhân viên theo thời gian 

Dựa vào thời gian làm việc thực tế của nhân viên tại nhà hàng, quán cà phê và mức lương theo thỏa thuận ban đầu, chủ quán có thể trả lương nhân viên dựa trên cách tính cân xứng theo thời gian bằng công thức:

Lương tháng = (Lương thỏa thuận + Phụ cấp (nếu có)) / Số ngày công chuẩn x Số ngày làm việc thực tế

Trong đó, lương thỏa thuận là con số cố định. Ngày công chuẩn là tổng số ngày làm việc theo quy định, không tính các ngày nghỉ, riêng với các dịp lễ tết theo quy định nhà nước vẫn được tính là ngày làm việc, đồng thời, nhân viên đi làm trong những ngày này cũng sẽ được tăng % lương. Ngày công chuẩn từng có thể là 24 ngày, 26 ngày hoặc 27 ngày, tùy vào cách phân bổ ca làm và lịch làm việc, cũng như phụ thuộc tháng đó có 29 ngày hay 31 ngày. 

Ví dụ: Lương thỏa thuận của bạn A khi làm việc tại quán cà phê là 7.000.000 đồng/tháng (bao gồm cả phụ cấp ăn trưa). Tháng 10/2023, bạn A đi làm đủ ngày, không nghỉ ngày nào, và số ngày công chuẩn của tháng 10 là 27 ngày. Như vậy, lương tháng 10/2023 của bạn A sẽ là: 7.000.000/27 x 27 = 7.000.000 đồng. 

Tương tự, chủ kinh doanh cũng có thể tính lương cho nhân viên theo thời gian tuần, ngày, hoặc giờ, cụ thể theo công thức: 

• Lương tuần: Khoản lương này được thanh toán cho một tuần làm việc được xác định dựa trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần.

Lương tuần = (Mức lương tháng *12) / 52 

• Lương ngày: Được trả cho một ngày làm việc được xác định dựa trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của pháp luật, nhưng tối đa không quá 26 ngày.

Lương ngày = Lương tháng / Số ngày làm việc trong tháng theo quy định

Ví dụ: Lương tháng của bạn A là 7.000.000 đồng, số ngày làm việc trong một tháng của bạn A là 25 ngày. Như vậy, lương một ngày của bạn A là: 7.000.000 / 25 = 280.000 đồng/ngày.

• Lương ngày: Được trả cho một giờ làm việc xác định dựa trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc bình thường trong ngày theo quy định pháp luật. 

Lương giờ = Lương ngày / Số giờ làm việc theo quy định

Ví dụ: Lương ngày của bạn A là 280.000 đồng, số giờ làm việc trong một ngày của bạn A là 10 tiếng. Như vậy, lương một giờ làm việc của bạn A là: 280.000 / 10 = 28.000 đồng/giờ. 

2. Mặt bằng chung trả lương nhân viên nhà hàng, quán cà phê hiện nay

2.1. Trả lương nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ sẽ phụ trách đón tiếp khách hàng, nhận order, bưng bê món ăn thức uống, hướng dẫn thanh toán bữa ăn, và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết. Tùy vào quy mô của nhà hàng, quán cà phê thì số lượng nhân viên phục vụ có thể từ 2-3 người đến 6-7 người, và nhiều hơn nếu là kinh doanh quy mô lớn và cao cấp. 

Mặt bằng chung lương nhân viên phục vụ hiện nay dao động từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng nếu làm ca 8 tiếng, và đối với quy mô kinh doanh nhỏ đến tầm trung. Lương nhân viên phục vụ có thể cao hơn với các nhà hàng cao cấp hoặc quán cà phê sang trọng. Ngoài lương tháng cố định, chủ kinh doanh có thể giữ chân và khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn bằng các đãi ngộ khác như tiền thưởng hoặc bao ăn ở cho nhân viên làm toàn thời gian từ sáng đến tối.

2.2. Trả lương nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân phụ trách theo dõi hóa đơn, thực hiện thanh toán và các yêu cầu giao dịch khác như áp dụng voucher giảm giá, xuất hóa đơn đỏ,… Bên cạnh đó, nhân viên thu ngân cũng sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê và bàn giao đủ tiền bạc trong ca trực của mình. Mỗi nhà hàng nên thuê 2 nhân viên thu ngân thay phiên làm theo ca sáng – tối với mức lương hàng tháng dao động từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng. Sở dĩ lương thu ngân cao hơn nhân viên phục vụ vì họ phải chịu trách nhiệm về tiền bạc và sẽ phải đền bù nếu làm mất mát hay thất thoát tiền bạc của nhà hàng, quán cà phê.

2.3. Trả lương nhân viên bếp, nhân viên pha chế

Nhân viên bếp và nhân viên pha chế là những vị trí sẽ phụ trách chế biến món ăn, pha chế thức uống theo đúng công thức và định lượng của nhà hàng, quán cà phê. Bên cạnh đó, hai vị trí này cũng sẽ chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa, thực hiện checklist trong nhà bếp hoặc quầy bar trước và sau ca làm dưới sự giám sát của bếp trưởng và quản lý. Lương nhân viên bếp và nhân viên pha chế lành nghề sẽ dao động từ 6.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu làm ca 8 tiếng. Đối với phụ bếp hoặc nhân viên pha chế mới, mức lương sẽ xấp xỉ 70% những người đã làm chính thức.

2.4. Trả lương cho vị trí bếp trưởng và quản lý

Bếp trưởng chịu trách nhiệm giám sát nhân viên bếp hoàn thành đúng mọi công việc của mình, đảm bảo dây chuyền hoạt động trong bếp diễn ra trơn tru và hiệu quả nhất. Đồng thời, đây cũng chính là người nấu chính, phụ trách các món ăn quan trọng và cho ra đời các món ăn mới, đáp ứng nhu cầu và thị hiếu khách hàng. Bên cạnh đó, bếp trưởng cũng quyết định số lượng nguyên liệu nhà hàng cần nhập về mỗi ngày hoặc mỗi tháng. Lương bếp trưởng dao động từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Cùng với bếp trưởng, quản lý cũng có mức lương tương đương dao động từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đây là vị trí sẽ thay mặt chủ kinh doanh điều hành toàn bộ hoạt động trong nhà hàng, quán cà phê như quản lý nhân sự, quản lý thu chi, quan sát tổng quát mọi khách hàng và xử lý các vấn đề phát sinh. Quản lý sẽ túc trực tại nhà hàng, quán cà phê từ khi mở cửa đến lúc đóng cửa. Ngoài ra, có thể thưởng cho quản lý theo % doanh thu của nhà hàng, quán cà phê để khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn. Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ, đầu tư đơn giản thì lương quản lý có thể thấp hơn mặt bằng chung, nhưng vẫn có chênh lệch đáng kể so với nhân viên thông thường vì họ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Trên đây là cách tính toán trả lương nhân viên và chi tiết mức lương của các vị trí trong nhà hàng, quán cà phê theo mặt bằng chung để các chủ kinh doanh có thể tham khảo. Nhìn chung, lương nhân viên thường được xác định dựa trên nhiều yếu tố như quy mô kinh doanh, kinh nghiệm làm việc, doanh thu, lợi nhuận,… Cá chủ quán sẽ phải cân nhắc khéo léo để tính được mức lương nhân viên hợp lý nhất.