Khi bắt đầu kinh doanh, hầu hết các chủ quán hiếm khi có được nguồn tài chính dồi dào, nhất là với những chủ quán lựa chọn mở quán để khởi nghiệp. Và để thu hồi được vốn, các chủ quán phải mất kha khá thời gian. Vì thế, các chủ quán sẽ phải tìm cách duy trì hoạt động của quán với nguồn tài chính hạn chế.
[crp]
Trong giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh, các chủ quán gặp vô vàn thách thức. Một trong số đó là việc các chủ quán phải tìm cách để có thể vận hành hiệu quả khi không có được nguồn tài chính dư dả. Và để giúp các chủ quán vượt qua được thử thách này, dưới đây là một số lời khuyên hữu ích mà chủ quán có thể áp dụng cho cửa hàng của mình.
Nội dung chính
1. Mua nguyên liệu vừa đủ
Một trong những lỗi chi tiêu có thể khiến cho chi phí vận hành tăng lên không ngừng, bởi các chủ quán thường rơi vào chiếc “bẫy” trong quá trình kinh doanh. Đó là họ nghĩ rằng khi mua số lượng lớn sẽ cho phép họ mua nguyên liệu với mức giá “hời” khi rẻ hơn hẳn so với việc chỉ mua số lượng ít. Tuy nhiên, các chủ quán lại quên mất rằng khi họ mua nhiều sản phẩm hơn dự kiến, họ phải tốn thêm những khoản chi phí khác như lưu kho, hao tổn do quá hạn sử dụng… Bên cạnh đó, mức giá này chưa chắc sẽ lý tưởng bởi chủ quán phải chi trả tiền trước, trong khi, nếu chỉ mua vừa đủ, khoản chi phí dư này có thể được tiết kiệm hoặc đầu tư sinh lời. Nhờ đó, các chủ quán không chỉ giảm được mức chi phí vận hành mà còn có cơ hội gia tăng nguồn vốn đầu tư.
Có thể thấy việc mua thừa nguyên liệu sẽ khiến cho các chủ quán phải tốn kém một khoản chi phí không đáng có, vì vậy, các chủ sở hữu cần hạn chế tối đa tình trạng này. Thay vào đó, để tối ưu hóa chi phí cũng như cắt giảm được chi phí nhằm tránh tạo áp lực tài chính, các chủ quán chỉ nên mua vừa đủ số lượng cần dùng. Nếu trong trường hợp, bạn chỉ mới hoạt động và chưa có đủ dữ liệu để mua sắm, hãy lấy số lượng dự kiến ít nhất. Điều này sẽ giúp bạn có dư một khoản tài chính để dự phòng cho những tình huống khác. Hoặc nếu bạn muốn mức giá tốt hơn, bạn có thể lựa chọn mức có số lượng mua sỉ phù hợp với tình hình kinh doanh. Bởi các nhà cung cấp sẽ có nhiều mốc số lượng khác nhau với mức chiết khấu khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn mua từ 50 gói nguyên liệu trở lên, bạn sẽ được chiết khấu 5%, nhập hàng từ 100 gói trở lên, mức ưu đãi là 8%. Do đó, các chủ quán hãy tính toán kỹ lưỡng chi phí cho từng phương án nhằm chọn được số lượng và mức giá tối ưu nhất.
2. Hợp tác cùng các thương hiệu
Một phương án tiếp theo các chủ quán có thể nghĩ đến nhằm giảm áp lực tài chính trong thời gian đầu vận hành quán đó là hợp tác cùng những thương hiệu khác. Các chủ quán có thể có rất nhiều cách hợp tác để cắt giảm một số khoản chi phí, như bạn có thể chia không gian để các thương hiệu khác như trang sức, mỹ phẩm kinh doanh cùng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí thuê nhà, bởi có những tình huống mặt bằng nằm ở vị trí lý tưởng nhưng có diện tích quá rộng. Nếu chỉ một mình thương hiệu của bạn “gánh” hết chi phí này, bạn sẽ khó mà thu được lợi nhuận từ việc kinh doanh.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tối ưu hóa chi phí, bằng việc hợp tác với thương hiệu khác để tiếp thị chéo cho nhau. Với cách truyền thông này, cả bạn lẫn đối tác sẽ tận dụng được nhóm khách hàng sẵn có của nhau để gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu. Đây cũng là một chiến lược được nhiều thương hiệu “local” thực hiện khi trong giai đoạn đầu ra mắt. Điển hình như việc Cheese Coffee kết hợp với thương hiệu quần áo Lider vào năm 2019 để tăng độ “phủ sóng” của thương hiệu. Một lời khuyên cho các chủ quán là hãy lựa chọn các đối tác phù hợp để việc collab đạt hiệu quả về mặt truyền thông, có thể là có cùng phân khúc khách hàng hoặc có sự liên quan ít nhiều đến hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn, nếu là quán cà phê bạn nên kết hợp với thương hiệu thời trang hoặc bình giữ nhiệt. Trong khi với các nhà hàng, bạn có thể kết hợp với các nhãn hàng mỹ phẩm hoặc dụng cụ ăn uống.
3. Kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc
Để có thể duy trì hoạt động cho quán với mức chi phí hạn chế, các chủ quán có thể hướng đến việc “lấy công làm lời”. Với phương án này, các chủ quán sẽ chấp nhận bỏ công sức để đảm nhiệm một lúc các công việc như gọi món, phục vụ và cả tính tiền. Việc bạn kiêm nhiệm cùng lúc nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn cắt giảm được không ít chi phí nhân sự. Bởi khi mới thành lập, quán của bạn sẽ ít khi bị quá tải. Do đó, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành những công việc này mà không gặp quá nhiều khó khăn. Vì nếu bạn thuê nhân viên cho những vị trí này, mức chi phí bạn phải bỏ ra sẽ phải nhiều gấp đôi, gấp ba. Chưa kể sẽ xảy ra những tình huống gây thất thoát cho thương hiệu của bạn.
Thậm chí, nếu quán của bạn chỉ có quy mô nhỏ, các chủ quán thậm chí có thể kiêm nhiệm luôn việc pha chế, hoặc nấu nướng. Việc tự đảm nhiệm sẽ khiến nhiều chủ quán e dè vì họ kỳ vọng việc mở quán sẽ dễ dàng khi có sự hỗ trợ từ các nhân sự khác. Tuy nhiên, khi thực sự bắt tay vào việc kinh doanh, các chủ quán cần hiểu rằng trong giai đoạn đầu khi mở quán, họ sẽ buộc phải làm rất nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Bởi nếu tuyển dụng không có kế hoạch sẽ khiến cho chi phí vận hành của quán tăng lên “chóng mặt”. Khi đó, quán của bạn sẽ khó mà trụ trong thời gian dài. Vì bạn sẽ không thể từ chối chi trả lương trong dài hạn, lúc này bạn buộc phải vay nợ để thanh toán các chi phí này. Và về lâu dài, những khoản vay sẽ có mức lãi suất khiến bạn đã khó càng khó trong việc đảm bảo tình hình tài chính. Vì thế, để tối ưu hóa chi phí, lời khuyên là các chủ quán hãy cố gắng đảm nhiệm càng nhiều công việc trong thời gian đầu vận hành quán.
Có thể nói, việc vận hành trong tình hình nguồn tài chính không dư dả là tình trạng khá phổ biến, đặc biệt là với các chủ quán mới bắt đầu kinh doanh. Dù vậy, các chủ quán không cần phải lo lắng bởi bạn hoàn toàn có thể áp dụng những phương án được gợi ý trong bài để tối ưu hóa chi phí vận hành cho quán.
