Kiểm soát chi phí vận hành hiệu quả để làm sao hoạt động kinh doanh có lợi nhuận luôn là vấn đề đau đầu muôn thuở của những người làm chủ, đặc biệt là với chi phí thực phẩm và chi phí nhân công khi đây là hai khoản chi phí có độ biến động thường xuyên nhất. Các chủ nhà hàng vẫn không ngừng sáng tạo và nỗ lực tìm cách tối ưu hóa mọi chi phí vận hành nhưng vẫn phải đảm bảo có đủ nguồn lực đáp ứng cho hoạt động kinh doanh. Vấn đề này càng trở nên cấp thiết hơn khi ngành F&B vừa trải qua tác động từ đại dịch, các chi phí vận hành liên tục tăng cao khiến chủ nhà hàng gặp nhiều khó khăn, thậm chí là đứng trước nguy cơ thất bại. Do vậy, kiểm soát tốt chi phí vận hành sẽ là chìa khóa tuyệt vời cho phép bạn phát triển kinh doanh của mình.
[crp]
Nội dung chính
Theo dõi và quản lý hàng tồn kho
Một trong những nguyên do khiến các chủ nhà hàng khó kiểm soát được chi phí vận hành của mình chính là không có kế hoạch quản lý và xử lý hàng tồn kho đúng cách. Theo sát mọi thay đổi của hàng tồn kho là bước đầu tiên để bạn vận hành hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả. Hãy đảm bảo bạn biết chính xác kho hàng của mình đã nhập vào và xuất ra những loại nguyên liệu, thực phẩm hay vật dụng gì, với số lượng bao nhiêu và trong khoảng thời gian nào. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ số tiền của mình đã đi về đâu, dùng vào việc gì để có thể kịp thời điều chỉnh nếu phát hiện chi tiêu đã vượt mức cho phép. Ngoài ra, để có thể quản lý kho hàng hiệu quả nhất thì nên kiểm tra vào mỗi ngày tại cùng một thời điểm. Chẳng hạn như vào lúc 9 giờ sáng mỗi ngày trước khi nhà hàng bắt đầu hoạt động, nhằm đảm bảo luôn có được kết quả nhất quán. Nhờ vào việc biết rõ tình hình hàng tồn kho, bạn có thể tính toán và điều chỉnh tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm của mình để tối ưu hoá chi tiêu.
Tìm cách giảm thiểu mọi sự lãng phí
Một trong những khoản chi phí chiếm phần trăm không ít trong tổng chi phí vận hành chính là chi phí phát sinh do tình trạng lãng phí trong quá trình hoạt động. Sẽ có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc bạn có thể vô tình lãng phí tài nguyên của mình. Ví dụ như đối với chi phí thực phẩm, bạn có thể thiết lập quy định cho nhân viên luôn phải tuân thủ chính xác lượng thức ăn được phục vụ trên mỗi phần ăn, bảo quản thịt đông lạnh và các chế phẩm từ sữa đúng cách, có kế hoạch xử lý chất thải thực phẩm, và sắp xếp hàng tồn kho có tổ chức để thực phẩm luôn được sử dụng trước khi hết hạn. F&B là một trong những ngành tạo ra rác thải thực phẩm nhiều nhất, do vậy, việc kiểm soát tốt chi phí thực phẩm không chỉ giúp bạn tiết kiệm được một khoản đáng kể trong ngân sách vận hành mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Ngoài ra, đối với các thiết bị máy móc cũng có thể gây lãng phí nếu không được bảo trì và vệ sinh đúng cách, khoản tiền dùng để sửa chữa hoặc thay mới thiết bị có thể sẽ cao hơn rất nhiều lần so với chi phí vệ sinh lúc đầu.
Cân nhắc khẩu phần ăn phục vụ cho khách
Đừng nghĩ rằng chỉ cần bạn phục vụ khẩu phần ăn càng nhiều thì khách hàng sẽ càng hài lòng, bởi nếu không ăn hết, lượng thức ăn khách hàng bỏ lại sẽ trở thành chất thải thực phẩm không chỉ làm lãng phí ngân sách mà còn gây hại cho môi trường nếu không được xử lý đúng cách. Thay vào đó, hãy cung cấp cho thực khách của mình với những phần ăn vừa và đủ, như vậy ngoài việc tiết kiệm chi phí thì bữa ăn vừa đủ cũng sẽ cho khách hàng cảm giác ngon miệng hơn. Bạn có thể trang bị một vài thiết bị dụng cụ cần thiết dùng để đo lường chính xác lượng thực phẩm trên mỗi phần ăn. Ngoài ra, một số vấn đề liên quan khác cũng là nguyên nhân đẩy chi phí thực phẩm của bạn lên cao chóng mặt như phần ăn bị khách trả lại do chất lượng không đạt yêu cầu, lượng thực phẩm hỏng trong nhà bếp do sai sót trong quá trình chế biến, hoặc lượng thực phẩm buộc phải bỏ đi do không còn đảm bảo tiêu chuẩn sử dụng.
Chú ý đến chi phí nhân công
Có thể nói chi phí nhân công là một trong những yếu tố chiếm phần lớn trong ngân sách vận hành của bạn, và không phải nhà hàng nào cũng có thể kiểm soát tốt khoản chi phí này. Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn trong vấn đề kiểm soát chi phí nhân công, vậy thì hãy bắt đầu từ việc xem xét lại số nhân viên cần thiết để phục vụ tốt nhất cho lượng khách hàng của mình. Sau đó lập kế hoạch làm việc cho mỗi ca với số lượng nhân viên phù hợp, không để một nhân viên phải đảm nhận quá nhiều việc ngoài khả năng, và cũng không sắp xếp quá nhiều người trong một ca để dẫn đến lãng phí nhân lực. Thêm vào đó, dùng đúng người có kiến thức, năng lực và kinh nghiệm sẽ là chìa khóa cho phép bạn đầu tư ngân sách hiệu quả khoản nhân sự và thu về thành công cho hoạt động kinh doanh của mình. Cuối cùng, đừng ngại tăng lương thưởng hoặc cung cấp thêm các đãi ngộ giá trị với những nhân viên có thành tích tốt, trân trọng người tài cũng là một cách giúp bạn gia tăng động lực cho nhân viên của mình, để từ đó họ sẽ nỗ lực làm việc chăm chỉ hơn, góp sức phần cùng nhau phát triển nhà hàng.
Kinh doanh F&B luôn tồn tại song song cơ hội lẫn thách thức, vừa dễ thành công nhưng lại cũng đầy trở ngại có thể dẫn đến thất bại. Trong đó, với việc kiểm soát chi phí vận hành hoàn toàn phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của bạn. Điều quan trọng hơn cả là bạn phải xác định được nguyên nhân chính xác gây ra lỗ hổng trong hoạt động kinh doanh của mình, để từ đó tìm ra hướng giải quyết đúng đắn và sửa chữa sai sót kịp thời.
