Chi phí thuê đội setup quán cà phê quá cao đôi khi là trở ngại của chủ đầu tư khi chuẩn bị cho cơ sở kinh doanh của mình. Bởi thế, không ít chủ quán quyết định tự tay mình setup toàn bộ để giảm thiểu chi phí. Dù việc này có thể không đạt được hiệu quả, chất lượng như đội ngũ setup quán cà phê chuyên nghiệp nhưng quán cà phê của bạn hoàn toàn có thể hoạt động ổn định nếu biết được những lưu ý căn bản này.
[crp]
Nội dung chính
Xác định rõ ràng chi phí đầu tư và mục đích kinh doanh
Một trong những sai lầm lớn nhất của các chủ đầu tư khi tự setup quán cà phê là không nắm bắt được mức chi phí phù hợp. Việc xác định chi phí đầu tư cũng như khoản tiền setup ban đầu có thể giúp các quán cà phê tránh được những khoản phát sinh không ngờ trước, ảnh hưởng đến công việc vận hành.
Bên cạnh đó, khi nắm chắc trong tay những thông tin này, chủ đầu tư có thể bước đầu hình dung lộ trình mục tiêu hóa lợi nhuận của mình, từ đó cân đối được các khoản đầu tư chi tiêu cần thiết.
Về cơ bản, hai khoản chi phí chính của quán cà phê là chi phí cố định và chi phí xoay vòng. Chi phí cố định gồm các khoản tiền về mặt bằng, nội thất, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị vận hành & quản lí. Chi phí xoay vòng thường là chi phí điện, nước, wifi, nhân công, nguyên vật liệu… để vận hành. Xác định được cơ cấu hai loại chi phí này cũng như tính toán lộ trình thay đổi cũng góp phần quan trọng cho hoạt động kinh doanh lâu dài.
Setup quán cà phê bắt đầu từ khách hàng & mô hình hoạt động
Một điều tất yếu bất cứ cơ sở kinh doanh nào cũng cần quan tâm là khách hàng. Tùy từng địa điểm, sản phẩm kinh doanh hay các ý tưởng kinh doanh, các quán cà phê khác nhau thu hút tập khách hàng khác nhau. Các chủ đầu tư cần nắm vững thông tin này trước khi setup quán cà phê của mình.
Từ cơ sở này, các chủ quán cũng dễ dàng xác định mô hình hoạt động của mình hơn, dựa trên những đặc điểm nhân khẩu học, thói quen, tính cách, hành vi của khách hàng. Ví dụ, nếu quán cà phê của bạn ở khu vực nhiều cơ quan, công sở, một quán cà phê bệt bình dân, bán những món đồ phổ biến cho những người mua cà phê vội buổi sáng là một lựa chọn không tồi.
Ngoài ra, từ những định hình về kiểu mô hình hoạt động này, bạn cũng dễ xác định được các loại công cụ máy móc, cơ sở vật chất cần chuẩn bị cho việc vận hành.
Lựa chọn menu thông minh
Có nhiều nhân tố thu hút một người đến uống cà phê, còn lí do chủ yếu khiến thực khách không quay lại lần thứ hai là chất lượng đồ uống. Không chỉ dừng lại ở chất lượng, vệ sinh hay sự “ngon” của món đồ, một menu tiêu chuẩn cần nhiều hơn thế.
Một vài yếu tố các chủ đầu tư cần quan tâm khi xây dựng menu của mình là khách hàng, nguồn hàng và bản thân quán cà phê. Hãy biết khách hàng của bạn là ai, quán cà phê theo phong cách nào, từ đó, bạn sẽ có câu trả lời đang tìm kiếm. Ví dụ, ở một quán cà phê dành cho học sinh, sinh viên, một menu toàn những món cà phê specialty đắt ngút trời không phải là lựa chọn phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, xác định nguồn hàng và người cung cấp nguyên vật liệu phù hợp cũng giúp quá trình vận hành ổn định và đạt chất lượng. Menu của bạn có thể phù hợp với khách hàng, có chất lượng tốt, thế nhưng, nếu đó là món đồ cần nguyên liệu theo mùa hay nguồn hàng ở khu vực xa xôi tốn chi phí vận chuyển, bạn cũng nên cân nhắc điều chỉnh lại.
Hơn nữa, sáng tạo những món gắn liền với tên tuổi, thương hiệu của mình ngay từ giai đoạn setup quán cà phê cũng là một cách để bắt đầu ổn định và thu hút khách hàng.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong khoảng thời gian hợp lí
Nếu là một người có kinh nghiệm pha chế, bạn có thể cáng đáng ít nhiều khi có vấn đề về nhân sự trong thời gian đầu. Tuy nhiên, nếu cũng là một người tay ngang trong ngành, đó thực sự là một khó khăn không nhỏ.
Lựa chọn một thời gian tuyển dụng đào tạo nhân viên phù hợp vừa giúp việc vận hành được suôn sẻ, vừa giảm thiểu được những chi phí không cần thiết.
Nếu bắt đầu tuyển dụng nhân viên quá sớm, bạn có nguy cơ mất nhân viên vì khoảng thời gian chờ việc. Các chủ quán rơi vào trường hợp này thường phải trả một phần trăm lương nhất định để giữ người trong thời gian này.
Trái lại, nếu tuyển quá muộn, quán cà phê sẽ lãng phí mất khoản tiền duy trì mặt bằng trong thời gian chờ nhân viên được tuyển dụng và đào tạo.
Đừng bỏ qua quy trình quản lí vận hành
Với những chủ quán tay ngang chưa có kinh nghiệm, nhất là ở những quán cà phê nhỏ, họ thường quên mất một vấn đề quan trọng: quy trình vận hành. Xây dựng một quy trình vận hành chỉn chu, hiệu quả và biết cách quản lí nó là cần thiết khi bạn muốn hoạt động lâu dài.
Nếu khái niệm này còn xa lạ với bạn, một số công việc tương đối căn bản bạn cần để tâm đến là:
- Quy trình phục vụ khách hàng, từ khi bước vào cửa đến khi thanh toán ra về
- Hệ thống quản lí doanh thu
- Quy trình quản lí nguyên vật liệu nhập xuất, tồn kho
- Bảng biểu báo cáo doanh thu hoạt động định kỳ
- Bảng tính lương và các quy trình, nội quy quản lí nhân viên
- Nguyên tắc ứng xử, cách thức xử lí tình huống thường gặp dành cho sự cố
Chuẩn bị kế hoạch Marketing
Khi số lượng quán cà phê vận hành đang ngày càng tăng lên, xây dựng một kế hoạch marketing rõ ràng ngay từ đầu trở thành nhiệm vụ cần thiết của các quán cà phê. Quán cà phê dù đẹp, dù tốt đến đâu, cũng không thể tiếp tục nếu không có khách hàng.
Đầu tư cho khâu marketing ngay từ giai đoạn setup quán cà phê hỗ trợ tăng nhận diện thương hiệu, tạo nguồn khách hàng đầu tiên cũng như đánh giá và điều chỉnh hoạt động của quán trong thời gian mới mở cửa. Hơn nữa, lượng khách hàng đông đảo ghé thăm từ những ngày khai trương là một động lực vô hình thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người.
KẾT
Người ta có câu, “đầu xuôi đuôi lọt”, phải setup quán cà phê tốt ngay từ đầu thì quá trình hoạt động vận hành sau đó mới suôn sẻ, thịnh vượng. Bởi vậy, chú tâm đến các vấn đề từ khâu chuẩn bị là một điều quan trọng với bất cứ cơ sở kinh doanh nào. Hãy dành nhiều tâm sức cho công việc này, bạn sẽ thấy thành quả của mình xứng đáng.
Có thể bạn quan tâm: Mẹo thiết kế menu quán trà sữa hiệu quả 5 Lưu ý khi thiết kế bếp nhà hàng
