Để quán có thể vận hành trơn tru và suôn sẻ, đội ngũ nhân sự là yếu tố không thể thiếu. Và đối với các chủ quán, muốn phát triển quán ổn định, lập kế hoạch nhân sự là việc vô cùng quan trọng. Bởi dựa vào kế hoạch này, các chủ quán sẽ đảm bảo được số lượng nhân sự cần thiết để vận hành quán liên tục và xuyên suốt.
[crp]
Với phần lớn chủ quán, kế hoạch kinh doanh thì đã quá quen thuộc nhưng kế hoạch nhân sự lại là điều vô cùng lạ lẫm. Nhưng trên thực tế, với các thương hiệu lớn, các kế hoạch nhân sự chính là biện pháp giúp họ duy trì được sự ổn định cho cửa hàng của mình, nhờ vào việc đảm bảo được số lượng nhân sự tối thiểu để vận hành quán. Và dưới đây là những điều về kế hoạch nhân sự các chủ quán cần biết:
Nội dung chính
1. Kế hoạch nhân sự là gì?
Bản kế hoạch nhân sự là dự đoán về số lượng nhân sự mà thương hiệu cần trong một khoảng thời gian hoạt động của mình, thường sẽ kéo dài một năm. Cụ thể, trong đó bao gồm các nhân viên có thể rời đi do hết thời hạn hợp đồng lao động và số lượng nhân sự mà thương hiệu cần tuyển dụng để đảm bảo duy trì được đội ngũ vận hành. Kế hoạch nhân sự có thể không bắt buộc phải lập vào đầu năm, thay vào đó, các chủ quán có thể xây dựng vào bất kỳ thời gian nào. Nhưng thời điểm lý tưởng nên là trước các giai đoạn cao điểm tuyển dụng như tháng 4 – 5, giai đoạn tốt nghiệp của đa số sinh viên, tháng 9 – 10 và sau dịp nghỉ Tết. Với bản kế hoạch này, các chủ quán sẽ tránh được việc bị lạc lối và không kịp “trở tay” nếu chẳng may nhân sự có sự thay đổi đột ngột.
Cùng với đó, kế hoạch nhân sự còn là những dự thảo về chiến lược phát triển và lộ trình sự nghiệp của các nhân viên. Tức là với bản kế hoạch này, chủ quán sẽ đưa ra những dự kiến để có thể xây dựng được đội ngũ có chất lượng tốt hơn. Điển hình như nên thăng tiến nhân viên nào nhằm đảm bảo sẽ có người giữ vai trò quản lý, hoặc nên hướng dẫn và đào tạo những nhân sự nào để nâng cao chất lượng phục vụ. Với việc có kế hoạch nhân sự, các chủ quán sẽ sắp xếp và triển khai các hoạt động theo đúng mốc thời gian để đạt được kết quả. Bởi nếu không có sự dự đoán trước, các chủ quán sẽ dễ “chới với” nếu nhân viên thay đổi bất ngờ, do không có phương án dự phòng.
2. Chủ quán được gì khi lập kế hoạch nhân sự
Với việc có được kế hoạch nhân sự, chủ quán sẽ nhận được rất nhiều lợi ích. Đầu tiên là các chủ quán sẽ duy trì được hoạt động của quán luôn ổn định và suôn sẻ. Bởi khi lập kế hoạch nhân sự, bạn sẽ nắm trước được nhân viên nào có khả năng nghỉ việc hoặc sắp hết hạn hợp động. Từ đó, bạn kịp thời triển khai những phương án thích hợp như đàm phán để giữ chân nhân sự hay sẽ tuyển dụng thêm người mới để thay thế. Nếu bạn không xây dựng kế hoạch nhân sự, bạn thường sẽ ít khi chú ý đến những chi tiết này, và khi đó, bạn dễ dàng rơi vào cảnh thiếu hụt nhân sự khi hàng loạt nhân viên nghỉ việc.
Kế tiếp, với kế hoạch nhân sự, bạn sẽ xác định rõ được đâu là số lượng nhân viên bạn cần tuyển mới để duy trì được số lượng đội ngũ tối thiểu. Khi đó, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí cho cả việc tuyển dụng lẫn quỹ lương. Vì nếu không có bản kế hoạch, các chủ quán thường tuyển dụng khá cảm tính. Điều này khiến các chủ quán đối mặt với 2 tình huống, một là thiếu người trầm trọng do không tuyển dụng kịp, hai là dư nhiều nhân sự. Khi đó, kế hoạch nhân sự với số lượng ứng viên cần tuyển sẽ giúp bạn có tránh phạm phải 2 sai lầm này.
Cuối cùng, với kế hoạch nhân sự, các chủ quán sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí cho việc đào tạo. Bởi khi lập nên kế hoạch, bạn sẽ biết rõ được bao nhiêu nhân viên cần được hướng dẫn, từ đó, bạn sẽ lựa chọn được thời điểm phù hợp để các nhân sự tham dự khóa học. Vì nếu cho nhân viên tham gia đào tạo vào giai đoạn cao điểm, như các mùa lễ hội, lúc này bạn sẽ rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân sự. Khi đó, bạn vừa mất tiền cho việc đào tạo, vừa tốn chi phí thuê thêm người để duy trì hoạt động. Do nếu không có kế hoạch, các chủ quán sẽ dễ “lạc trôi” và phân bổ thời gian đào tạo thiếu tối ưu.
3. Những điều cần chú ý khi lên kế hoạch
Để lập kế hoạch nhân sự đạt được hiệu quả như mong đợi, các chủ quán sẽ cần chú ý một số điểm nhất định, đó là hãy luôn đề ra số lượng nhân viên tuyển thêm. Thông thường, nhiều chủ quán khi thấy đội ngũ nhân sự đang ổn định, sẽ không có dự định bổ sung nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế, để hoạt động của quán được duy trì xuyên suốt, hãy luôn dự trù các phương án tuyển dụng thêm nhân sự. Bởi chắc chắn, trong suốt 1 năm, sẽ có những biến động về đội ngũ nhân viên, và khi đó, việc có kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ giúp các chủ quán có phương hướng khắc phục.
Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch, các chủ quán cũng sẽ cần căn cứ vào tình hình thực tế của quán, chẳng hạn, doanh thu và chi phí dự kiến của năm sau ra sao. Hoặc có thể là trong năm tiếp theo, bạn có dự định mở rộng thương hiệu không, hay chỉ duy trì quy mô hiện tại. Việc hiểu rõ được điều kiện kinh doanh của quán sẽ giúp bạn lên được các kế hoạch chính xác và tối ưu hơn. Bởi nếu bạn dự định phát triển thương hiệu, lẽ dĩ nhiên, nhân sự mới cần được tuyển dụng sẽ có số lượng lớn hơn so với những quán chỉ cần nhân viên để duy trì hoạt động của quán. Cùng với đó, nếu muốn mở rộng, bạn sẽ cần có kế hoạch đào tạo khác hẳn so với những quán giữ nguyên quy mô.
Kế hoạch nhân sự là một điều khá mới mẻ với nhiều chủ quán đang kinh doanh theo quy mô vừa và nhỏ, dù vậy, các chủ quán vẫn nên tìm hiểu và mau chóng áp dụng bản kế hoạch này cho cửa hàng của mình. Bởi điều này sẽ là cơ sở giúp bạn duy trì hoạt động ổn định cho quán trước nhiều tình huống bất khả kháng có thể xảy ra.
